Макросы

Достаточно часто приходится повторять некоторую последовательность команд, чтобы не выполнять эти команды каждый раз вручную можно создать макрос. Команды в Microsoft Access называются макрокомандами. Макрос – это некоторая последовательность макрокоманд, которые должны выполняться автоматически. Макрос является таким же объектом Microsoft Access как и таблицы, запросы, формы и отчеты. Создание макросов в Microsoft Access отличается от создания макросов в текстовом редакторе Microsoft Word и табличном процессоре Microsoft Excel. В текстовом редакторе и табличном процессоре макросы можно создавать с помощью макрорекодера, т.е. протоколированием действий пользователя. В Microsoft Access такой возможности нет, здесь создание макроса производится в окне создания макросов. Для создания макроса необходимо:

1. Перейти на закладку «Макросы» в окне БД.

2. Нажать на кнопку «Создать».

После этого откроется окно создания макросов (рис.7.1), в верхней части которого есть таблица, состоящая из двух столбцов. Первый столбец «Макрокоманда» позволяет с помощью раскрывающегося списка команд выбрать макрокоманды, которые должны входить в макрос. Во втором столбце «Примечание» можно ввести какой-нибудь пояснительный текст, для данной команды. В нижней части окна задаются аргументы выбранной макрокоманды. Количество аргументов макрокоманды зависит от выбранной макрокоманды. Как правило первый аргумент макрокоманды является обязательным. Например, для макрокоманды «Открыть форму», выбранной на рис.7.1, обязательно надо указать имя формы, которую данная макрокоманда должна открыть. Заполняя первый столбец таблицы нужными макрокомандами и задавая их аргументы, можно создать макрос, содержащий любое количество макрокоманд. После завершения создания макроса его надо сохранить. Для этого надо выполнить команду «Сохранить» из меню «Файл» или воспользоваться кнопкой «Сохранить» на панели инструментов. После выполнения команды «Сохранить» откроется окно диалога «Сохранение» для ввода имени макроса. Попытка закрыть окно создания макросов без записи макроса приведет к тому, что будет выдано сообщение о том, что макрос не сохранен и при выборе продолжения «Да» в этом окне диалога также появится окно для ввода имени макроса.

Если макрос имеет имя AutoExec, то этот макрос автоматически запускается при открытии базы данных.

Запуск макроса из закладки «Макросы» осуществляется нажатием кнопки «Запуск». Для запуска макроса из любой закладки окна БД необходимо выполнить команду «Макрос – Запуск макроса» из меню «Сервис». После этого откроется окно диалога «Запуск макроса». В этом окне надо, используя кнопку раскрытия списка, раскрыть список макросов, выбрать нужный макрос и нажать на кнопку «ОК». После этого произойдет выполнение той последовательности команд, которая записана в этом макросе.