В процессе разработки и проведения презентации выделяют три основных этапа:
· планирование презентации;
· создание презентации;
· представление презентации.
Рассмотрим эти этапы более подробно.
2.1. Планирование презентации
Конечным итогом этого этапа является определение общего содержания, включающего главную идею презентации и формирование структуры презентации.
Общее содержание презентации зависит от целей докладчика, подготовленности и заинтересованности аудитории. Поэтому на этапе планирования презентации необходимо выяснить:
– какой аудитории адресована презентация;
– каковы знания слушателей по данной теме;
– какую информацию следует представить;
– нужно ли чему-то научить аудиторию;
– как обосновать (мотивировать) свои тезисы;
– способы представления и распространения информации.
При формировании структуры будущей презентации необходимо руководствоваться следующими принципами:
· презентация должна быть краткой, доступной и композиционно целостной;
· начало презентации должно быть эффектным, сразу привлекающим внимание. Можно привлечь аудиторию бесспорными фактами, цитатами из высказываний по данной теме авторитетных специалистов. Вводная часть не должна превышать 10% от общей продолжительности презентации;
· в структуре основной части презентации следует выделить несколько ключевых моментов и в ходе демонстрации периодически возвращаться к ним, чтобы осветить это вопрос с разных сторон. Основная часть презентации должна занимать 80–85% отводимого времени;
· заключительная часть презентации должна соответствовать цели доклада и создавать запоминающее впечатление, что несомненно является важной частью успеха. Иногда эффективным приемом служит возврат к началу доклада. Завершение презентации должно занимать, как и вводная часть, не более 10% от общего времени.
2.2. Создание презентации
Если на этапе планирования основное внимание уделялось определению общего содержания и формированию структуры презентации, то на данном этапе необходимо их реализовать средствами MS PowerPoint и оформить элементами дизайна. Разработчики MS PowerPoint предусмотрели несколько вариантов создания презентации, которые определяются интерфейсом этой программы. Поэтому из методических соображений варианты создания презентации рассматриваются в разделе 4 «Возможные варианты создания презентации».
2.3. Представление презентации
В зависимости от реальной аудитории можно выделить три основных вида представления презентации: мобильная, интерактивная и автономная.
· Мобильная презентация
Презентация отличается достаточной простотой, так как отсутствуют сложная анимация, синхронное звуковое сопровождение и видео. Такая презентация позволяет совершить «визуальную прогулку» по основным характеристикам, режимам работы и свойствам описываемого объекта. Вот простой пример.
Агент по продажам обычно представляет презентацию в техническом отделе заинтересованной фирмы на персональном компьютере в присутствии менеджера. Потенциальный покупатель выявляется в течение 30 мин, плюс еще 30 мин на представление информации руководителю. Если есть заинтересованность, то можно провести полномасштабную презентацию. Если же заинтересованности нет, то не следует тратить много времени.
· Интерактивная презентация
Это диалог между компьютером и человеком, в котором человеку предоставляется возможность находить информацию с применением кнопок панели управления и кнопок, размещенных на слайдах, с использованием гипертекста и т. п. Копия презентации отправляется клиенту по Интернету в виде Web-страницы с уведомлением на его почтовый адрес. Через некоторое время узнается решение относительно покупки. Отличи-тельной особенностью интерактивных презентаций является то, что в них порции информации могут быть представлены самыми разнообразными способами: графически, в виде текста, путем зачитывания текста автором, с использованием звуковых эффектов, средств анимации, видеоклипов и т. д.
Лучшие интерактивные презентации содержат элементы неожиданности, стимулирующие интерес клиентов к представляемому материалу. Подобный способ привлечения покупателей эффективен по времени и чрезвычайно экономичен.
· Автономная презентация
Презентация переносится на компакт-диск (CD-ROM) или ФЛЭШ-память и рассылается потенциальным покупателям, чтобы получить представление о степени их заинтересованности. Недостаток – она не интерактивна. Однако в большинстве случаев данный подход достаточно эффективен.
2.4. Примерный план представления в презентации некоторого продукта
Анализ рассмотренных видов представления презентации свидетельствует о преимуществах интерактивной презентации. Поэтому ниже приводится примерный план представления в интерактивной презентации некоторого продукта.
