Известно, что в одних организациях общение происходит легче, в других сложнее. Причиной этого является климат общения, преобладающий в организации. От климата общения в значительной степени зависит, насколько общение способствует эффективности организации.
Открытый, доброжелательный климат общения способствует укреплению рабочих связей и эффективному сбору информации. Закрытый, оборонительный климат общения создаёт противоположный эффект.
Открытый климат общения характеризуется следующим:
- содержательностью - сообщения по преимуществу информативные, а не оценочные;
- конструктивностью - в фокусе внимания решение проблем, а не трудности их решения;
- открытостью и честностью - целью критики всегда является желание помочь исправить положение;
- заботливостью - преобладают понимание и сочувствие;
- равенством - ценится участие в процессе общения всех членов организации, независимо от роли и должности;
- прощением - признаётся неизбежность ошибок и неверных суждений и принимаются меры для снижения вероятности повторения ошибок в будущем;
- обратной связью - предоставление обратной связи рассматривается как существенное условие поддержания здоровых рабочих отношений и высокого уровня производительности.
Закрытый климат общения характеризуют следующие признаками:
- обвинительный уклон - в случае неудачи акцент делается на поиске виновных;
- навязывание норм - от людей откровенно ожидают подчинения определенным нормам поведения;
- лицемерие - сообщения часто имеют скрытый смысл и преследуют цели манипулирования людьми;
- безразличие - люди не проявляют интереса друг к другу;
- неравенство - в способах общения людей подчеркиваются различия в служебном положении, квалификации и знаниях;
- догматизм - дискуссии не приветствуются, люди не способны пойти на компромисс;
- взаимная неприязнь - люди склонны негативно оценивать окружающих и пренебрегать их нуждами.
Открытый климат общения позволяет добиться взаимосогласованных целей организации, общего понимания миссии и задач организации, что дает возможность всем сотрудникам участвовать в разработке и мотивированном выполнении как стратегических, так и оперативных планов организации.
Общение всегда имеет определенный контекст и происходит в конкретных обстоятельствах. Контекст и обстоятельства могут помогать понять смысл сообщений, но и могут включать в себя аспекты, мешающие общению и даже способные его разрушить. К обстоятельствам, препятствующим эффективному общению, относятся следующие:
- шумы;
- неадекватный язык;
- различия в восприятии и предубеждение;
- стрессы;
- накопление искажений;
- вторжение в личное пространство.
Если некоторые из этих препятствий мы не можем устранить или преодолеть, то, во всяком случае, необходимо сделать все для минимизации вреда, который они могут принести.
К шумам следует отнести не только внешние проявления (производственный шум), но и внутренний шум, обусловленный физиологическим или психологическим состоянием получателя и отправителя информации.
Неадекватный язык. Язык общения - это своеобразный код. Эффективность общения зависит от того, насколько хорошо участники общения владеют этим кодом, в роли которого могут выступать форма письма, символы, жаргонизмы, употребление терминов с эмоциональной окраской.
Стрессы могут быть вызваны как личными причинами, так и собственно работой, в частности перегрузками. Стресс может проявляться в утомлении, недомогании, безразличии.
Различия в восприятии и предубеждения - это проявление внутренней культуры, тезауруса, субъективное отображение тех материалов и фактов, которые содержатся в передаваемой информации. Так, например, наблюдая в окно за ночным пейзажем, один восхищается звездами и тишиной, другой - возмущается грязной мостовой.
Накопление искажений возникает при прохождении устной информации сверху вниз или наоборот (иногда до 30% и более). В качестве иллюстрации приведем пример о том, как передавалась информация о затмении Солнца.
