С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два различных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский). Создатель базы имеет право создавать в ней новые объекты, задавать их структуру, менять свойства полей, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к базе. Пользователь базы наполняет ее информацией и получает результат в виде временных результирующих таблицилиотчетов. У одной базы может быть много пользователей и, в целях сохранности БД, доступ к структуре базы для них закрыт.
Плохая проработка структуры базы почти всегда приводит к бесполезным затратам времени на ее переработку в дальнейшем. В целом разработка баз данных включает следующие этапы:
1. Определение назначения базы данных.
2. Принятие решения о том, какие исходные данные база данных должна содержать.
3. Определение полей, которые будут входить в таблицы, и выбор полей, содержащих уникальные значения.
4. Назначение связей между таблицами и окончательный просмотр получившейся структуры.
5. Создание таблиц, связывающие их между собой и экспериментальное наполнение базы пробными данными.
6. Создание форм, отчетов и запросов для операций с введенными данными.
Начиная работу в СУБД Access, в стартовом окне базы данных можно увидеть кроме вкладок объектов командные кнопки, предназначенные для работы с базой данных и ее объектами:
Кнопка Создать на панели инструментов окна базы данных (или параметры Создание… в списке объектов) используется для создания новых объектов.
Кнопка Открыть позволяет работать с уже существующей на диске базой данных.
Кнопка Конструктор предназначена и для создания и для изменения существующих объектов.
Для создания новой базы данных в СУБД Access поддерживаются два способа - создание базывручную или с помощью встроенного мастера. Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Этот способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа. Мастер Создания баз данных использует готовые шаблоны, позволяющие создавать довольно сложные БД. При наличии связи с Интернет, помимо стандартных шаблонов Access, можно получить доступ к дополнительным шаблонам в Microsoft.com. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.
Создание базы данных начинается с создания основного объекта – таблиц. Оно заключается в задании ее полей и назначении их свойств. Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающиеся уровнем автоматизации. СУБД Access дает возможность:
Рис. 6. Режимы и окно создания таблиц
Рис. 7. Создание таблицы с помощью Мастера Access
Рис. 8. Создание таблицы в режиме Таблицы
Рис. 9. Создание таблицы в режиме Конструктора
Опытные пользователи пользуются Мастером таблиц, ускоряющим создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Режим Таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена Поле 1, Поле 2, … и стандартный текстовый тип данных. Такую таблицу можно сразу заполнять информацией, но описывать свойства полей придется самостоятельно. Наиболее универсальный ручной режим предоставляет режим Конструктора. В этом режиме можно самостоятельно задавать имена полей, выбирать их тип и настраивать свойства. Он используется как при создании, так и модификации таблиц.
Рис. 10. Вид заполненной таблицы в режиме Таблицы и в режиме Конструктора
Кроме того, в СУБД Access есть возможность осуществлять Импорт таблиц (таблица создается путем импорта данных из другой базы или из другой электронной таблицы) и Связь с таблицами (таблица создается путем установления связи с таблицей, существующей в другой базе данных на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком).
При импорте в таблице пользовательской базы создается копия исходных данных. И как следствие, исходные данные при этом не затрагиваются и все дальнейшие изменения, выполненные средствами Access, на исходных данных не отражаются. При связывании данных пользователь всегда будет работать с исходными данными. Если файл источника изменяется, то изменения отражаются и в Access. Если изменения происходят в Access, то они отражаются в файле источника.
Способность работать с данными из самых разных источников делает Access мощным инструментом работы с информацией, когда данные могут поступать из различных приложений.
Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база — это документ. Ей соответствует файл на диске, и мы можем сделать его копию. Структура таблиц — тоже документ, но структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений.
Но содержание таблиц — это совсем другое дело. Его нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск.
Эта особенность систем управления базами данных требует аккуратного отношения к работе с таблицами, так как к базам данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность и от информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от пользователя, забывшего сохранить файл перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.
Экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, имеют необратимый характер. Нельзя что-то изменить, удалить, а потом отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту как, например, при работе с текстовым документом в Word. Для экспериментов надо создавать отдельные копии базы или таблиц и работать с ними.
Обычно с БД одновременно работает много пользователей. Если бы с базами работали как с документами в текстовом процессоре, то один человек, открывший файл для редактирования, монополизировал бы этот файл и блокировал бы к нему доступ других пользователей до тех пор, пока файл не будет закрыт и сохранен.
В базах данных один пользователь, вносящий изменения в базу, блокирует только одну запись, с которой он работает, причем ненадолго. Если в локальной или глобальной сети с одной базой работают несколько пользователей, то каждый может видеть в режиме реального времени те изменения, которые вносят в базу его коллеги.
Например, службы автомобильной инспекции имеют базы данных угнанных автомобилей. Тот факт, что где-то в центральной службе идет ввод новых записей об угнанных автомобилях, не мешает инспекторам на местах обращаться к базе по компьютерной сети и наводить необходимые справки. Как только ввод очередной записи завершается, она становится доступной всем инспекторам для просмотра, а некоторым (кому это положено по должности) и для редактирования.
Кнопка Создать на панели инструментов окна базы данных (или параметры Создание… в списке объектов) используется для создания новых объектов.
Рис. 6. Режимы и окно создания таблиц
