Электронные формы

Для заполнения типовых документов прежде использовались заранее подготовленные типографские бланки. Теперь, применяя средства Word, можно подготовить и хранить в компьютере шаблоны форм, готовые для заполнения.

Форма– это документ со специальными областями, называемыми полями формы, предназначенными для ввода данных. Различают формы печатные и электронные. Печатные формы – это привычные бумажные бланки. Электронные формы передаются через электронную почту или по сети.

В форме различают следующие виды полей: поля для ввода данных, поля со списком для выбора значений и флажки. Постоянная часть формы содержит неизменяемые данные. Подготовленная форма ставится под защиту от изменений, и тогда можно получать документ, не набирая его целиком, а только заполняя поля формы.

Для создания электронной формы на экран выводится панель инструментов Формы.

Последовательность создания формы:

1. В новый документ Word вводится текст, который обязательно должен присутствовать в документах, создаваемых по этому шаблону.

2. В тех местах, в которые будет вводиться изменяемая информация, добавляются и форматируются поля с помощью соответствующих кнопок панели Формы. Форматирование полей выполняется с помощью диалогового окна кнопки ‘Параметры поля формы’ в панели Формы.

3. Вся информация, кроме полей, выделяется и защищается с помощью кнопки ‘Защита формы’.

4. Созданная форма сохраняется как новый шаблон.

Для создания нового документа на основе нужного шаблона следует открыть его с помощью команды Файл® Создать…,клавишей < Tab > пройти по всем полям и заполнить их, затем сохранить полученный файл как документ Word.