Чтобы непрерывно отражать объекты бухгалтерского учета возникает необходимость для фиксирования каждой хозяйственной операции. Для этого необходимо должным образом составить оправдательные документы, чтобы потом все финансово-хозяйственные операции были оформлены на их основании. Именно для этих целей и применяется один из элементов метода бухгалтерского учета, а именно – документация. Она служит основанием для последующих после нее бухгалтерских записей и обеспечивает достоверность, точность, бесспорность учетных показателей и возможность их последующего непосредственного контроля. Также документация может быть использована для учета источников средств предприятия, их оборота, и операций с данными средствами.
Документ — письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.
Именно документ — основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло.
Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.
Современная информационная система — это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономического субъекта.
Документ служит основой и началом учетных записей, он является средством для осуществления финансово-хозяйственной деятельности, а также для оперативного руководства и управления организацией. Без документа нет бухгалтерской записи, а следовательно и правовых последствий.
Первичные учетные документы являются основой для составления сводных учетных документов.
Документы могут быть использованы как доказательства при спорах между лицами и организациями, в силу своего правового значения. Если документы составлены правильно и своевременно оформлены, значит, они имеют доказательную силу в судебных инстанциях и арбитраже. Они могут послужить основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, которая проводиться по решению суда, прокуратуры, следственных органов, или по решению суда.
Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль, за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений. Документы являются основой для проведения документальных ревизий, аудиторских проверок, анализа результатов работы организаций.
Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны личные подписи должностных лиц и их расшифровки.
Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.
Первичный учет является основой синтетического и аналитического учета.
