Документы программы PowerPoint имеют специальное название — презентации. Они называются так даже тогда, когда еще ничего никому не представляют. Презентации состоят из одного или нескольких слайдов, каждый из которых обычно состоит из шести частей:
• Заголовокрасполагается в верхней части слайда.
• Текст слайда— это его основная часть. Чаще всего он представляет собой маркированный или нумерованный список. Текст, отображаемый на слайде, вводится в специальное окно, называемое заполнителем.
• Слайды могут содержать рисунки, диаграммы, видеоклипы, звуковые файлы идругую информацию. Для их размещения на слайде существует определенное заполнителем место.
• Дату и времяставят на слайде в левом нижнем углу.
• Нижний колонтитул,если он необходим, располагают в нижней части слайда.
• Номер слайдаотображают в левом нижнем углу.
Обычно показ презентации начинается с титульного слайда, который содержит основную информацию о предстоящем докладе: название темы, цель презентации, имя докладчика и другие вводные сведения. Титульный слайд не следует путать с заголовком слайдов. Если проводить аналогию презентации с книгой, то титульный слайд — обложка книги, а заголовок слайда — название главы или части книги.
Сразу после запуска PowerPoint на экране раскрывается окно новой презентации, Непосредственно под строкой заголовка окна программы проходит строка меню. С помощью этой строки, содержащей девять главных меню, можно получить доступ к любым средствам управления и инструментам PowerPoint.
Из всего огромного числа всевозможных горячих клавиш хотелось бы выделить одну: <F4> применяется для повторения последнего выполненного действия.
По умолчанию сводная панель инструментальных средств PowerPoint размещается под строкой меню. Обычно она состоит из двух панелей инструментов, помещенных в одну строку. Первая из них, панель инструментов Стандартная, содержит кнопки универсальных команд, предназначенных для работы с файлами (их создания, редактирования и т.д.). Вторая, панель инструментов Форматирование, содержит кнопки команд, позволяющих изменять внешний вид текста с помощью различных шрифтов, размеров символов, а также типов их начертания (полужирное, курсив, с подчеркиванием, с тенью и т.д.).
(панели инструментов содержат кнопки, предоставляющие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам)
Панель слайдов расположена в центре экрана — здесь отображаются текст и картинки текущего слайда. Если в области заголовка или подзаголовка слайда щелкнуть правой кнопкой мыши, откроется контекстное меню, команды которого позволяют работать с выбранным объектом.
С левой стороны от панели слайдов находится особая область, имеющая две вкладки, — она называется панелью структуры презентации. На вкладке Структура этой панели составные элементы всей презентации отображаются в виде структуры, что упрощает их просмотр и редактирование.
На этой панели также можно перейти на вкладку Слайды, щелкнув на ее корешке. На вкладке слайдов выводятся миниатюрные изображения всех слайдов данной презентации.
Ниже панели слайдов расположена еще одна небольшая область, называемая панелью примечаний. С ее помощью можно ввести текст примечаний, которые необходимо добавить к слайдам. Примечания затем можно использовать в качестве подсказки лектору при проведении презентаций или же распечатать и раздать как тезисы доклада, что в определенных случаях бывает очень полезно. На самом слайде примечания не отображаются.
Панель Область задач обычно занимает правую сторону экрана и по сути представляет собой целую группу специализированных панелей, отображаемых в одном и том же окне. Основное их назначение — обеспечить быстрый доступ к уже существующим презентациям и другим документам, а также упростить создание новых презентаций с использованием предоставляемых программой стандартных средств — шаблонов оформления, мастера автосодержания и т.п.
К страницам панели Область задач — специализированным панелям, отображаемым в данной панели, относятся панели Разметка слайда, Буфер обмена, Справка, Поиск и многие другие.
Так, с помощью панели Разметка слайда можно сформировать структуру построения слайда для презентации, с помощью панели Дизайн слайда выбрать вариант его дизайна. Другие панели позволяют задать цветовую гамму и анимационные рисунки, которые будут использоваться в каждом слайде, или же изменить расположение слайда, который уже вставлен в презентацию. С помощью панели Буфер обмена можно скопировать или удалить составные элементы некоторого слайда и поместить их в уже существующий или новый слайд. Используя панель Коллекция клипов, к слайдам можно добавлять графические и звуковые элементы, а также анимационные клипы.
При открытии приложения PowerPoint на панели Область задач автоматически выбирается панель Приступая к работе, с помощью которой можно быстро открыть требуемый файл презентации или создать новый.
Самая нижняя строка главного окна программы содержит информацию о текущем слайде, открытом в окне.
Чтобы ориентироваться в этом громадном объеме информации и эффективно управлять им, программа предлагает пользователям несколько режимов просмотра. Переключение из одного режима в другой, включал запуск режима просмотра слайдов, осуществляется щелчком на одной из трех кнопок, расположенных в нижнем левом углу главного окна — в нижней части панели структуры или в нижней части панели слайда, если панель структуры на экране отсутствует.