А. Начало (вступление):
– «разогрев» аудитории (интересные сведения о ситуации на рынке, слайды, демонстрирующие важность момента, показательные данные из области применения продукта и пр.);
– знакомство с продуктом;
– позиционирование продукта на рынке;
– описание продукта.
Б. Основная часть:
– характеристика продукта, его полезных качеств и рекомендации по стимулированию покупательского спроса;
– информация о продукции конкурирующих фирм;
– резюме по описанию продукта;
– средства послепродажной поддержки продукта;
– резюме по стратегии продаж и «призыв к действию»;
– сведения об успешной деятельности компании.
В. Заключение.
Заключение так же важно, как вступление или основная часть презентации. На заключение, как уже отмечалось, следует отвести не более 10% от общего времени, о чем не лишне сообщить аудитории. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить аудитории о сказанных вещах и закрепить это в их памяти. Если цель презентации – убедить слушателей, то следует закончить ее повтором основных аргументов, если же цель – мотивировка, то завершить презентацию уместно призывом (девизом).
3. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС MS POWERPOINT
Пользовательский интерфейс MS PowerPoint содержит стандартные компоненты интерфейса, как и другие приложения, входящие в состав MS Office. Специфическими для PowerPoint являются компоненты интерфейса, обеспечивающие различные варианты создания презентации, а также режимы отображения презентации. Заметим, что обзор возможных вариантов создания презентации рассматривается в разделе 4, а характеристика основных режимов отображения презентации – в разделе 5. Здесь же мы ограничимся перечислением стандартных компонентов пользовательского интерфейса MS PowerPoint.
На рис. 1.1 в качестве наглядного примера изображен первый слайд некоторой презентации, состоящей из восьми слайдов.
Рис. 1.1. Компоненты пользовательского интерфейса MS PowerPoint
Стандартные компоненты пользовательского интерфейса представляют собой следующий набор (сверху вниз на рис. 1.1):
· строка заголовка программы и совмещенное с ним имя файла презентации;
· панель инструментов рисования (если она разрешена). Кстати, в PowerPoint предусмотрены и другие панели инструментов, которые при необходимости можно вызвать (или скрыть) из меню ВИД – ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ;
· строка состояния для вывода информации о работе программы. На рис. 1.1 эта строка, в частности, информирует о том, что в рабочем поле PowerPoint представлен первый слайд из восьми слайдов, составляющих презентацию, а также указано имя шаблона оформления презентации (в нашем случае был выбран шаблон оформления с именем «Пастель»).
Уточним содержимое рабочего поля (см. рис. 1.1). Рабочее поле служит для просмотра в различных режимах отображения слайдов презентации. Всего имеется три режима отображения презентации, которые подробно описаны в разделе 5. Здесь же только отметим, что на рис. 1.1 представлено рабочее поле PowerPoint, которое появляется по умолчанию после открытия файла презентации. В этом режиме рабочее поле содержит 4 панели:
· центральная панель (бóльшая часть рабочего поля) – для представления текущего слайда презентации; в нашем случае текущим выбран первый слайд (номер слайда – справа внизу);
· левая панель – для представления либо структуры всей презентации с указанием номеров и заголовков слайдов, либо всех слайдов в миниатюрном виде. Содержимое этой панели зависит от выбора кнопок в верхней части панели: «Структура» и «Слайды». На рис. 1.1 выбрана кнопка «Слайды»;
· правая панель в таком виде впервые появилась в MS PowerPoint 2002. Она предназначена для отображения текущей области задач (действий) для создания презентации. На рис. 1.1 отображена область задач «Дизайн слайда». Список же всех областей задач приведен на рис. 1.2. Он вызывается щелчком по стрелке, направленной вниз в названии текущей области задач;
· нижняя панель (небольшая часть рабочего поля) – для ввода комментарий (по терминологии PowerPoint – заметок) к слайду.
Каждая панель имеет свои полосы прокрутки.
После того как мы познакомились с основными компонентами пользовательского интерфейса, возникает главный вопрос: «Как создать презентацию?». Программа MS PowerPoint предлагает для этого несколько вариантов, которые и рассматриваются в следующем разделе.
4. ВОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ
После запуска MS PowerPoint, если отсутствует в правой панели рабочего поля область задач, то необходимо ее вызвать из меню ВИД – ОБЛАСТЬ ЗАДАЧ. С помощью правой верхней кнопки (стрелка вниз) раскрыть список всех доступных областей задач (см. рис. 1.2) и выбрать область «Создание презентации». Появляются следующие варианты создания презентации (рис. 1.3):
· новая презентация;
· из шаблона оформления;
· из мастера автосодержания;
· из имеющейся презентации.
4.1. Создание новой презентации
После щелчка по кнопке «Новая презентация» активизируется область задач «Разметка слайда» (рис. 1.4). Презентация создается с «нуля». Для создания слайда предлагается применить к нему разметку в виде готового макета – шаблона. Коллекция из 27 макетов по смысловому значению разделена на 4 группы:
· макеты для создания текстовых слайдов (4 макета);
· макеты для создания на слайдах различных объектов, т. е. содержимого слайдов в виде заголовка, диаграммы, таблицы, картинки (7 макетов);
· макеты для создания текста и содержимого (7 макетов);
· другие макеты (9 макетов).
На рис. 1.4 для создания первого слайда выбран текстовый макет для ввода заголовка и подзаголовка слайда (левый верхний макет). Макеты располагаются на правой панели рабочего поля экрана в виде узкой вертикальной полосы, а на рис. 1.4 эта полоса для наглядности растянута. При наведении указателя мыши на любой макет появляются его название и справа стрелка, щелчок по которой выводит список возможного применения макета. Чтобы просмотреть все макеты, необходимо воспользоваться вертикальной полоской прокрутки. По сути макет представляет собой заготовку для создания, например, таких слайдов, как титульный слайд, слайд с маркированным списком, слайд с текстом в две колонки, слайд с диаграммой и текстом, пустой слайд и др.
Рис. 1.4. Коллекция макетов слайдов для создания новой презентации
Начинающим пользователям рекомендуется поэкспериментировать с созданием слайдов на основе макета «Пустой слайд». Создание презентации на основе этого макета дает возможность максимально использовать панели инструментов, в том числе и рисования, а также любые другие средства MS PowerPoint, что позволит более глубже осмыслить пользовательский интерфейс MS PowerPoint.
Если с презентацией будут работать другие пользователи, то можно внедрить в некоторые ключевые слайды примечание, содержащее инструкции или важную информацию. Вставка примечания выполняется с помощью меню ВСТАВКА – ПРИМЕЧАНИЯ. При этом открывается желтый «блокнот», представляющий собой небольшое окно с вашей фамилией. Завершив ввод текста, можно изменить размеры «блокнота» так, чтобы текст поместился в окне примечания. Это окно можно перетаскивать мышью или же после выделения удалить. Наконец, можно изменить имя автора, указанное в верхней части «блокнота», для чего в меню СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ на вкладке ОБЩИЕ отредактировать поля ФАМИЛИЯ и ИНИЦИАЛЫ.
4.2. Создание презентации из шаблона оформления
В области задач (см. рис. 1.2) выбрать «Дизайн слайда». На правой панели рабочего поля MS PowerPoint появятся следующие элементы дизайна слайдов (рис. 1.5):
· шаблоны оформления;
· цветовые схемы;
· эффекты анимации.
В этой последовательности они и применяются к слайдам создаваемой новой презентации. Элементы дизайна не изменяют содержательную часть слайдов, а придают презентации оригинальность и привлекательность. Предусмотрено 46 различных «ШАБЛОНОВ ОФОРМЛЕНИЯ» слайдов с экзотическими названиями: Океан, Сумерки, Шары, Пастель, Лучи, Глобус и т. д. Название шаблона «всплывает» при наведении на него указателя мыши. Кстати, для слайда на рис. 1.1 применен шаблон оформления «Пастель», что и зафиксировано в строке состояния.
На рис. 1.5 приведены некоторые шаблоны оформления слайдов, а остальные можно просмотреть с помощью вертикальной полосы прокрутки. Щелчок на стрелке справа в выделенном шаблоне выводит список возможного его использования.
