Аудит кассовых операций

Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохран­ность и целевое использование наличных денежных средств. При воз­никновении у него подозрений о возможных хищениях средств из кас­сы, других злоупотреблениях ему следует рекомендовать провести ин­вентаризацию кассовой наличности. По предварительной договорен­ности с руководством предприятия внезапная проверка кассы может быть проведена с участием аудитора сразу после начала аудиторской проверки.

Аудит кассовых операций должен проводиться в соответствии с разработанной программой по следующим направлениям:

- проверка правильности документального оформления опера­ций по кассе;

- оценка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

- анализ правильности списания денежных средств в расход;

- проверка соблюдения кассовой дисциплины;

- выяснение правильности отражения кассовых операций в учете.

Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выясняет пра­вильность их документального оформления (полнота заполнения рек­визитов приходных и расходных документов; обязательная регистра­ция приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; на­личие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отче­ты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна быть пронумерована, прошнурована, опеча­тана печатью и вестись в одном экземпляре. Дополнительные кассо­вые книги разрешается вести на предприятиях, имеющих кассы в под­разделениях, территориально удаленных от административного зда­ния, а также при осуществлении операций с наличной валютой (по ка­ждой валюте отдельно). Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.

Если на предприятии учет кассовых операций компьютеризиро­ван, то допускается ведение кассового дневника, листы которого рас­печатываются на принтере в двух экземплярах (первые экземпляры пе­риодически сброшюровываются в виде книги, второй экземпляр слу­жит отчетом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться само­стоятельно или с привлечением эксперта в защищенности программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изме­нения нумерации документов (программа должна генерировать сле­дующий номер приходных и расходных документов автоматически при их подготовке и распечатке бланка).

Далее аудитор устанавливает законность совершения кассовых операций, их соответствие Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации».

В зависимости от объема кассовых операций и степени доверия аудитора к системе внутреннего контроля на предприятии может быть осуществлена сплошная или выборочная провер­ка кассовых документов.

В выборку, как правило, включаются все документы за один или два квартала или за один месяц в каждом квартале отчетного периода. Если доля ошибок и неправильно оформленных документов превысит долю, обоснованную во внутрифирменных аудиторских стандартах (например 10%), целесообразно проверить и остальные кассовые доку­менты.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется вы­явлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других внереализационных доходов). Поступления из банка проверяются путем сверки идентич­ных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализи­руется по приходным кассовым ордерам. Внереализационные доходы должны подтверждаться соответствующими договорами, актами, справками.

При проверке расходования наличных денег из кассы аудитор дол­жен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, оказание ма­териальной помощи, командировки, выдачу средств на представитель­ские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполни­тельных листов и др.). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (средства на заработную плату, выплату различных пособий, "командировочные, хозяйственные, представительские расходы, выдачу ссуд сотрудникам и т.д.), соблюде­ние лимита кассы.

Одновременно следует проверить обоснованность выделения на­лога на добавленную стоимость и налога с продаж в приходных и рас­ходных кассовых документах, отражения их в учете. Выясняется также соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами ме­жду юридическими лицами. Устанавливаются факты оплаты сотруд­никам произведенных хозяйственных расходов без оформления аван­совых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, выплат подставным лицам, присвоения денежных сумм по подлож­ным документам и др.

В заключение исследуется правильность указанной в учетных ре­гистрах по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов, наличных средств и их остатков. Для этого сверяются данные кас­совой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Выявленные расхождения между сравнивае­мыми показателями означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководи­теля предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.

Типичные ошибки, выявляемые при аудите кассовых операций:

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

- выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

- несоблюдение лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами;

- проведение расчетов с населением без применения конт­рольно-кассовых машин;

- некорректное отражение кассовых операций в учетных реги­страх;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета.

В ходе аудиторской проверки кассовых операций аудитору прихо­дится решать вопрос о необходимости проведения инвентаризации кассы. Действующие нормативные акты не дают однозначного ответа о необходимости такой инвентаризации. Поэтому аудитору целесооб­разно действовать следующим образом.

Если инвентаризация предусмотрена в договоре на аудиторскую проверку или если осуществляется обязательная аудиторская проверка за текущий отчетный период, инвентаризацию кассы проводить необ­ходимо, так как в соответствии с отечественными стандартами аудитор несет ответственность за проверку правильности отражения в финан­совой отчетности событий, происшедших после даты составления ба­ланса до даты составления аудиторского заключения.

Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и глав­ного бухгалтера. Порядок проведения инвентаризации кассы может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность доступа к ним после начала аудиторской проверки. Кассир должен составить кассовый отчет о кассовых операциях за последний день, вывести остаток денег по кассо­вой книге на день проверки.

Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные до­кументы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы не оприходованных и не списанных в расход денег не имеется. После это­го осуществляется пересчет наличных денег. Если во время инвентари­зации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются составлением акта, который подписывают аудитор, главный бухгалтер аудируемого лица и кассир.

В случае выявления излишков или недостач денежных средств или денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор обязан сооб­щить о выявленных фактах руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания про­верки.

При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ руководителя о назначении кассира, заключены ли с кассиром и другими сотрудниками бухгалтерии договоры о полной индивиду­альной материальной ответственности установленной формы, соот­ветствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению со­хранности денежных средств, технической укрепленности и оснащен­ности средствами охранно-пожарной сигнализации. Аудитор обязан также получить ответы на следующие вопросы: проводятся ли перио­дические и внезапные ревизии кассы; не превышают ли наличные де­нежные средства, находящиеся в кассе, установленный лимит?

При аудите также проводится инвентаризация денежных докумен­тов, находящихся в кассе, и иностранной валюты.