• Кнопка Обычный режим (слева) переключает программу в нормальный режим, предусматривающий отображение панелей слайдов, структуры и примечаний. Этот режим автоматически устанавливается при запуске программы PowerPoint.
• Кнопка Режим сортировщика слайдов (в центре) переключает программу в режим, при котором в окне просмотра демонстрируются миниатюры всех слайдов презентации, расположенные в установленной на данный момент последовательности. Этот режим отображения позволяет быстро менять местами или добавлять новые слайды, а также подключать различные специальные эффекты.
• Кнопка Показ слайдов (справа) переключает программу в полноэкранный режим демонстрации слайдов, в котором удобно конструировать и корректировать отдельные слайды.
По умолчанию PowerPoint открывает любую презентацию, независимо от метода ее создания, в режиме отображения Обычный. Этот режим очень удобен длясоздания и редактирования слайдов.
Окно программы разбито на три части, каждая из которых занята соответствующей областью — Слайд, Примечания и Структура презентации Кроме того, по умолчанию в этом режиме на экране присутствует три панели инструментов — Стандартная, Форматирование и Рисование.
Большую, центральную часть экрана занимает панель Слайд, на которой представ лен общий вид текущего слайда презентации. Под этой панелью расположена вторая панель Примечания, на которую можно вводить пояснительный текст к слайду, используя для этой цели простой текстовый редактор.
Третья часть — панель Структура презентации состоит из двух альтернативных вкладок — Структура и Слайды. По умолчанию на панели отображается вкладка Структура. В режиме Обычный на ней размешается нумерованный список всех слайдов презентации, для каждого из которых приводится его уменьшенное изображение. На вкладке Структура общая структура презентации также представлена нумерованным списком, каждый пункт которого соответствует отдельному ее слайду.
Чтобы увидеть общий вид всей презентации, нужно перейти в режим Сортировщик Слайдов. В режиме Сортировщик слайдов на экран выводятся небольшие эскизы всех слайдов презентации, равномерно распределенные в несколько строк. В режиме Сортировщик слайдов удобно проверять всю презентацию на однородность примененного к каждому из слайдов дизайна и согласованность их цветовых схем. Рабочая среда этого режима позволяет выполнять следующие операции: изменять порядок следования слайдов, добавлять и удалять слайды, управлять эффектами смены кадров, добавлять на слайды анимацию, звук, а также просматривать созданные эффекты. В отличие от режима Обычный, в режиме Сортировщик слайдов нет панели инструментов Рисование, но есть дополнительная панель инструментов Сортировщик слайдов содержащая кнопки для применения анимационных эффектов и эффектов, сопровождающих смену слайдов.
Режим Просмотр примечаний предназначен для ввода заметок к слайдам или для их редактирования. В принципе, добавлять или изменять примечания докладчика можно и в режиме Обычный в области Примечания. Это единственный из всех режимов просмотра, для запуска которого не предусмотрена специальная кнопка на панели режимов. Поэтому перейти в этот режим можно только посредством выбора команды меню Вид-Страницы заметок. В этом режиме отображается отдельная страница для ввода текста примечаний к каждому слайду. Текст примечаний можно распечатывать, добавлять новые текстовые блоки или графику, но изменять сам слайд в режиме Просмотр примечаний нельзя.
Режим Показ слайдов позволяет просматривать готовую презентацию как слайд-шоу — на весь экран демонстрируется один слайд, который затем сменяется следующим, и так они чередуются, пока все слайды презентации не будут показаны.
Режим Показ слайдов также имеет свою собственную небольшую панель инструментов, состоящую из четырех кнопок. Эта панель появляется в нижнем левом углу экрана через несколько секунд после того, как туда будет помешен указатель мыши. Используются кнопки этой панели для управления показом слайдов. Кроме того, управлять работой программы в режиме Показ слайдов можно с помощью команд контекстного меню. Вызывается оно во время просмотра слайдов обычным способом — щелчком правой кнопки мыши в любом месте экрана.
Новую презентацию можно создать с помощью шаблона оформления.
Шаблоны оформления — это предварительно сформированные образцы слайдов с определенным форматированием заголовков и абзацев, в которые нужно ввести собственные заранее подготовленные тезисы.
Текст в презентации PowerPoint вводится в специальную область, называемую текстовым полем или текстовым заполнителем.
Если нужно отредактировать текст всей презентации, то это удобнее делать не на панели Слайды, а на вкладке Структура режима просмотра Структура презентации. Здесь можно работать над содержимым всей презентации, представленным в одном окне. Кроме того, на вкладке Структура проще сконцентрироваться именно на текстовом содержании слайдов, так как элементы их оформления не отображаются и, следовательно, не отвлекают вашего внимания.
На заключительном слайде презентации можно представить заголовки всех слайдов. Если презентация очень велика, достаточно поместить на итоговый слайд заголовки только отмеченных слайдов. Итоговый слайд поможет обобщить тему выступления или представить выводы по каждому разделу. Выделите заголовки тех слайдов, которые вы планируете поместить на итоговый слайд, и щелкните на кнопке Итоговый слайд. Заголовки слайдов будут представлены на нем в виде маркированного списка.
