Тема:Робота з базами даних та таблицями. Створення міжтабличних зв'язків. Сортування, пошук та відбір даних у таблицях.
Мета: уміти зв’язувати таблиці двома способами, а саме використовуючи Мастер подстановок та Схема данных. Уміти переглядати схему даних, змінювати зв’язки між таблицями, вилучати зв’язки. Уміти вилучати перейменовувати, копіювати таблиці у вікні бази даних. Опанувати операції сортування, пошуку та фільтрації даних.
Питання для вивчення:
1. Міжтабличні зв’язки
2. Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Мастер подстановок
3. Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Схема даннях
4. Робота з таблицею у вікні бази даних
5. Сортування даних таблиць
6. Пошук даних
7. Фільтрація даних в таблицях
Теоретичні відомості:
Міжтабличні зв’язки
Access створює реляційні бази даних, які дозволяють об’єднувати інформацію з різних таблиць. Необхідно встановити взаємозв’язки між таблицями, записи яких логічно пов’язані. Створивши таблиці та визначивши ключі для кожної з них, задають зв’язки і на їх основі можна брати дані з кількох таблиць та вміщувати їх в одну форму, запит або звіт.
Існує два основних способи зв’язувати дані – за допомогою полів підстановки та шляхом визначення зв’язків у діалоговому вікні Схема даных.
Між двома таблицями можна встановити чотири типи зв’язків: “один-до-одного”, “один-до-багатьох”, “багато-до-одного” та “багато-до-багатьох”.
“один-до-одного” – кожному запису першої таблиці ставиться у відповідність єдиний запис з іншої таблиці, і навпаки. Відповідність встановлюється у результаті пошуку в полі, яке є первинним ключем однієї з таблиць, значення поля, що називають зовнішнім ключем іншої таблиці.
“один-до-багатьох” – первинний ключ однієї таблиці зв’язується із зовнішнім ключем іншої (значення поля можуть повторюватися). При цьому кожному запису однієї таблиці ставиться у відповідність декілька записів іншої.
“багато-до-одного” – декільком записам однієї таблиці ставиться у відповідність єдиний запис у іншій таблиці. Відповідність встановлюється за полем першої таблиці, яке є зовнішнім ключем, та полем другої таблиці, яке є первинним ключем.
“багато-до-багатьох” – декільком записам однієї таблиці ставиться у відповідність декілька записів з іншої таблиці. Відповідно поля обох таблиць, по яким відбувається зв’язок, є зовнішніми ключами і можуть містити значення, що повторюються.
Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Мастер подстановок
Для створення зв'язку між таблицями можна використати Мастер подстановок. Порядок установлення зв'язків будемо розглядати на прикладі двох таблиць, які зберігаються у файлі Ваsа2: таблиця Список (табл. 1), таблиця Консультация (табл. 2).
Розв'яжемо таку задачу: поле Предмет з таблиці Список підставимо у таблицю Консультация. Ця задача може бути вирішена так.
1. У вікні бази даних файла Basa2 відкриємо структуру таблиці Консультация у режимі Конструктора. Додаємо ще одне поле з будь-яким іменем, наприклад, ім'я Предмет. Далі відкриємо значення Тип данных, де останнім є рядок Мастер подстановок. Після активізації програми Мастер подстановок на екрані відкривається вікно цієї програми. У цьому вікні перемикач необхідно встановити у положення Таблица или запрос ... і після цього натиснути кнопку Далее.
2. У вікні будуть показані всі таблиці бази даних за винятком тієї, в яку буде зроблена підстановка поля (для розглянутого прикладу це Консультация). Але для файла Basa2це тільки одна таблиця, а саме таблиця Список. Виділяємо рядок, у який записано Список, і натискаємо кнопку Далее.
3. Вміст вікна Мастер подстановок зміниться і набере вигляду, який показано на мал. 3. У цьому вікні ліворуч розташовані доступні поля таблиці Список. Необхідно виділити те поле, над яким здійснюються операція підстановки. У даному випадку це поле - Предмет. Кнопкою одинарна стрілка ліворуч поле повертається у лівий список. Така необхідність виникає, наприклад, у тому випадку, коли була допущена помилка. Після перенесення поля Предмет необхідно натиснути кнопку Далее.
Мал. 3
4. У вікні можна відрегулювати ширину стовпців (у даному випадку стовпця Предмет). Для цього мишу встановлюють в область заголовка поля так, щоб курсор набрав відповідного вигляду. Після цього натискують клавішу миші, і миша переміщується до досягнення необхідної ширини поля. Потім клавішу відпускають і натискають кнопку Далее.
