Фиксация в письменном виде.
Сообщение может быть отправлено многим адресатам.
Можно прочитать и ответить, когда удобно
Проблема хранения.
Отсутствие личного контакта.
Перегрузка.
Нескорое получение ответа.
Затраты времени на написание и чтение
Электронные средства связи
Электронная почта, факс, телеконференции и т.д.
Скорость, экономия бумаги.
Немедленный ответ, если получатель на линии связи.
Часто дешевле переписки
Связь возможна только с абонентами сети.
Опасность нарушения конфиденциальности
Совещания, встречи
Несколько человек собираются вместе.
Формальные/
неформальные.
Запланированные/
незапланированные.
Эффективный механизм для обмена информацией, решения проблем, принятия решений и т.д.
Могут убедить группу в необходимости согласования действий
Большие затраты времени.
Не все, что обсуждается, в равной степени важно для всех участников
Неструктурированные совещания могут быть использованы для того, чтобы избежать принятия решения
Окончание табл. 10
Способ
общения
Примеры и/или характеристики
Преимущества
Недостатки
Телефонные разговоры
Быстрый обмен информацией с удаленным собеседником
при наличии устойчивой связи
Можно получить немедленный ответ.
Личный контакт с удаленным собеседником
Социальная функция
Большие затраты времени при перегруженной или ненадежной линии связи.
Отсутствие записи.
Отсутствие визуальной обратной связи
Личные встречи
Самый непосредственный и наиболее распространенный способ обмена информацией (общение).
Наиболее предпочитаемый
Личный контакт.
Возможность немедленно убедиться в понимании и получить ответ.
Визуальная обратная связь.
Социальная функция
Большие затраты времени.
Отсутствие записи.
Опасность отклонения от темы
Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое принимает сообщение, декодирует и воспринимает его определенным образом.
Упрощенная модель процесса передачи информации имеет следующие этапы (рис. 6). Обратная связь необходима для повышения надежности передачи информации, хотя она и снижает скорость передачи информации.
На современных предприятиях для сбора, обработки, хранения информации с целью своевременного реагирования на запросы клиентов, координации работ и улучшения производственной деятельности создаются специальные службы ИСУ, ИВЦ. На рис. 7 представлены основные функции ИСУ.
Р и с. 6. Этапы и стадии коммуникации
Р и с. 7. Функции информационной системы управления
В качестве путей улучшения системы коммуникации можно выделить следующие.
1. Управленческое регулирование, включающее в себя:
- четкое определение и формулирование задач;
- формирование у менеджера четкого представления о потребностях информации на всех уровнях;
- совершенствование планирования, реализации и контроля в направлении улучшения информационного обмена;
- обсуждение планов, задач и путей их решения.
2. Совершенствование системы обратной связи (опросы работников с целью выявления проблем в коммуникации).
3. Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.
4. Создание каналов информационных сообщений (статьи в СМИ, телерадиовещание, стенная печать и пр.)
5. Внедрение современных информационных технологий (видиоконференции, электронная почта и др.).
Основные тенденции информационного развития в перспективе:
1. Ликвидация промежуточных звеньев - использование новых информационных технологий ведет к созданию более совершенного рынка с минимальным количеством звеньев между покупателем и продавцом.
2. Глобализация информации - расширяются возможности транснациональных корпораций успешно вести дела в мировом масштабе, новые технологии предоставляют организациям возможность проводить коммерческие операции на периферии, используя при этом знания о состоянии рынка. Одновременно с этим идет глобализация рынка потребительской продукции.
3. Информационная продуктивность - хорошо выполненный информационный продукт сохраняет свою ценность дольше, чем конкретные машинные носители, а стоимость единицы информации сокращается. Программы интерактивного обучения, вызванные к жизни успехами в создании лазерных дисков, являются одним из свежих примеров такого воздействия.
4. Совместимость и взаимодействие - означает возможность двух или более сторон, представленных машиной или человеком, провести идеальный обмен информационным продуктом. Определение «идеальный» означает отсутствие смыслового искажения, непредусмотренной задержки между созданием, обработкой и использованием информационного продукта. Обмен «человек - человек» становится идеальным за счет ликвидации промежуточных звеньев, людей или технических средств, которые могут отфильтровывать важные частности или замедлять передачу информации.
5. Конвергенция информации - конвергенция в виде сближения национальных культур, рынков и менеджмента является конечным результатом. Исчезают различия между изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами, использованием в быту и для новых целей, информацией и развлечением.
4. Управление совещаниями и деловыми переговорами
«Совещания, по определению, - оправдание для слабых организаций, ибо люди либо работают, либо заседают». Это высказывание П. Друкера интересно и поучительно, однако совещания не обязательно должны быть скучными и бесполезными.
Совещания могут быть формальными и неформальными. Формальные совещания проводятся по формальным правилам и процедурам. Неформальные совещания могут принимать случайные формы, они ведутся без протокола, председателя и секретаря. В табл. 11 представлены типы формальных совещаний.
