Создание запросов

Запросы – это важнейший инструмент любой системы управления базами данных. Запросы служат для выборки данных из таблиц, удовлетворяющих заданному условию. Запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах. Кроме этого, можно создавать запросы, модифицирующие данные в таблицах.

2.1 Вывести на экран авторов и названия книг – учебников.

Создадим запрос на выборку. Откройте панель Запросы в окне базы данных Библиотека. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на значке Создание запроса в режиме конструктора. Откроется бланк запроса. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы (Рисунок 15).

Рисунок 15. Добавление таблицы

Отметьте таблицу Книги и щелкните на кнопке: Добавить. Закройте окно Добавление таблицы. Создадим запрос, в котором будут выводиться на экран Автор и название книг – учебников. В списке полей таблицы выберите поле Автор и перетащите его, удерживая нажатой левую клавишу мыши в поле запроса. Обратите внимание, что таблица Книги в имени таблицы появилась автоматически. Перенесите в поле запроса также поля Название и Тема. У вас должно получиться, как на рисунке 16.

Рисунок 16. Создание запроса в режиме конструктора

Выполните запрос. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Запуск . Результат выполнения запроса отобразится в виде таблицы (Рисунок 17).

Рисунок 17. Запрос на выборку

Но в этой таблице отобразились все книги, а нам нужны только учебники. Вернитесь в режим конструктора нажатием кнопки на панели инструментов . В строке Условие отбора в поле Тема напишите Учебник(Рисунок 18).

Рисунок 18 Запрос на выборку с условием отбора

Запустите запрос на выполнение. Теперь в таблице отображаются только учебники. Поскольку мы знаем, что в этом запросе будут отображаться на экране только учебники, уберите флажок Вывод на экран (Рисунок 19).

Рисунок 19 Запрос на выборку

Выполните запрос. У вас должна получиться следующая таблица (Рисунок 20).

Рисунок 20. Результат выполнения запроса

Сохраните запрос, нажав кнопку . Назовите его Учебники(Рисунок 21).

Рисунок 21 Сохранение запроса

2.2 Вывести на экран Фамилии и адреса читателей, получавших книги в библиотеке в феврале 2007 года.

Запрос предусматривает выбор данных из двух таблиц. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на значке Создание запроса в режиме конструктора. Добавьте в бланк запроса таблицы «Читатели» и «Учет выдачи и возврата книг». Связь между таблицами отобразится автоматически (Рисунок 22).

Рисунок 22. Бланк запроса «Дата выдачи: февраль»

Добавьте в поле запроса поля Фамилия и Адрес из таблицы Читатели и поле Дата выдачи из таблицы Учет выдачи и возврата книг. Необходимо задать условие отбора по полю Дата выдачи – февраль. Но так мы записать не можем. Воспользуемся оператором Between. Он позволяет задавать верхнюю и нижнюю границы значений поля. В поле Дата выдачи в условии отбора запишите Between 01.02.2007 and 28.02.2007 и запустите запрос на выполнение. Результат выполнения запроса показан на рисунке 23.

Рисунок 23. Результат выполнения запроса «Дата выдачи: февраль».

Сохраните запрос, задав ему имя – «Дата выдачи: февраль».

2.3 Выдать на экран все данные по книгам, автора которых пользователь вводит с клавиатуры.

Создадим запрос с параметром. При выполнении этого запроса, пользователь вводит условие отбора в диалоговом окне. Добавьте в бланк запроса таблицу «Книги». Выберите все поля таблицы, как показано на рисунке 24.

Рисунок 24. Бланк запроса «Книги одного автора»

В строке Условие отбора в поле Автор напишите [Введите автора книги] (Рисунок 25). Запустите запрос на выполнение. Перед вами диалоговое окно. Введите в него фамилию автора, например, Желязны (Рисунок 26). Все данные о книгах указанного автора будут выведены на экран (Рисунок 27). Сохраните запрос под именем «Книги одного автора».

Рисунок 25. Условие отбора

Рисунок 26. Ввод условия отбора Рисунок 27. Результат выполнения

в диалоговое окно запроса с параметром

2.4 Подсчитать и вывести на экран данные, сколько раз каждый читатель библиотеки брал книги по определенным темам.

Создадим перекрестный запрос. Результат его выполнения – таблица по типу Microsoft Excel. Для создания перекрестного запроса дважды щелкните левой кнопкой мыши на значке Создание запроса в режиме конструктора. Добавьте в запрос все три таблицы. Связи между таблицами отображаются автоматически (Рисунок 28). Добавьте в поле запроса Рисунок 28. Бланк запроса

поле «Фамилия» из таблицы Читатели, поле «Тема» из таблицы Книги и поле «№ читательского билета» из таблицы Учет выдачи и возврата книг.

