Режимы работы Access

Для того, чтобы начать работу в СУБД Access, необходимо на панели ЗАДАЧ нажать кнопку ПУСК и, открыв в главном меню Windows пункт ПРОГРАММЫ-MS OFFICE, выбрать программу MS Access и запустить её.

Сразу после запуска Access открывается окно, где предлагается выбрать один из следующих режимов работы:

- создать новую базу данных, полагаясь на своё знание Access;

- запустить МАКРОС по созданию базы данных;

- открыть существующую базу данных.

Это окно доступно только в начале работы с программой, а непосредственно при использовании программы доступ к режимам работы обеспечивается соответствующими пунктами меню или кнопками панели ИНСТРУМЕНТОВ Access .

Первые два режима обеспечивают внутримашинный этап создания БД. Создатель базы данных имеет возможность создавать в нём новые объекты, задавать их структуру, менять свойства полей таблиц, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой БД и имеет полный доступ к базе.

Включение режима создания новой базы данных сопровождается открытием окна ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ. Оно относится к стандартным окнам, которые, в частности, позволяют открывать и сохранять файлы. В этом окне необходимо: выбрать папку, указать тип файла из списка и задать имя файла. Как только вы наберёте имя файла новой базы данных и нажмёте клавишу ENTER, файл получит расширение .mdb, а программа откроет окно новой базы данных.

Файлы, сохраняемые в Access , по умолчанию попадают в создаваемую при установке Windows папку МОИ ДОКУМЕНТЫ. Для изменения используемой по умолчанию папки для файлов новой БД необходимо войти в меню СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – при этом открывается окно, где открывается вкладка ОБЩИЕ, где в поле РАБОЧИЙ КАТАЛОГ необходимо ввести путь к папке, в которой предполагается хранить новую базу данных. Эта команда доступна только при открытой БД.

По умолчанию при просмотре в Windows файлов зарегистрированного типа расширения не отображаются. Если необходимо видеть расширения файлов, надо в программах Windows ОБЗОР или МОЙ КОМПЬЮТЕР выполнить команду:

ВИД – СВОЙСТВА ПАПКИ – в окне открыть вкладку ВИД, где убрать флажок в переключателе НЕ ПОКАЗЫВАТЬ РАСШИРЕНИЯ ДЛЯ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ТИПОВ ФАЙЛОВ.

Открытое окно новой базы данных содержит шесть вкладок – объектов БД Access: ТАБЛИЦЫ, ЗАПРОСЫ, ФОРМЫ, ОТЧЁТЫ, МАКРОСЫ, МОДУЛИ. На начальном этапе это окно пусто и там доступна только одна кнопка СОЗДАТЬ. Кроме того, там имеются кнопки ОТКРЫТЬ и КОНСТРУКТОР. Это окно можно раскрыть во весь экран двойным щелчком в полосе заголовка.

Кнопка СОЗДАТЬ служит для создания новых объектов Access, и её используют проектировщики базы. При её нажатии открывается окно создания выбранного объекта (ТАБЛИЦЫ, ФОРМЫ и т.д.), где перечислены инструменты для создания.

Кнопка ОТКРЫТЬ открывает выбранный объект. Если это таблица, то её можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были введены ранее.

Кнопка КОНСТРУКТОР тоже открывает выбранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержание, а устройство. Если открыта таблица в режиме КОНСТРУКТОРА, то в неё можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления. Этот режим тоже предназначен для проектировщиков.

Режим создания новой базы данных с помощью Мастера баз данных позволяет построить БД на основе готового решения или шаблона базы данных соответствующей предметной области.

Режим открытия существующей базы данных позволяет загружать файлы БД, настроек, рабочих групп или MDE-файлы. Окно ОТКРЫТИЕ ФАЙЛА БД содержит стандартные для программы Microsoft средства поиска файлов.