Создание отчетов

Запрос – это указания относительно отбора данных в таблицу-резуль­тат. Запрос можно дополнить указаниями относительно форматирования таблицы-результата, и создать тем самым объект называемый отчетом. Отчет можно создать и на основе таблицы БД. В отчет входят также указания относительно распечатки таблицы-результата. Как и другие объекты БД, отчет запоминается в ее файле.

Подчеркнем, что отчет (как и запрос) это совокупность указаний, то есть алгоритм, применяемый к таблицам БД. Это означает, что запросы и отчеты можно применять после занесения в таблицы БД новых данных. Не надо также путать отчет с таблицей-результатом. Таблицу-результат, полученную с помощью отчета, например, можно переформатировать, но отчет при этом, конечно, не изменится.

А. Создание отчетов с помощью средства «Автоотчет»

Отчеты, созданные с помощью Автоотчета не меняют структуры исходной таблицы БД (или таблицы-результата, полученной с помощью запроса).

Ход работы:

1. В окне БД выбрать вкладку «Отчеты», кнопка «Создать».

2. В окне «Новый отчет» выбрать «Автоотчет:ленточный» (тогда сохранится табличная структура данных). В нижнем поле окна задать исходную таблицу или запрос, ОК.

3. Дать отчету имя: Файл, Сохранить как… .

4. Просмотр результата: кнопка «Просмотр» или двойной щелчок на имени отчета в окне БД.

5. Подготовка к печати: задать поля, число столбцов на странице и другие параметры (Файл, Параметры страницы). Просмотреть разбивку на страницы перед печатью: кнопка «Просмотр», использовать одну из кнопок «Одна страница», «Две страницы», … .

Редактирование отчета: указать отчет, кнопка «Конструктор». С помощью «Конструктора» можно полностью изменить формат таблицы-ре­зультата. Например, получив указатель мыши в виде ладони, можно буксировать текстовые поля на другое место.

Б. Создание отчета с помощью «Мастера»

С помощью «Мастера» можно создавать таблицы, которые отличаются от исходных компоновкой данных (пример – на рисунке 18). Начало работы: в окне БД выбрать вкладку «Отчеты», дважды щелкнуть «Создание отчета с помощью мастера». Дальнейшая работа разбирается ниже в упражнении 9.

Созданный отчет можно редактировать с помощью «Конструктора», а затем подготовить к печати, как это описано в конце предыдущего раздела. Другой вариант, редактирование средствами WORD, описан в упражнении 9.

УПРАЖНЕНИЕ 9: создание отчета с помощью «Мастера»,