фамилия лица, уполномоченного на оформление заказа;
номер расчетного счета организации и наименование банка.
Письмо должно быть подписано руководителем организации предприятия и главным бухгалтером, заверено печатью.
Администратор вместе с уполномоченным от организации лицом составляют меню, подсчитывают общую стоимость заказа и подписывают его. Затем в бухгалтерии выписывается счет к оплате по безналичному расчету (в трех экземплярах). Стоимость заказа должна быть оплачена не позднее чем за 3 дня до его выполнения.
Если питание разовое, то официант отчитывается вторым экземпляром счета, выписанного бухгалтером. Если обслуживается банкет, то официант отчитывается заказом-счетом, который выписывается только на основании подтверждения оплаты заказа безналичным перечислением.
3. Расчеты с туристами. Питание туристов, как правило, орга низуется при гостиницах, в которых они проживают на основа нии договоров, заключенных туристическими фирмами. Туристы оплачивают питание наличными деньгами или талонами в зави симости от класса обслуживания. Если питание осуществляется за наличный расчет, то к оплате принимаются только банкноты Рос сийской Федерации.
Питание туристов должно быть подтверждено туристической фирмой документом, в котором указываются класс обслуживания, количество туристов, вид питания, общая его стоимость.
Официант отчитывается талонами.
4. Расчеты по кредитным картам. Этот вид безналичной оплаты находит широкое распространение во всем мире. Он используется в том случае, когда предприятие общественного питания заклю чает соглашение с соответствующей фирмой — владелицей кре дитных карт (фирма-инкассант). Наиболее часто встречающиеся кредитные карты Виза, Мастеркард, Америкэн экспресс. Оплата может производиться по двум вариантам:
а) по простой форме. В этом случае посетитель подает кредитную карту. Для каждого типа кредитных карт данное предприятие заключает договор с фирмой (банковским учреждением), оформляющей данный тип кредитных карт. Номер карты и фамилия посетителя заносятся в соответствующий формуляр. Тем самым фирма-инкассант предоставляет гарантии владельцу карты и дает ему возможность пользоваться определенной суммой на текущие расходы. Посетитель подписывает формуляр и оставляет себе копию. Необходимо проверять не только расчеты по вкладам, но и платежеспособность фирм, выдавших кредитную карту (наводя справки по телефону);
б) по срочной форме. Для проверки кредитных карт на крупных предприятиях в настоящее время используется система терминал. Этот вариант платежа более удобный, так как не требуется заполнять никаких формуляров, а для ввода в действие карты ничего не нужно, кроме подписи посетителя. Дубликат чека передается посетителю непосредственно вместе с картой.
3.8. Автоматизированные системы обслуживания посетителей предприятий общественного питания
В настоящее время многие предприятия общественного питания используют компьютерные системы для реализации следующих целей:
учета продаж готовых блюд (кассовая программа) и контроля действий персонала (программа менеджера);
калькуляции блюд, расчета остатков на складах ресторана (программа «Калькуляция и склад»);
деятельности бухгалтерии (бухгалтерская программа);
планирования закупок, контроля отклонений (программа управления рестораном);
видеонаблюдения, охраны (система безопасности);
безопасного и надежного хранения данных (программа ограничения доступа);
управления световыми и иными электрическими приборами (генератором световых сцен).
Компьютерные системы производства различных фирм и различных конфигураций выполняют практически одинаковые функции (рис. 3.1). Работа с кассовой программой в ресторане обычно происходит следующим образом. Официант на кассовом терминале формирует заказ для клиента, вводит через клавиатуру или сенсорный экран заказанные блюда. На принтерах, установленных на кухне, в баре или в другом месте, автоматически печатаются чеки заказа с указанием номера стола заказчика, фамилии обслуживающего этот стол официанта и названия блюд данной кухни (бара), входящих в заказ. По этим чекам официант получает блюда из кухни или бара. Марочник на кухне и* бармен в баре проверяют отпуск блюд. Таким образом ограничивается недокументированное получение блюд и одновременно ускоряется обслуживание. Одновременно на терминале работают до 8 официантов, которые могут и обслужить до 100 столов. Для расчета с клиентом официант обязан распечатать счет. Если у клиента имеется дисконтная или кредитная карта, официант регистрирует ее, и клиенту автоматически дается скидка. Кассир принимает деньги у официанта и выдает фискальный чек.
