Объединение знаний и опыта.
Оценка текущего состояния дел.
Выяснение последствий принимаемых решений.
Помощь в решении проблем
Тип
совещания
Цель
совещания
Функции
совещания
Итоговые совещания
Оценка прогресса, достигнутого организацией
Помощь в принятии стратегических решений
По характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:
диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;
дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.
Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:
- цель совещания,
- основные вопросы для обсуждения,
- состав участников,
- место, время и форму проведения.
Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов,чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании.
По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения:
1. Вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности, так как в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и готовы обсуждать самые важные и сложные вопросы.
2. Вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.
Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1–2 дня до встречи.
После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников, которые:
- принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
- в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
- по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
- будут организовывать выполнение решений совещания.
Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.
Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания —от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах.
Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения. Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход собрания. Максимальная продолжительностьсовещания не должна превышать трех-четырех часов в день.Исходя из психофизиологических особенностей человека, рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин.
Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения.
диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
- цель совещания,
- принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);