Объекты базы данных

Рис. 3. Окно БД с вкладками объектов

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основными объектами базы данных, с их помощью можно создать мощные и удобные для работы приложения. Основная масса пользователей работает в БД именно с этими объектами. За счет страниц доступа, макросов и модулей можно существенно расширить возможности базы данных, но это требует дополнительных знаний и с этими объектами, как правило, работают специалисты (разработчики и администраторы БД).

Таблицы - основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). Реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.

Запросы – специальные структуры, предназначенные для обработки данных БД. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

Формы — это средства для ввода и корректировки данных. Их смысл - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков.

Отчеты по своим свойствам и структуре во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.)

Страницы предназначены для того, чтобы предоставить доступ к информации, хранящейся в базе данных, пользователям Интернета или интранета. Можно создать страницы, называемые страницами доступа к данным. Работа с данными на Web-странице осуществляется примерно так же, как в Access — пользователи могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм. Хотя публикация информации из базы данных в Web на первый взгляд кажется сложной, Access включает мастер, который берет на себя большую часть кропотливой работы по созданию страницы доступа. При желании созданную мастером страницу можно доработать в режиме Конструктора.

Макросыпредставляют собой небольшие программы, с помощью которых можно автоматизировать часто повторяющиеся действия, например открытие формы или печать отчета. Это особенно удобно, если с БД работают неквалифицированные пользователи.

Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного для создания приложений Windows. Помимо стандартного набора команд VBА, каждая программа Microsoft Office имеет собственные команды. VBА включает сотни команд и может неограниченно расширяться за счет дополнений, вносимых другими компаниями и частными лицами. Программы VBA используются для решения задач, слишком сложных для макросов, как, например, извлечение определенной информации из рабочих листов Excel.