Все диаграммы, независимо от своего типа, состоят из стандартного набора элементов: оси, таблицы данных, ряды данных, легенды, линии сетки, маркеры данных, заголовки, области построения диаграммы и области диаграммы.
Существует еще один, достаточно полезный и ценный вид диаграмм — организационные диаграммы. Организационные диаграммы являются разновидностью автофигур. Они позволяют наглядно отобразить любые отношения между элементами диаграммы. Организационные диаграммы часто применяют, чтобы показать иерархическую структуру любой организации (как структуру подразделений одной компании, так и структуру отношений, существующих в обществе в целом), схематически представить производственный процесс и т.д. организационные диаграммы представляют собой набор разнообразных геометрических фигур, соединенных между собой различными соединительными линиями.
Любую организационную диаграмму можно отредактировать и довести ее структуру до желаемого вида. Для этого нужно просто переставить местами отдельные элементы диаграммы и добавить новые текстовые блоки или удалить лишние.
Чтобы изменить структуру или размер организационной диаграммы, сначала выделите эту диаграмму, шелкнув в любом ее свободном месте, Диаграмма будет заключена в рамку выделения, а на экран будет выведена панель инструментов Организационная диаграмма. Выберите на диаграмме тот блок, который является вершиной иерархии диаграммы, а затем щелкните на кнопке Макет этой панели инструментов и выберите в раскрывшемся меню команду преобразования диаграммы.
Помимо описанного выше стандартного метода форматирования элементов организационных диаграмм, есть еще один достаточно быстрый и удобный способ. Щелкните правой кнопкой мыши на требуемом элементе диаграммы, и на экран будет выведено контекстное меню для данного элемента. Выберите в этом меню определенную команду форматирования, и на экране откроется соответствующее диалоговое окно, позволяющее выполнить необходимое форматирование данного элемента.
Анимационные эффекты входа и выхода, добавленные к любому объекту слайда (тексту, графическому объекту, отдельным частям диаграмм или организационных диаграмм, маркированному списку, видеоклипу), определяют способ появления этого объекта на слайде или его удаления со слайда. Например, последовательно отображая элементы маркированного списка, можно сделать определенный акцент именно на текущем пункте, не распыляя внимание аудитории на весь список. Применив эффект анимации к диаграмме, можно заставить ее отдельные столбцы появляться по очереди и тем самым дополнительно подчеркнуть зависимость, существующую между анализируемыми показателями.
В PowerPoint в качестве гиперссылкиможет использоваться некоторый фрагмент текста или любое графическое изображение. Эти ссылки позволяют перемещаться к самым разным местам — к любому слайду презентации, к другой презентации или вообще к документам других форматов, таким как документы Word или электронные таблицы Excel.
Кнопки действий (их иногда иначе называют управляющими кнопками) являются специальным типом автофигур PowerPoint. Кнопки действий помещают на слайды и в процессе демонстрации используют для быстрого перемещения по презентации.
На слайдах при этом необходимо создать командные кнопки, с помощью которых зритель сможет самостоятельно управлять просмотром презентации: быстро переходить к нужному слайду, перемешаться по презентации вперед или назад, останавливать показ слайдов.
При создании кнопок действий на каждую из них можно поместить определенное изображение — в программе доступно 12 различных вариантов. Кнопки действий выбираются из палитры, которая содержит 12 различных вариантов. Чтобы открыть данную палитру, выберите команду меню Показ слайдов-Управляющие кнопки или щелкните на кнопке Автофигуры панели инструментов Рисование, а затем выберите в раскрывшемся меню команду Управляющие кнопки. Кнопкидействий работают только во время просмотра презентациив режиме Показ слайдов.
Гиперссылки очень удобно использовать в интерактивных презентациях. По своей сути действия гиперссылки и кнопки управления аналогичны — и те, и другие являются элементами управления процессом показа презентации. Разница лишь в том, что кнопки действий, определяющие событие, которое будет происходить при щелчке мыши по ним, представляют собой именно кнопки, а в качестве гиперссылки могут использоваться различные объекты слайда.
Гиперссылкав Microsoft PowerPoint является связью одного слайда с другим слайдом. Сама по себе гиперссылка может являться как текстом, так и объектом ( рисунок, графика, фигура). Если связь указывает на другой слайд, этот слайд отображается в презентации PowerPoint. В Power Point гиперссылки становятся активными при запуске презентации, а не при ее создании. При помещении указателя на гиперссылку он отображается в форме руки, показывая, что данный объект можно щелкнуть. Текст, представляющий гиперссылку, подчеркнут и окрашен цветом, соответствующим цветовой схеме. Для организации таких ссылок удобно создать ИТОГОВЫЙ СЛАЙД, он содержит заголовки всех слайдов в виде маркированного списка.