п
Печать заказов на кухню
АРМ кладовщика
АРМ официанта
АРМ бухгалтера
АРМ менеджера зала
Двусторонний обмен данными
АРМ менеджера
(оперативная
отчетность)
тЛ АРМ бармена-кассира
Рис. 3.1. Схема обмена данными автоматизированных рабочих мест различных служб
Менеджер ресторана имеет возможность отслеживать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает отказ, возврат, обмен блюдами между столами, продажу блюд по свободной цене, устанавливает скидки.
Существуют модификации рассмотренной схемы работы, связанные, в частности, с мобильными терминалами (электронной записной книжкой) официанта, с кухонным дисплеем (устанавливается вместо принтера) и др.
Кратко рассмотрим наиболее распространенные компьютерные системы для ресторанов, баров, кафе.
Программа 1С-Рарус «Ресторан + Бар + Кафе» предназначена для автоматизации процессов, связанных с розничной продажей продуктов и блюд на предприятиях общественного питания: в ресторанах, барах, кафе и предприятиях быстрого обслуживания (fast-food).
Она может использоваться как самостоятельно, так и вместе с другими типовыми программами и обеспечивать следующее:
ведение справочника блюд с широкими возможностями построения сложных характеристик;
формирование меню;
построение системы скидок;
графическое построение карты столов для облегчения визуального представления состояния ресторана официантами и менеджерами зала;
ведение списка пользователей с широкими возможностями настройки списка прав (около 200 различных прав).
А*» Ж «5«- й« ■ )i«J i j^tiKS jit » : All) Lb ft±K| 1
Рис. 3.2. Вид экрана автоматизированного рабочего места официанта
Типовое решение программы 1С-Рарус позволяет создавать документы на переоценку продуктов, оформлять заказы, печатать чеки и акты списания, производить инкассацию, осуществлять закрытие кассовой смены.
Для создания персональных автоматизированных рабочих мест — АРМ (рис. 3.2) применяются эргономичные интерфейсы, в том числе используются дисплеи, позволяющие реализовать все необходимые действия в соответствии с функциями, выполняемыми сотрудниками предприятия.
Интерфейс-стык — соединение, или общая граница, двух устройств или сред, определяемая физическими характеристи-ками^соединителей, параметрами сигналов и их значением.
Рис. 3.3. Вид экрана АРМ официанта с картой расстановки столов в зале ресторана (кафе)
Для удобства работы с программой 1С-Рарус, а также для разграничения прав и функций сотрудников существуют разные формы ввода информации, называемые фронтами: фронт официанта (рис. 3.3), фронт журна-
ла заказов и т.д. Эти формы фронтов позволяют в момент ввода информации официантом с помощью клавиатуры или с сенсорного экрана выполнять следующие функции:
набирать заказы от клиентов с различных столов зала ресторана или с барной стойки (ввод заказов осуществляется с использованием номенклатурных позиций и их свойств, которые могут менять стоимость блюд);
использовать чеки заказов для определения очередности приготовления блюд (при вводе заказа сохраняется «история» изменения его состава);
печатать заказы клиентов на кухонных принтерах с автоматическим определением места приготовления;
печатать пречеки (гостевые чеки);
вводить дисконтные карты и назначение различных скидок;
принимать наличную и безналичную оплату, в том числе с автоматической авторизацией платежных карт;
пробивать чеки по заказу на фискальном регистраторе;
выполнять возвраты по пробитым чекам;
выполнять быстрые продажи с пробитием чека без создания заказа;
переносить заказы с одного стола на другой;
закрывать кассовую смену с созданием дневных отчетов о продажах в различных аналитических разрезах с сохранением архива пробитых чеков.
