Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия.
1.На вкладке Созданиев группе Отчеты щелкните Пустой отчет. В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access – область Список полей.
2. В области Список полей щелкните знак «плюс» (+) рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.
3. По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
4. С помощью инструментов, представленных в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.
Разделы отчета.В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.
Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом. Верхний колонтитул.Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы.Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Область данных.Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы.Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.
Нижний колонтитул. Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание отчета.Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.
Для вставки заголовка в форму и отчет нужно выполнить следующие действия:
1. Откройте форму или отчет в режиме макета. 2. На вкладке Форматирование в группе Элементы управления выберите
команду Заголовок. В заголовок формы или отчета будет добавлена новая
надпись. В качестве заголовка будет отображаться имя формы или отчета. 3. При создании надписи текст в ней автоматически выделяется, чтобы можно
было при необходимости ввести нужный заголовок. 4. После этого нажмите клавишу Ввод
Для того, чтобы отпечатать отчет нужно выполнить следующие действия:
1.Откройте отчет в любом режиме или выделите его в области переходов.
2.Щелкните значокКнопка Microsoft Office , а затем выберите командуПечать. Откроется диалоговое окно Печать.
3.Задайте нужные параметры: принтер, диапазон печати и количество копий.
4.Нажмите кнопку ОК.
Рис. 2.13. Окно для отправки отчета по электронной почте.
Отчет можно не выводить на печать, а отправить его получателю в виде сообщения электронной почты (рси.2.13). В этом случае нужно выполнить следующие действия. 1.В области переходов щелчком мыши выберите отчет, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Электронная почта.
2.В диалоговом окнеОтправка объекта выберите в списке Выбор форматавывода нужный формат файла. Появится следующее соответствующее диалоговое окно.
3.Введите необходимые сведения в остальных диалоговых окнах.
4.В окне приложения электронной почты заполните необходимые поля сообщения и