Измените тип запроса: меню Запрос/Перекрестный. Появились новые стоки – Групповые операции и Перекрестная таблица. В строке Перекрестная таблица назначьте: поле Фамилия – Заголовки строк, поле Тема – Заголовки столбцов, как показано на рисунке 29.

Рисунок 29 Создание перекрёстного запроса

Для поля «№ читательского билета» в стоке Групповые операции выберите функцию Count, а в строке Перекрестная таблица – Значение. Запустите запрос на выполнение. Результат отобразится в виде таблицы (Рисунок 30).

Рисунок 30. Перекрёстный запрос

Сохраните запрос. Задайте ему имя – Перекрестный.

2.5 Подсчитать количество книг каждого издательства в библиотеке.

Создадим итоговый запрос. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на значке Создание запроса в режиме конструктора. Добавьте таблицу Книги. Выберите поля – Издательство и Регистрационный № книги. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке меню Групповые операции или выберите меню Вид/Групповые операции. В строке Группировка в поле Регистрационный № книги задайте Рисунок 31. Итоговый запрос функцию Count. (Рисунок 31). Данная функция считает количество записей в группе.

Запустите запрос на выполнение. Результатом выполнения запроса будет таблица (Рисунок 32).

Рисунок 32. Результат выполнения итогового запроса

Сохраните запрос. Задайте ему имя – Издательство.

2.6 Часто бывает, что необходимо выбрать фамилии на определенную букву. Например, необходимо вывести на экран данные о читателях, фамилия которых начинается на букву П. Для этого воспользуйтесь условием отбора по полю Фамилия: П*. Создайте запрос самостоятельно. Результат выполнения запроса должен быть, как на рисунке 33.

Рисунок 33. Запрос на выбор читателей с фамилией на букву П

Формы

Форма – это созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в таблицу базы данных. Создадим форму для ввода и корректировки данных таблицы Книги. Откройте панель формы базы данных Библиотека. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на значке Создание формы с помощью мастера. Откроется диалоговое окно Создание форм (Рисунок 34).

Выберите таблицу Книги (Рисунок 35).

Рисунок 34. Мастер форм Рисунок 35. Выбор таблицы

Выберите все поля таблицы Книги. Для этого щелкните мышью на кнопке и нажмите кнопку Далее. Задайте внешний вид формы – Выровненный и снова нажмите кнопку Далее. Выберите стиль формы по своему усмотрению и нажмите кнопку Далее. Задайте имя формы – Книги и нажмите кнопку Готово. Перед вами форма «Книги» в режиме ввода и корректировки данных (Рисунок 36).

Рисунок 36. Форма «Книги»

Пролистайте записи. Убедитесь, что форма отображает данные из таблицы Книги.

Отчеты

Для вывода данных на печать применяются отчеты. С помощью отчетов можно вывести на печать данные из одной или нескольких таблиц, а также из запросов. Откройте панель Отчеты базы данных Библиотека. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на значке Создание отчета с помощью мастера. Откроется диалоговое окно Создание отчетов(Рисунок 37).

Рисунок 37. Создание отчёта с помощью мастера отчётов

Выберите таблицу Книги. Все поля из таблицы переместите в поле отчета, нажав левой кнопкой мыши и нажмите кнопку Далее. В окне Уровни группировки выберите поле Автор и нажмите кнопку . Поле Автор переместится вправо (Рисунок 38). Нажмите кнопку Далее

Отсортируйте книги по регистрационному номеру и нажмите Далее. Выберите вид макета для отчета: Ступенчатый, ориентация страницы Книжная и нажмите кнопку Далее. Выберите стиль по своему усмотрению и нажмите Далее. Назовите отчет Книги и нажмите Готово. Перед вами отчет в режиме просмотра (Рисунок 39).

Рисунок 38. Задание уровня группировки

Рисунок 39. Отчёт в режиме просмотра

Не совсем хорошо, что не видно полностью заголовок поля «Регистрационный № книги». Для исправления перейдите в режим конструктора, нажав . Перед вами отчет в режиме конструктора. В верхнем колонтитуле уменьшите размер отображения для заголовка Автор и увеличьте для «Регистрационный номер книги», как показано на рисунке 40.

Рисунок 40. Корректировка отчёта в режиме конструктора

Также можно немного подвинуть влево «Регистрационный номер книги» в области данных отчета. Вернитесь в режим просмотра, нажав на панели инструментов. Отчет представлен на рисунке 41.

Рисунок 41. Отчёт «Книги»

Сохраните изменения Файл/Сохранить. Закройте отчет.