Создание базы данных

Допустим, в городе имеется библиотека, которая осуществляет выдачу книг читателям. Для хранения информации о книгах, учета их выдачи и возврата создадим базу данных «Библиотека». База данных состоит из трех таблиц: Книги, Читатели и Учет выдачи и возврата книг.

Запустите программу Microsoft Access (Пуск/Программы/Microsoft Office/Microsoft Access). Выберите пункт меню Файл/Создать/Новая база данных. В открывшемся диалоговом окне перейдите к своей рабочей папке и задайте имя новой базы данных: Библиотека. Убедитесь, что выбран тип файла Базы данных Microsoft Access (Рисунок 1).

Рисунок 1. Создание базы данных

Щелкните на кнопке: Создать. Откроется окно новой базы данных.

Откройте панель Таблицы. Дважды щелкните на значке: Создание таблицы в режиме конструктора – откроется бланк создания структуры таблицы. Для таблицы Книги введите поля (Таблица 1).

Таблица «Книги» в режиме Конструктор

Таблица 1

Для связи с будущими таблицами необходимо задать ключевое поле. Ключевое поле – это поле базы данных, значение которого является уникальным. Критерию уникальности могут удовлетворять только записи в поле: Регистрационный № книги. Фамилии авторов, названия книг, а тем более тематика и издательство могут повторяться. Выделите поле «Регистрационный № книги», щелкните по нему правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт: Ключевое поле(Рисунки 2-3).

Рисунок 2. Задание ключевого поля

Слева от поля, заданного ключевым, появится значок .

Рисунок 3. Ключевое поле

Сохраните таблицу Файл/Сохранить. Задайте таблице имя: Книги. Закройте сохраненную таблицу Книги.

Создайте таблицу для учета читателей библиотеки. Дважды щелкните на значке: Создание таблицы в режиме конструктора. Задайте поля будущей таблицы Читатели (Таблица 2).

Таблица «Читатели» в режиме Конструктор

Таблица 2

В данной таблице явно претендуют на уникальность два поля – № читательского билета и Паспортные данные. Необходимо выбрать из них одно в качестве ключевого. Логично для таблицы, ведущей учет читателей библиотеки в качестве ключевого поля назначить ключевым поле «№ читательского билета». Установите курсор на поле № читательского билета и щелкните левой кнопкой мыши на кнопке ключевое поле панели инструментов . Сохраните таблицу. Задайте ей имя: Читатели.

Аналогично предыдущим двум создайте третью таблицу – Учет выдачи и возврата книг (Таблица 3).

Таблица «Учёт выдачи и возврата книг» в режиме Конструктор

Таблица 3

Необходимо задать ключевое поле, прежде чем сохранить таблицу. Поскольку в данной таблице ни одно поле не может претендовать на уникальность, используем в качестве ключа комбинацию полей «Регистрационный № книги», «№ читательского билета» и «Дата выдачи». Такая комбинация носит название составного ключа. Выделите три поля, щелкая на поле левой клавишей мыши и, одновременно удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните на кнопке ключевое поле панели инструментов . Составной ключ представлен на рисунке 4.

Рисунок 4. Составной ключ таблицы «Учёт выдачи и возврата книг»

Сохраните таблицу, задав ей имя – Учет выдачи и возврата книг.

Окно базы данных выглядит теперь таким образом (Рисунок 5).

Рисунок 5. Окно базы данных «Библиотека»

Прежде чем заполнить таблицы данными, необходимо создать связи. Для этого воспользуемся редактором связей Microsoft Access. Откройте пункт меню Сервис/Схема данных. Перед вами открылось диалоговое окно Добавление таблицы. Добавьте три созданные таблицы в схему данных. Для этого отметьте их, удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажмите кнопку Добавить(Рисунок 6).

Рисунок 6. Добавление таблиц в редактор связей «Схема данных»

Все три таблицы отобразились с схеме данных (Рисунок 7)

Рисунок 7. Окно схемы данных

Теперь создадим связи между таблицами. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на ключевом поле таблицы Книги (Регистрационный № книги) и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, перетащите его на поле с таким же названием в таблице Учет выдачи и возврата книг. Откроется окно Изменение связей (Рисунок 8).

Рисунок 8 Изменение связей

Поставьте галочку Обеспечение целостности данных, как показано на рисунке 8, и нажмите кнопку: Создать. Между таблицами «Книги» и «Учет выдачи и возврата книг» создалась связь один ко многим (Рисунок 9).

Рисунок 9. Связь один ко многим

Это означает, что одну книгу может прочитать множество читателей, что нам и надо, ведь мы создаем базу данных «Библиотека». Таблица «Книги» является главной по отношению к таблице «Учет выдачи и возврата книг», а таблица «Учет выдачи и возврата книг» является подчиненной по отношению к таблице «Книги».

Аналогично создайте связь между таблицами «Читатели» и «Учет выдачи и возврата книг» по полю «№ читательского билета» (Рисунок 10).

Рисунок 10. Схема данных

Сохраните схему данных Файл/Сохранить.

Заполните таблицы данными. Сначала нужно вводить данные в главные таблицы (связь – 1), затем – в подчиненные (связь – ∞).

Откройте таблицу Книги в режиме ввода данных двойным щелчком мыши на ярлыке таблицы Книги. Откроется таблица в режиме ввода данных (Рисунок 11).

Рисунок 11 Таблица «Книги» в режиме ввода данных

Введите в таблицу 6 записей, как показано на рисунке 12.

Рисунок 12. Заполнение таблицы «Книги»

Закройте таблицу. Введенные данные в ней сохранятся. Заполните данными следующую таблицу – Читатели. Сделайте 5 – 6 записей. В качестве читателей введите студентов своей группы. Обратите внимание, что в поле «№ читательского билета» данные не повторяются. Заполненная таблица Читатели выглядит примерно так (Рисунок 13).

Рисунок 13. Заполнение таблицы «Читатели»

Заполните данными таблицу «Учет выдачи и возврата книг», как на рисунке 14.

Рисунок 14. Заполнение таблицы «Учёт выдачи и возврата книг»