Управление информацией

Коммуникации в организации могут быть признаны налаженными, если люди получают информацию, необходимую для успешного выполнения ими своих обязанностей. Однако часто эффективная коммуникация отсутствует просто потому, что работники не представляют себе ясно, какая информация необходима. На рис. 4 представлена схема, позволяющая менеджеру уяснить потребности в информации для себя и других заинтересованных лиц.

Р и с. 4. Потребности в информации

При обмене информацией следует иметь в виду, что причинами трудностей могут являться следующие факторы:

- информационные перегрузки;

- недостаток информации;

- неэффективное общение.

Если людям предоставлять слишком много информации, то может наступить своего рода «паралич», т.е. информация не будет восприниматься, так как невозможно реагировать на всю информацию. Чтобы этого не произошло, следует точно определить свои потребности в информации, как менеджера, так и как подчиненного.

Неэффективное общение может произойти, как уже отмечалось ранее, по причине искажений сообщений, которые возникают в следствие:

- непреднамеренного искажения из-за низкой профессиональной пригодности;

- фильтрации;

- сознательного искажения;

- несовпадения статусов (стремление формировать только положительную информацию с целью получения одобрения);

- страха перед наказанием.

Недостаток информации может привести к бездействию, неправильному пониманию целей, снижению мотивации. Менеджер, играя информационные роли, должен получать и передавать информацию, только он может определить необходимые объемы и виды информации.

Неэффективное общение обусловлено потерей, искажением, задержкой информации. Неслучайно в армии уставом предусмотрено повторение в устной форме приказа командира и только после этого выполнение приказа. Неэффективное общение ведет к ошибкам, сбоям в работе.

Следует иметь в виду, что информация не передается сама по себе, ею необходимо управлять. Управление включает в себя следующее:

- выбор канала передачи (рис. 5);

- выбор формы и способа передачи (таблица 10);

- ответственность отправителя за правильность полученной информации.

Отправитель – лицо, которое формирует и отбирает информацию, подлежащую передаче, кодирует сообщение и передает его.

Сообщение – сущность информации, передающейся устно или закодировано, с помощью символов.

Таблица 10