Фильтрация списков

В Excel существует два типа фильтров: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Перед тем как использовать Автофильтр, выделите любую ячейку списка. Затем выберите команду Данные – Фильтр –Автофильтр. При включении Автофильтра возле имен полей списка появятся кнопки со стрелками.

При щелчке по любой из этих кнопок раскрывается меню (рис. 2.22), содержащее команды и список значений данного поля. С помощью этого меню можно отобрать все записи с заданным значением поля.

Обратите внимание на цвет стрелок на кнопках Автофильтра: если Автофильтр включен, кнопки окрашиваются в синий цвет.

Чтобы отключить ранее заданный фильтр, в раскрывающемся меню кнопок Автофильтра следует выбрать команду Все.

Если задан сложный критерий, то придется отменять составляющие условия отбора по очереди. Иногда бывает проще отказаться от Автофильтра, выбрав команду Данные – Фильтр – Автофильтр, а потом установить Автофильтр снова.

Кроме команды Все, в раскрывающемся меню кнопок Автофильтра есть еще одна команда Первые 10..., которая используется для полей числового типа или дат. Эта команда покажет «горячую десятку» вашего списка.

Пусть необходимо узнать расходы за последние три дня. Щелкните по кнопке Автофильтра в столбце Дата, выберите в раскрываемся меню команду Первые 10..., в диалоговом окне сделайте установки

В окне Наложение условия по списку можно установить любое количество наибольших (или наименьших) элементов, которое хотите отобразить. Если вы хотите оставить процент записей (например, 10% наименьших значений), в третьем окне вместо Элементов списка установите % от количества элементов. При создании сложного условия отбора командаПервые 10... всегда применяется ко всему списку.

Иногда стандартных условий Автофильтра оказывается недостаточно. Для создания собственного Автофильтранеобходимо:

– для выбранного поля (например, Менеджер) из раскрывающегося меню кнопки Автофильтра выбрать команду (Условие…);

– в диалоговом окне Пользовательский автофильтр (рис. 2.24) задать условия отбора значений списка.

Если вы применяете Пользовательский автофильтр к текстовому полю, в качестве логической функции, связывающей условия, всегда выбирайте ИЛИ.

Для полей числового типа или дат используются следующие правила:

– И, когда интересует область между двумя числами или датами;

– ИЛИ, если интересует область вне интервала, заданного двумя числами или датами.