Access предоставляет в распоряжение непрограммирующего пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.
Для автоматизации создания объектов БД – таблиц, запросов схемы и объектов приложения (форм, отчётов) используются специализированные средства, называемые конструктором. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Набор инструментов появляется в виде панели элементов при вызове конструктора.
Предусмотрено также автоматическое конструирование таблиц, форм, запросов, отчётов и их элементов с помощью программ мастеров и команд, начинающихся с приставки «авто». Практически для любых работ имеется мастер (wizard), список которых имеет вид: таблиц; баз данных; подстановок; простых запросов; перекрёстных запросов; по поиску дублированных записей; по поиску записей, не имеющих подчинённых; форм; отчётов; создания диаграмм; элемента управления; по анализу таблиц; сводных таблиц; по импорту; связанных таблиц; экспорта; почтовых наклеек; по защите баз данных; Web – публикаций.
Мастер таблиц предназначен для создания таблиц с помощью используемых шаблонов (заготовок). Все заготовки разбиты на две группы: для делового и личного применения. Принцип создания таблиц – отбор из всех существующих полей тех, которые должны входить в новую таблицу.
Мастер базы данных настраивает уже существующую заготовку в соответствии с требованиями пользователей. Исходным материалом при этом служат шаблоны баз данных – файлы типа .mdz . Они доступны на специальной вкладке в окне «Создание». При создании БД на основе готового решения формируется не только структура таблиц, но и связи между ними, формы, отчёты, макросы и т.д. Вот неполный перечень существующих шаблонов баз данных:
Адресная книга (ADDBOOK.MDZ);
Основные фонды (ASSETS.MDZ);
Контакты (CONTACTS.MDZ);
Мероприятия (EVTMGMT.MDZ);
Склад (IVVENTRY.MDZ);
Приём заказов (ORDPROC.MDZ);
Заказы на работы (SERVICE.MDZ) и др.
Мастер подстановок создаёт в поле таблицы раскрывающийся список значений из полей другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню ВСТАВКА – СТОЛБЕЦ ПОДСТАНОВОК или в режиме Конструктора таблиц выбором типа данных этого поля – мастер подстановок.
Мастер простых запросов позволяет создавать простые запросы на выборку или запросы на выборку в виде итогового отчёта по данным одной или нескольких таблиц.
Мастер перекрёстных запросов формирует из взаимосвязанных таблиц или запросов БД таблиц, подобную электронной, в которой одно поле используется в качестве заголовков строк, второе – столбцов, а на их пересечении размещаются итоговые данные, рассчитываемые по значению третьего поля.
Мастера по поиску дублированных записей и записей, не имеющих подчинённых, могут использоваться как для нормализации таблиц, так и в других целях в соответствии с их предназначением.
Мастера по созданию форм и отчётов упрощают и ускоряют процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчётов. В диалоге с мастером пользователю достаточно выбрать таблицы и поля, которые необходимо включить в форму, выбрать источник основной и подчинённой части формы. Мастера по разработке форм и отчётов автоматически создают инструкцию SQL, описывающую источник записей для формы или отчёта, что избавляет пользователя от подготовки специального запроса. Созданные в полях таблиц списки наследуются при включении этих полей в форму или отчёт (поле со списком). Новая форма или отчёт могут наследовать фильтр, применённый к таблице – источнику записей.
Мастер создания диаграмм обеспечивает создание в формах и отчётах диаграмм, базирующихся на данных в таблицах или запросах.
Мастера элементов управления используются для конструирования элементов управления. К ним относится мастер групп и мастер кнопок. Первый используется для создания групп переключателей, второй для создания кнопок управления в режиме конструктора.
Мастер по анализу таблиц позволяет выполнить нормализацию данных базы. Мастер разделяет ненормализованную таблицу с дублированными данными на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторений.
Наряду с мастером по анализу таблиц в меню СЕРВИС – АНАЛИЗ представлены команды:
- БЫСТРОДЕЙСТВИЕ, которая позволяет проанализировать основные характеристики объектов БД или базы в целом и выдаёт рекомендации по их изменениям для повышения эффективности работы с ней;
- АРХИВАРИУС, которая позволяет создать полное описание любого из объектов БД или базы целиком и распечатать или передать его в Word.
Мастер сводных таблиц – один из мастеров создания форм. Он вставляет сводную таблицу Excel в форму Access, используя Excel, чтобы создать объект «Сводная таблица» и Access, чтобы создать форму, в которую он вставляет объект. Сводные таблицы Excel являются мощным средством для быстрого и разностороннего анализа больших объёмов данных, которые могут объединять данные не только из таблиц Excel, но и из внешних баз. Перестраивая сводную таблицу, можно проанализировать данные в нужном разрезе, причём в форме данные будут немедленно пересчитаны в соответствии с новой настройкой. Сводная таблица, размещаемая мастером в форме, является внедрённым или связанным объектом OLE.
Мастера по импорту таблиц и объектов, вызываемые командой ФАЙЛ – ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ – ИМПОРТ, позволяют импортировать их из внешнего файла в текущую базу, выполнив элементарные действия по выбору файла и нужных объектов. Импортировать данные можно из файла другой БД Access, а также из файлов Excel, Lotus, Paradox, dBase и других баз данных, для которых на компьютере установлены драйверы ODBC. Возможен импорт текстовых файлов и HTML таблиц и списков из Internet или Intranet в таблицы Access.
Мастер связанных таблиц, вызываемый командой ФАЙЛ – СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ, создаёт в текущей БД таблицы, связанные с таблицами во внешних файлах, но в отличие от мастера по импорту, не размещает новую таблицу в файле БД, а только устанавливает связь с источником данных этой таблицы. Эта таблица наряду с другими таблицами отображается в окне БД и также доступна для обработки. Внесённые в связанную таблицу изменения переносятся и сохраняются во внешнем файле, и наоборот, внесённые в файл изменения доступны в связанной таблице.
Мастера экспорта (ФАЙЛ – ЭКСПОРТ) позволяют экспортировать объекты (только один одновременно) БД в другие БД Access, в проекты Access, в БД многих других СУБД. Кроме того, объекты могут быть экспортированы в текстовые файлы (Мастер слияний), различные электронные таблицы, опубликованы на статистических динамических страницах Internet.
Мастер наклеек автоматизирует процесс создания почтовых наклеек на основе данных таблицы или запроса и предлагает многочисленные шаблоны наклеек различных типов. Этот мастер входит в группу мастеров создания отчётов.
Мастер защиты позволяет определить новые параметры защиты БД. Он создаёт новую незащищённую БД, в которую копируются все объекты из исходной БД, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и затем защищает БД. По завершении работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам.
Мастер Web-ПУБЛИКАЦИЙ запускается командой ФАЙЛ – СОХРАНИТЬ В ФОРМАТЕ HTML и позволяет создать документ с гиперссылками на основе объектов БД. Структура такого документа зафиксирована на языке HTML и доступна для редактирования. HTML – документы незаменимы при публикациях в Intranet и на локальных дисках. Достоинством таких документов является возможность их просмотра при помощи одной из самых модных ныне программ – MS Internet Explorer.