5. У цьому вікні потрібно задати підпис для стовпця підстановки. Залишимо те саме слово - Предмет і натиснемо кнопку Готово.
6. Після цього на екрані з'явиться вікно Мастер подстановок, у якому необхідно підтвердити необхідність збереження таблиці, тобто натиснути кнопку Да. У результаті виконаних дій з'явиться вікно, зображене на мал. 4.
Мал. 4
Слід звернути увагу на те, що змінився тип поля, а на вкладці Подстановка наведені характеристики того поля, яке приєднується до Консультация. Закрийте вікно структури таблиці Консультацияі відкрийте її для перегляду. Зазначимо, що у цій таблиці з’явиться поле Предмет. Клацніть кнопкою миші в позиції першого рядка цього поля і розкрийте список його значень. Вікно набере вигляду, зображеного на мал. 5.
Переконайтесь у тому, що у даному списку зберігаються всі значення поля Предметзв'язаної таблиці Список.Тепер кожне з цих значень може бути перенесено у поточну комірку поля Предмет.
Мал. 5
Таким чином, поставлене завдання виконано. Поле Предметприєднано до таблиці Консультация.
Щоб переконатися в наявності зв'язку між таблицями, відкриємо меню Сервис,у якому виконаємо команду Схема данных.З'явиться вікно Схема данныхзі зв'язками між таблицею Список ітаблицею Консультация,зображене на мал. 6. Зв'язок між таблицями у цьому вікні показано лінією, яка з'єднує ключеві поля таблиць.
Мал. 6
Надалі робота з таблицями буде здійснена з урахуванням встановлених зв'язків.
Щоб прибрати зв'язок між таблицями, необхідно клацнути лінію, яка з'єднує таблиці (мал. 6) так, щоб вона стала жирною, потім потрібно клацнути правою клавішею миші. З'явиться контекстне меню, в якому необхідно виконати команду Удалить связь.Далі потрібно підтвердити необхідність знищення зв'язку, закрити вікно Схема данныхі продовжити роботу з базою даних.
Система Access дозволяє приєднати до іншої таблиці не тільки одне поле, але й декілька. Методика виконання такої операції аналогічна розглянутій вище.
Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Схема данных
Необхідно закрити всі відкриті таблиці. Не дозволяється створення або вилучення зв'язків між відкритими таблицями. В вікні бази даних натиснемо кнопку Схема данных на панелі інструментів. Відкривається вікно Схема даних. Якщо є збережений макет схеми даних, цей макет буде виведений на екран. Якщо збереженого макету схеми даних немає, то відкривається вікно діалогу Добавленные таблицы, що дозволяє додати таблиці або запити в вікно Схема данных.
Створення між табличних зв’язків:
1. Якщо у базі даних будуть відсутні певні міжтабличні зв'язки, автоматично відкривається вікно діалогу Добавление таблицы. Якщо вимагається додати таблицю в вікно Схема данных, а вікно діалогу Добавление таблицы не відкрите, то потрібно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів.
2. Далі треба вибрати імена таблиць, що додаються і натиснути кнопку Добавить і закрити вікно діалогу.
3. Для зв'язування полів треба вибрати поле в одній таблиці і перемістити його за допомогою миші на відповідне поле в іншій таблиці. В більшості випадків зв'язують ключове поле (наведене в списку полів напівжирним шрифтом) однієї таблиці з відповідним йому полем (яке часто має те ж саме ім'я), що називають полем зовнішнього ключа в іншій таблиці. Зв'язані поля не обов'язково повинні мати однакові імена, однак, вони повинні мати однакові типи даних і мати значення одного типу. Крім того, поля, які зв’язують, тип Числовойповинні мати однакові значення властивості Размер поля.
4. Після цього відкривається вікно діалогу Связи. Тут потрібно перевірити правильність імен полів, які виводяться в двох стовпцях бланку в вікні зв'язків. При необхідності, вибрати в осередках бланку інші імена полів. Створюється зв'язок натиском кнопки Создать.
Це повторюється для кожної пари таблиць.
В вікні Схема данных користувач має можливість виконати наступні операції:
Змінити існуючий зв'язок.
Усунути зв'язок.
· Усунути таблицю з вікна Схема даних.
· Вивести на екран всі існуючі зв'язки або зв'язки тільки для конкретної таблиці.
При спробі закрити вікно Схема данных виводиться запрошення зберегти поточний макет схеми даних. Незалежно від збереження поточного макету створені зв'язки будуть збережені в базі даних.
Для зв'язування поля таблиці з іншим полем в тій же таблиці слідує двічі додати таблицю в вікно Схема данных.