Для элемента дизайна «ЦВЕТОВЫЕ СХЕМЫ» предусмотрено восемь готовых схем в виде эскизов, каждая из которых задает соответствующий фон слайда и цветовую палитру объектов. Цветовые схемы могут быть применены или ко всем слайдам презентации, или только к выделенным. Выбор осуществляется в специальном списке, вызываемом по щелчку на стрелке справа выделенной цветовой схемы.
ЭФФЕКТЫ АНИМАЦИИ применяются только к выделенным слайдам. В коллекции эффектов анимации имеется более 30 различных типов эффектов, объединенных в три группы: простые, средние и сложные. Они обеспечивают смену слайдов в процессе демонстрации презентации: сдвиг вправо (влево), центрифуга, вылет, развертывание, колесо и т. д. При наведении указателя мыши на название эффекта анимации появляется подсказка со смыслом действия по данной анимации. С помощью вертикальной полосы прокрутки можно ознакомиться с каждым эффектом анимации и опробовать их применение, предварительно выделив один или несколько слайдов.
4.3. Создание презентации с помощью мастера автосодержания
Мастер автосодержания является средством автоматизации при собственноручном создании презентации на основе встроенных шаблонов презентации, служащих основой для конструирования стандартных видов презентаций. Для этого следует выбрать в области задач «Создание презентации» вариант «Из мастера автосодержания» (см. рис. 1.3). В первом диалоговом окне (рис. 1.6) предлагаются замысел и структура будущей презентации, что в общем виде представлено слева на этом рисунке.
Рис. 1.6. Первое окно «мастера автосодержания»
Переход к следующему действию осуществляется кнопкой «Далее». В последующих диалоговых окнах необходимо ответить на поставленные вопросы мастера. Щелчком по кнопке «Готово» завершается процесс автоматического создания презентации.
Мастер автосодержания предлагает создать 18 видов презентаций, которые объединены в следующие четыре категории: общие, служебные, проекты, деловые. Презентации, созданные этими шаблонами, имеют от 8 до 12 слайдов, содержимое которых можно изменять: добавлять собственные слайды, удалять ненужные, вводить другие элементы дизайна и т. д. Для примера на рис. 1.7 выбран в мастере автосодержания вид презентации «Общий доклад» из категории «Общие».
Методика создания презентации с использованием мастера автосодержания не представляет особых трудностей и поэтому может быть освоена студентами в процессе самостоятельной работы.
Рис. 1.7. Выбран вид презентации «Общий доклад»
4.4. Создание презентации из имеющейся презентации
Иногда требуется внести изменения в ранее созданную презентацию или на ее основе создать новую презентацию. А может быть необходимо завершить создание незаконченной презентации, которая накануне была сохранена в виде файла на диске. Для этой цели в области задач (см. рис. 1.3) щелкнуть по названию «Из имеющейся презентации». В появившемся одноименном диалоговом окне найти диск и файл искомой презентации. Открытую презентацию можно редактировать, удалять ненужные слайды, добавлять новые слайды, улучшать внешний вид и т. п.
В заключении отметим, что при использовании того или иного варианта создания презентации рекомендуется по своему вкусу осуществить настройку элементов интерфейса MS PowerPoint на соответствующих вкладках диалогового окна, вызываемого с помощью меню СЕРВИС – НАСТРОЙКИ.
правая панель в таком виде впервые появилась в MS PowerPoint 2002. Она предназначена для отображения текущей области задач (действий) для создания презентации. На рис. 1.1 отображена область задач «Дизайн слайда». Список же всех областей задач приведен на рис. 1.2. Он вызывается щелчком по стрелке, направленной вниз в названии текущей области задач;
После запуска MS PowerPoint, если отсутствует в правой панели рабочего поля область задач, то необходимо ее вызвать из меню ВИД – ОБЛАСТЬ ЗАДАЧ. С помощью правой верхней кнопки (стрелка вниз) раскрыть список всех доступных областей задач (см. рис. 1.2) и выбрать область «Создание презентации». Появляются следующие варианты создания презентации (рис. 1.3):
На рис. 1.5 приведены некоторые шаблоны оформления слайдов, а остальные можно просмотреть с помощью вертикальной полосы прокрутки. Щелчок на стрелке справа в выделенном шаблоне выводит список возможного его использования.
