ЭКСПОРТ ОТЧЕТА В ДОКУМЕНТ WORD

При необходимости, созданный в Ms Access 2007 отчет можно преобразовать в документ Ms Word 2007. Данный процесс осуществляется с помощью мастера экспорта. Мастер экспорта создаст копию данных выбранного отчета и преобразует их в формат RTF, пытаясь как можно точнее сохранить соответствие данных в исходном отчете с их представлением в документе Ms Word 2007. Перед экспортом отчета рекомендуется просмотреть еще раз все данные, чтобы исключить возможность содержания в нем ошибок, которые при переносе будут заменены значением Null. Если экспорт осуществляется в уже существующий документ Ms Word, то перед выполнением данной операции его нужно закрыть.

Экспортировать отчет из Ms Access в документ Ms Word можно, выполнив несколько последовательных действий:

1. В области переходов выделить отчет, который необходимо экспортировать.

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт из списка доступных для экспорта форматов выбрать команду Экспорт в файл RTF.

3. В окне мастера экспорта нужно указать имя конечного документа и место его сохранения. Полученный документ целесообразно просмотреть сразу же после завершения преобразования, для этого необходимо установить флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта и нажать кнопку ОК (Рис. 78).

Рис. 78. Окно мастера экспорта

4. После завершения экспорта, ход которого отображается в полосе прогресса, откроется последнее окно мастера Сохранение шагов экспорта (Рис. 79). В этом окне нужно установить флажок Сохранить шаги экспорта для сохранения основных параметров экспорта, чтобы позволить быстро повторить экспорт без использования мастера.

Рис. 79. Сохранение операции экспорта

5. В поле Сохранить как нужно указать имя, под которым будет сохранена операция экспорта. В поле Описание можно указать дополнительную информацию об операции. Например, указать, для чего предназначен этот отчет.

6. Если сохраняемую операцию экспорта требуется регулярно повторять через определенные интервалы времени, нужно установить флажок Создать задачу Outlook, а затем нажать кнопку Сохранить экспорт. В результате будет создана задача, которая позволит повторять операцию экспорта в будущем.

7. По окончании настройки параметров нажать кнопку Сохранить экспорт.