Вставка таблиц, диаграмм и схем

Вставка таблиц в слайды и их форматирование в PowerPoint тоже осуществляются методами, используемыми в MS Word. Для вставки в слайд таблицы следует выполнить команду Вставка/Таблица.

Для включения в слайд диаграммы, основанной на таблице Excel, следует выбрать из меню команду Вставка/Диаграмма. В результате откроется фрагмент рабочей зоны окна MS Excel с заготовкой таблицы, которую можно желательным образом отредактировать. Одновременно с появлением заготовки таблицы в самом слайде отобразиться основанная на ней диаграмма. Изменение данных внутри таблицы непосредственно отображается на диаграмме. Для изменения типа диаграммы (гистограмма, круговая, линейчатая) или ее параметров можно воспользоваться командами Диаграмма/Тип диаграммы и Диаграмма/Параметры диаграммы из меню Диаграмма, которое появляется в основном меню в режиме работы с диаграммами. Для завершения работы в режиме вставки диаграммы достаточно щелкнуть в любом месте вне диаграммы.

При рисовании схем в слайдах применяются те же приёмы, что и при рисовании средствами MS Word. Предварительно нужно установить панель инструментов Рисование.

При рисовании стандартных схем можно воспользоваться библиотекой диаграмм. Для вставки в слайд диаграммы из библиотеки нужно нажать кнопку на панели инструментов Рисование. В открывшемся окне выбрать наиболее подходящий образец диаграммы и щелкнуть по кнопке Ok. Можно выбрать один из шести видов диаграмм (рис. 12).

Рисунок 12 – Библиотека диаграмма

Наиболее часто используемой является организационная диаграмма (рис.13). Она выбирается, если нужно рисовать схемы, описывающие, например, структуру организации, связи между исполнителями работы, связи между изучаемыми понятиями и т. д., может оказаться полезным включение в слайд так называемой организационной: диаграммы, которая в общем случае обеспечивает адекватное отображение структуры отношений между обсуждаемыми в презентации объектами.

Рисунок 13 – Организационная диаграмма

Организационные диаграммы очень похожи на блок-схемы. Они состоят из различных геометрических фигур - треугольников, прямоугольников, ромбов, окружностей, которыми изображаются обсуждаемые объекты, а текстовые надписи внутри фигур обозначают эти объекты. Взаимное пространственное положение, размеры или соединительные линии определенным образом описывают имеющиеся между ними связи подчиненности, сотрудничества и т. д.

Для вставки организационной диаграммы нужно выполнить команду Вставка/Рисунок/Организационная диаграмма. Заготовка соответствующей диаграммы вставляется в слайд, и далее ее следует отредактировать, привязать к конкретной ситуации, отображаемой в презентации.

Добавление текста в какую-либо фигуру организационной диаграммы выполняется стандартным образом: щелкните по фигуре, дождитесь появления текстового курсора, а затем введите текст. Иногда требуется слегка изменить выбранную структуру, например, добавив к ней фигуры или убрав ненужные.

Для добавления новой фигуры выделите фигуру, под которой или рядом с которой должна располагаться новая фигура, щелкните по стрелке рядом с кнопкой Добавить фигуру на инструментальной панели Организационная диаграмма, а затем выберите одну или несколько из следующих команд: Коллега - новая фигура помещается рядом с выделенной и соединяется с той же фигурой на верхнем уровне; Подчиненный - новая фигура помещается под выделенной и соединяется с ней; Помощник - новая фигура помещается под выделенной и соединяется с ней уступом. Отметим, что на панели Организационная диаграмма находится несколько кнопок доступа к различным меню и к окну библиотеки стилей диаграмм, с помощью которых можно эффективно настроить структуру и оформление организационной диаграммы. Для удаления ненужной фигуры из диаграммы достаточно выбрать в контекстном меню фигуры команду Удалить.

Для создания обрамления элементов схемы или диаграммы следует их предварительно выделить на слайде и воспользоваться соответствующим пунктом меню Формат/.... В результате откроется, окно полностью аналогичное окну Формат надписи, на закладке Цвета и линии можно сделать необходимые установки по выбору обрамления.