Кроме того, конфигурация программы 1С-Рарус способна обеспечить:
реализацию блюд как в розницу, так и оптом;
ведение учета товаров по продажным ценам в организациях, осуществляющих розничную торговлю;
автоматическое заполнение актов о реализации;
продажу в розницу по документу «Товарный чек»;
планирование приготовления блюд по документу «Заказ банкета»;
формирование дополнительных отчетов (отчета о реализации продуктов и блюд, мест заказов, скидок и отчета о прибылях);
ведение нескольких рецептур блюда;
использование схемы «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложения;
подключение торгового оборудования (контрольно-кассовых машин, фискального регистратора), дополнительной многофункциональной клавиатуры для работы с заказами;
авторизацию пользователя при работе с заказами с помощью электронного ключа.
Программа Арагви предназначена для автоматизации ресторанов, ночных клубов, столовых, баров, кафе и пиццерий. С ее помощью можно:
калькулировать стоимость цен в фактических и отпускных ценах;
формировать и печатать калькуляционные карты блюд с использованием встроенного рецептурного справочника и в произвольном виде дополнять его «авторскими» рецептами;
пересчитывать калькуляцию блюда по «заданному выходу»;
составлять меню с выдачей в подсистему «Официант» и на печать;
выписывать, просматривать, печатать счета на оплату на АРМ официанта по предварительно сформированному меню;
контролировать работу официантов;
организовывать работу с кассовыми аппаратами в двух режимах: фискальный регистратор (On Line) — связь с системой Арагви в течение дня, ввод/печать счета на оплату с пробитием чека; Off Line — выдача меню на кассовый аппарат в начале смены и снятие отчета о продажах с составлением расходных документов в конце рабочего дня.
Программа Трактиръ предназначена для автоматизации обслуживания в ресторанах, барах, кафе, столовых и способна обеспечить следующее:
формирование калькуляционных карт на блюда в условиях динамического изменения закупочных, учетных и продажных цен;
возможность использования схемы «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложения;
учет сезонных норм закладок продуктов в блюда;
ведение количественно-суммарного учета продуктов и блюд с контролируемым процентом наценки при назначении розничных цен на блюдо;
ведение учета продуктов и блюд на нескольких кухнях и точках реализации;
расчет расхода сырья в соответствии с данными о реализации;
ведение «истории» отпускных цен на блюда и продукты;
возможность установки для одной номенклатурной единицы разных цен для различных мест реализации и единиц измерения;
возможность оформления поступления товаров непосредственно на кухню или место реализации, минуя кладовую (склад);
возможность свободного перемещения продуктов на кухне для производства блюд либо в розничную продажу на точки реализации;
инвентаризационную опись товаров (продуктов, блюд и полуфабрикатов) с автоматическим формированием проводок по корректировке остатков и отнесением недостачи/излишков на счета бухгалтерского учета;
формирование меню для зала и прейскуранта барной продукции;
учет служебного питания по каждому сотруднику.
Программа ВДГБ «Общепит» предназначена для автоматизации учета на предприятиях общественного питания, обладающих рядом особенностей, не позволяющих использовать типовые поставки программ системы 1С «Предприятие». Например, формирование блюд на основе набора ингредиентов (часто произвольного и изменяющегося во времени), характерной схемы закупки продуктов (не только в организациях, но и на рынке по закупочным актам) и т.д. В возможности этой программы входит следующее:
ведение списка блюд с учетом нормативов расхода продуктов; отслеживание и создание «вложенности блюд» (например, котлета с гарниром состоит из котлеты, гарнира и ломтика соленого огурца);
отражение всех необходимых операций по движению сырья (продуктов) и готовой продукции (блюд): поступление продуктов, списание продуктов в производство, выпуск блюд, их реализация, списание блюд или продуктов (если они испортились);
автоматическое формирование «Калькуляционной карты»;
работа с традиционными документами предприятий общественного питания (например, документом «Меню-требование» на выдачу продуктов, в котором для получения списка необходимых продуктов достаточно указать, сколько и каких блюд планируется приготовить) и документом «Меню» (обязательным для любого предприятия общественного питания), печатная форма которого может содержать логотип и выходные данные фирмы;
формирование удобной печатной формы, отражающей реализацию блюд; при этом возможна реализация блюд и товаров как в розницу, так и оптом (например, если обслуживается юридическое лицо по договору);
существование особого механизма «ввода на основании», позволяющего вводить документы, копируя основные данные введенных ранее других документов в логической последовательности, практически одним нажатием кнопки вводить документы от «Меню-требования» на выдачу продуктов до реализации готовых блюд.
