Ежедневно в организации совершается большое количество хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляться оправдательными документами.
Сам бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных операций, а также право на ее совершение.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно – аналитическое, организационно – управленческое и экономическое значение.
Практическое значение заключается в том, что документы являются доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей и помогают выявить ошибки в бухгалтерских записях.
Юридическое значение состоит в том, что документы обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности и устанавливают ответственность исполнителей за проведенные хозяйственные операции.
Контрольно – аналитическое заключается в том, что документы служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля.
Организационно – управленческое значение состоит в том, что они являются основным источником информации для принятия управленческих решений.
Для снижения затрат на изготовление документов упрощения их оформления министерствами и ведомствами проводится унификация и стандартизация первичных документов.
Унификация – разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций, независимо от отрасли и вида деятельности.
Стандартизация документов – централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами.
Каждый документ содержит реквизит, т.е. отдельные сведения, отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение.
Реквизит — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку.
Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные. Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.). Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения.
Документы приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:
- наименование документа (доверенность, карточка складского учета материалов и т. п.);
- дата составления (дата, месяц, год);
- 4- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;
- единица измерения (в натуральном, количественном и стоимостном выражении);
-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.
Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.
В условиях ручной обработки данных могут иметь место факты пропусков реквизитов. В ряде случаев и при автоматизированной подготовке первичных документов из-за несовершенства отдельных программ отсутствует возможность хранить в их базах данных в полном объеме набор соответствующих реквизитов.
Поэтому следует отслеживать соответствующие программы. В некоторых из них при незаполнении обязательных реквизитов для нового объекта программа сигнализирует об этом и не допускает попадания такого документа в базу данных. Тем самым исключается появление ошибок и неточностей при заполнении документов.
Своевременнее создание и обработка первичных документов, а также передача их в архив производится в организации соответствие с утвержденным графиком документооборота.
Документооборотом называется, определяют места выписки документов, формы бланков, порядок заполнение отдельных реквизитов.
Проверка документов в бухгалтерии осуществляется по форме и по существу операций. Прием документов по форме определяется соответствующим бланков документа и наличием всех регуляторов.
Проверка по существу – это проверка соответствия хозяйственной операции действующему законодательству.
Документация в бухгалтерии подвергается также арифметической проверке.
Группировка документов – это подбор их по экономически однородным признакам.
Таксировка – это перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный измеритель.
Контировка – это указание в первичных документах корреспонденции счетов по хозяйственной операции.
После прохождения этих этапов движения информация из первичных документов переносится в учетные регистры, на основании которых состоится отчетность организации.
