Просмотр и печать отчета

Просмотр отчета перед печатью позволяет убедиться, что он имеет именно тот вид, который должен иметь. Для просмотра отчетов в Microsoft Access имеется большой набор возможностей:

· Кнопка «Просмотр» на закладке «Отчеты» окна БД.

· Команда «Предварительный просмотр» из меню «Файл».

· Команда «Предварительный просмотр» контекстного меню.

· Кнопка «Предварительный просмотр» на панели инструментов.

При использовании любой из этих возможностей открывается окно просмотра отчета. В этом окне, кроме самого отчета (рис.6.13, 6.14), есть

панель инструментов для работы с отчетом (рис.6.16). Назначение кнопок на рис.6.16 следующее:

· Первая кнопка «Вид» позволяет сразу перейти в конструктор отчетов. Для этого надо, используя кнопку раскрытия списка, раскрыть список команд и выбрать команду «Конструктор».

· Вторая кнопка «Печать» предназначена для вывода отчета на печать.

· Следующая кнопка «Масштаб» служит для изменения масштаба просмотра отчета.

· Четвертая кнопка «Одна страница» служит для изменения масштаба просмотра отчета таким образом, чтобы страница полностью отображалась в окне просмотра (независимо от размеров окна).

· Кнопка «Две страницы» служит для одновременно просмотра двух страниц отчета.

· Кнопка «Несколько страниц» позволяет выбрать масштаб просмотра, который обеспечивает одновременный просмотр от одного до шести страниц.

· Поле списка «Масштаб» устанавливает масштаб просмотра отчета путем выбора из открывающегося списка масштабов.

· Кнопка «Закрыть» на ряду со стандартной для Windows кнопкой «Закрыть окно» служит для закрытия окна.

Для печати отчета на бумаге можно воспользоваться одним из двух способов:

· Нажать на кнопку «Печать» на панели инструментов. В этом случае будет распечатан весь отчет.

Выполнить команду «Печать...» из меню «Файл». При выполнении этой команды откроется окно диалога «Печать» (рис.6.17), в котором можно задать параметры печати. В этом окне можно выбрать печать всего отчета или только части страниц. По умолчанию печатается весь отчет, если надо распечатать часть страниц, то в разделе «Печатать» окна диалога надо выбрать опцию «страницы» и указать диапазон страниц. Также можно задать нужное количество копий отчета. Для этого в окне диалога есть поле «число копий:».

Кнопка «Настройка...» в окне диалога «Печать» открывает окно диалога «Параметры страницы» (рис.6.18), в котором можно задать размеры полей страницы. Команда «Параметры страницы...» из меню «Файл» также открывает это окно диалога.

В нижней части окна просмотра отчета есть кнопки для листания отчета (рис.6.19). Эти кнопки подобны кнопкам навигации по записям таблицы. Первая кнопка служит для перехода на первую страницу отчета. Вторая кнопка служит для перехода на предыдущую страницу в отчете. Число в поле между второй и третьей кнопкой отображает номер текущей страницы. Третья и четвертая кнопки служат для переход к следующей и последней странице отчета соответственно.