Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала любого офиса считается внедрение электронного (Автоматизированного) офиса.
Речь идет о комплексном использовании: современных технических и программных средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, сохранение и поиск, передача информации по каналам связи внутри офиса и за его границы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты подготовки и принятия решения и т.д.); средств программной поддержки; подходов к проектированию помещений; охраны труда персонала.
Для каждого сотрудника офиса (или группы сотрудников) разрабатывается и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнения конкретных функций управления. Такая ориентация осуществляется путем подбора и установки соответствующего программного обеспечения. К состав типового автоматизированного места входит персональный компьютер и необходимы дополнительные встроенные устройства, расширяющие его функциональные возможности, и периферийное оборудование (принтер, сканер, графопостроитель).
Кроме того каждое рабочее место обеспечивается нужной организационной техникой в соответствии с функциональными задачами. Сфера интеллектуального труда в офисах на 80% состоит из трех видов профессионально-фундаментальной деятельности: маркетинг и торговля, проектирование и анализ, управление операциями, на остальные 20% приходятся на такие сферы, как снабжение, кадры, финансы и право, которые естественно имеют различную атрибутику.
Потенциальный экономический эффект для сферы маркетинга и торговли связана не только со снижением издержек и улучшением координации деятельности, но и с увеличением прибыльности и конкурентоспособности организации и лучшим удовлетворением запросов потребителей. Кроме того, маркетинг и торговля остаются источниками информации, которая жизненно необходима для каждой организации, так, как деятельность практически всех составляющих отделов зависит от качества информации о положении на рынке и ее использования. Однако достижение успеха в деятельности организаций путем обеспечения работников офисным оборудованием определяется не только правильным выбором конкретной сферы ее использования - в большинстве этот успех зависит от отношения пользователей.
Понятие о виртуальный офис
Сегодня в периодической литературе применяют понятие "виртуальный офис" или "работа в пижамах". Такой принцип организации труда позволяет экономить время сотрудника, которому не нужно каждое утро добираться до штаб-квартиры организации.
Организация, имеющая "виртуальных" сотрудников, сокращает расходы на аренду дополнительных площадей, оборудования, электроэнергии, управленческого персонала.
Исследование английской компании ReNet показали, что сотрудник на 15% производительнее работает дома чем в офисе. Внедрение технологии виртуального офиса способствует внедрению децентрализации деловых операций.
Виртуальный офис создается на базе компьютеров и компьютерных сетей. В иностранных источниках можно найти следующее определение: Виртуальныйофис - это территориально удаленные подразделения или компании и рабочие места (как дома, так и в офисе), взаимодействие которых обеспечивается за помощью информационных технологий.
Если большинство иностранных компаний вкладывают в создание виртуального офиса средства, достаточно ощутимы в смете расходов, то, очевидно, потому, что подобные затраты себя окупают. Особое внимание уделяется созданию удаленных рабочих мест, действительно является эффективным. Эксперты отмечают значительное сокращение расходов на содержание офисных помещений, экономию рабочими времени и средств на поездки в офис и домой, создания оптимальной атмосферы для работы и т. д. Все это приводит к повышению производительности труда. Итак, виртуальный офис - это комплекс технических и организационных решений, направленных на оптимизацию процесса работы. Техническая сторона виртуального офиса - это выбор оборудования, с помощью которого формируются конечные решения.
Основные проблемы создания виртуальных офисов
Одной из основных проблем, стоящих перед информационными системами современной организации, является проблема с подключением удаленных пользователей в центральный офис. При создании виртуального офиса прежде необходимо выбрать тип соединения и соответствующие линии связи, определить, какие виды сетевого сервиса и протоколы следует поддерживать.
При выборе типа соединения нужно учитывать тот факт, что информационная система, особенно система которая должна работать в режиме реального времени, не должна зависеть ни от качества (как правило, невысокого) коммутационных (Например, телефонных) каналов, ни от занятости телефонных линий. Поэтому коммутационные каналы можно рекомендовать лишь тогда, когда альтернативой плохой связи является его полное отсутствие.
Выбор сетевых служб во многом зависит от конкретного информационного провайдера и стоимости услуг связи. Протокол обмена выбирают в зависимости от уровня открытости системы, кроме того, почти всегда нужно обеспечить совместимость с сетевым оборудованием других компаний-поставщиков.
Второй проблемой, возникающей при создании распределенной информационной системы в виртуальном офисе, является невысокий уровень технического персонала в удаленных офисах. С другой стороны размеры сети удаленного офиса бывают настолько малыми, что нет необходимости поддерживать для ее обслуживание высококвалифицированных специалистов. Решение, которое предлагают специалисты, предусматривающий перенос всех функций маршрутизации и администрирования в центральный офис. Защита информации удаленных филиалов и пользователей, а также разграничения доступа к ней осуществляется также на уровне центра.
Преимущества такого подхода заключаются в следующем:
• простоте установки и обслуживания аппаратуры;
• отсутствия потребности в высококвалифицированном, а соответственно, и высокооплачиваемому обслуживающем персонале;
• централизованном администрировании;
• высокому быстродействию;
• независимости от протоколов обмена данных;
• эффективном использовании сетевых адресов;
• возможности создания друга логической сети для географически разделенных узлов.
Как пример, создание информационной сети в пределах офиса, организации, предприятия, можно рассмотреть продукт фирмы Netscape, которая разработала полноценное решение для организации совместной работы и дискуссионных групп в среде с 2000 пользователей и 2-х серверов. Производительность при этом оказалась достаточно высокой. С помощью продукта этой компании (Collabra) можно быстро просмотреть поток дискуссий. Это позволяет осуществлять контроль над дискуссиями, позволяя администратору определить, кто может создавать, поддерживать, отправлять сообщения, а также генерировать полезные отчеты и другую статистику, управлять ходом дискуссий.
На сегодня типичная ситуация состоит в том, что средства на приобретение оборудование, зачастую не окупаются. Причина этого заключается в том, что оборудование покупают не для решения конкретной задачи. После окончания поставок и развертывания информационных технологий начинается их интеграция, т.е. анализ бизнес - процессов и технологий, применяются в организации заказчика. Иногда организация, заказывает технологию, на которой работала ранее, в результате внедрения в работу подхода "виртуальный офис" получает реальную прибыль от такого решения:
• оптимизируется работа,
• уменьшаются затраты,
• повышается производительность труда.
Сейчас обращают особое внимание на процедуры четкого учета, которые наряду с проблемами координации действий следует решать с минимальными затратами. Необходим переход на полный уровень коммуникаций в работе, а именно: вопросов по строгости учета и контроля на всех уровнях управления, координации действий, планирование.
