Создание простого отчета

Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. На рис.2.11 показано окно для создания простого отчета. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов- это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Рис. 2.11. Окно создания отчета

Источники записей. Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в отчете содержится информация о макете отчета: подписях, заголовках, рисунках и т. п. Таблицы и запросы, содержащие базовые данные, называются источником записей отчета. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Рис. 2.12. Окно создания отчета с помощью средства «Отчет»

На рисунке 2.12. показан вариант формирования отчета с названием «Клиент». Данные выбираются из соответствующей таблицы, записи которой показаны ниже формы. Средство «Отчет»-это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет. Приложение Access создаст отчет и

отобразит его в режиме макета.

3. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и отправка его по электронной почте.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей- таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.