Программа Астор: ресторан v.2.0 представляет собой типовое решение для комплексной автоматизации предприятий общественного питания. Конфигурация этой программы позволяет вести учет нескольких организаций. Она содержит интерфейс для обмена данными с ресторанной системой R-Keeper, которая предназначена для организации высокотехнологичного кассового обслуживания ресторанов с любой формой оплаты и может работать с несколькими кассовыми аппаратами (станциями). R-Keeper поддерживает 4 вида станций: менеджер, бармен, официант и кассир.
Кроме рассмотренных компьютерных программ, функционирующих в сфере общественного питания, ее работу обеспечивают и разные системы.
Система R-Keeper v.6 предназначена для автоматизации как небольшого кафе или кинобара, так и огромного развлекательного комплекса, как концептуального ресторана, так и бильярдного клуба. В ресторанах (на предприятиях) в зависимости от размера, индивидульных особенностей и т.д. могут использоваться различные технологии, которые поддерживаются системой R-Кеерег v.6.
Для небольшого кафе, где гостей обслуживают официанты, возможно использование системы R-Keeper в следующей конфигурации: в зале устанавливаются кассовая станция и терминал официанта, а на кухне можно установить принтер для печати сервис-чеков.
После ввода и сохранения заказа на станции для официантов на удаленном принтере, установленном на производстве, печатается сервис-чек, в котором содержится информация о заказе. После сохранения этой информации можно вводить дополнительный заказ. Информацию о состоянии счета можно просмотреть и распечатать в виде предварительного чека в любое время. Окончательный расчет, т.е. распечатка фискального чека, производится на кассовой станции. В конце рабочего дня на кассе распечатываются итоговые отчеты и закрывается кассовый день.
В больших ресторанах конфигурация системы R-Keeper варьируется. В зале может находиться несколько кассовых станций, официантских и барных терминалов. На производстве могут устанавливать сервис-принтеры для печати заказов. Помимо сервис-принтеров производство может быть оснащено видеодисплеями, что упрощает работу персонала производства.
Для оптимизации работы персонала в зале гостевые столы могут быть оборудованы кнопками вызова официантов, а также может быть использована технология передачи пейджинговых сообщений официантам. Постоянным гостям ресторана можно выдать именные магнитные карты, которые дают право на скидку при оплате заказа. После ввода и сохранения заказа на официантской станции на принтере, установленном на производстве, печатается сервис-чек, в котором содержится информация о заказе. После сохранения этой информации можно внести дополнительный заказ. Информацию о состоянии счета можно в любой момент просмотреть и распечатать в виде предварительного чека. Окончательный расчет, т.е. печать фискального чека, производится на кассовой станции.
Если гость находится в баре и заказ принимает бармен, тогда бармен может сформировать и оплатить заказ на барной станции, т.е. без участия кассира. В конце рабочего дня на кассе распечатываются итоговые отчеты и закрывается кассовый день.
б) по срочной форме. Для проверки кредитных карт на крупных предприятиях в настоящее время используется система терминал. Этот вариант платежа более удобный, так как не требуется заполнять никаких формуляров, а для ввода в действие карты ничего не нужно, кроме подписи посетителя. Дубликат чека передается посетителю непосредственно вместе с картой.
