Создание таблиц.

Однотабличные базы данных.

Задание.

В спортивной школе необходимо вести учет личных дел спортсменов. Требуется хранить в базе данных информацию о фамилии, имени, отчестве спортсмена, дате рождения, поле, названии посещаемой секции, фамилии тренера, спортивные достижения (1-й разряд, 2-й разряд, кандидат в мастера спорта, мастер спорта, олимпийский чемпион и т.д.), домашний телефон, адрес места жительства. Каждое личное дело имеет свой уникальный номер.

Создание любой базы данных (БД) начинается с создания файла БД и присвоении ему имени. Для этого:

1. Откройте программу Access. Выполните команду Файл/Создать. В появившемся справа окне Созданиевыберите пункт Новая база данных.
2. В раскрывшемся окне Файл новой базы данных присвойте имя файлу База данных спортивной школы и выберите папку, в которой он будет храниться. Нажмите кнопку Создать.

Затем создаем таблицы БД.

Создание таблиц.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов:

1 этап. Создание структуры таблицы, то есть описания типа всех полей таблицы (текстовый, числовой, денежный, дата и т.д.). Этот этап выполняется в режиме Конструктора. После создания структуры при закрытии таблицы пользователю будет предложено сохранить ее и присвоить ей имя. Далее появится окно, где будет предложено создать ключевое поле. Если в БД имеется поле, которое уникально определяет каждую запись в таблице (то есть не будет одинаковых записей), в нашем случае это поле №личного дела, то нужно ответить нет, в противном случае – да. В последнем случае в таблице появится новое поле – Код(тип – счетчик), которое уникально пронумерует все записи и исключит возможность повторяющихся записей.

2 этап. Ввод данных в таблицу, который осуществляется в режиме Открыть.

Для создания таблицы выполните следующие действия:

1. Выберите слева вкладку Таблицыи дважды щелкните по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора.

2. В окне Таблица1: таблицавведите имя поля и тип данных в соответствии с таблицей 1. В окне Свойства поляво вкладке Общиеукажите размер поля, то есть допустимое количество символов. По умолчанию оно равно 50. В столбце Описание могут быть помещены любые комментарии и заполнение его необязательно. Для даты рождения необходимо задать Формат поля, выбрав Краткий формат даты в предложенном списке.

Таблица 1.

Таким образом, вы создали структуру своей таблицы

3. Закройте таблицу и в окне Сохранениеприсвойте ей имя Спортсмены.На предложение Создать ключевое полев данном случае следует ответить Нет, так как поле №личного дела уникально определяет каждую запись и не допускает повторения одинаковых записей.

4. Далее необходимо заполнить таблицу данными.. Для этого выделите таблицу Спортсмены и выберите режим Открыть. При вводе данных перемещение от одного поля к соседнему, а так же в начало следующей записи выполняется клавишей Tab. Редактировать данные в ячейке можно как с полной, так и с частичной их заменой. Для удаления записи надо выделить ее и выполнить команду меню Правка/Удалить. Если запись не помещается в поле, увеличьте его ширину с помощью мыши. Из таблицы видно, что данные в полях Секция, Тренери Достиженияповторяются. В таких случаях для облегчения ввода целесообразно привести эти поля к виду Поля со списком.Покажем это на примере поля Секция.Закройте таблицу Спортсменыи создайте новую таблицу, содержащую только одно поле Секция.Присвойте таблице имя Виды секций.Ключевое поле задавать в данном случае не следует. Откройте таблицу Виды секций и заполните данными:

· плавание

· фигурное катание

· гимнастика

Затем откройте таблицу Спортсменыв режиме конструктора. Выделите поле Секцияи во вкладкеПодстановкаукажите тип поля Поле со списком. В открывшемся окне свойств поля со списком укажите:

· Тип источника строк – Таблица или запрос

· Источник строк – Виды секций.

В этом случае не будет необходимости вводить с клавиатуры названия секций, нужно будет их выбирать из раскрывающегося списка, щелкнув по треугольнику в правом углу поля Секция. Закройте таблицу Спортсмены, на вопрос о сохранении изменений ответьте Да. Затем откройте таблицу Спортсмены в режиме таблицы. При щелчке по полю Секцияраскрывается список, из которого можно выбирать необходимые данные. По такой же методике приведите поля Тренери Достиженияк виду поля со списком.

Введите данные, как показано в таблице 2.

Таблица 2.

Для того, чтобы значение в поле располагалось на нескольких строках, нужно увеличить ширину записи на необходимую величину.