СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МАСТЕРА

Мастер отчетов – это средство, позволяющее легко создавать отчет в соответствии с требованиями пользователя. Созданный с помощью мастера отчет может содержать записи как из нескольких связанных между собой таблиц, так и из созданных ранее запросов. Кроме того, все данные можно сгруппировать и отсортировать.

С помощью мастера отчетов создается в несколько этапов.

В начале необходимо запустить мастер отчетов, а затем следовать его указаниям.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты нажать кнопку Мастер отчетов. Появится окно Создание отчетов.

2. В раскрывающемся списке источника записей необходимо выбрать необходимую таблицу или запрос (Рис. 71).

Рис. 71. Окно Создание отчетов

3. Из списка доступных полей нужно выбрать те поля, которые должны быть отражены в отчете.

4. На следующем этапе необходимо выбрать поля, которые требуется сгруппировать. Выбор полей для группировки данных осуществляется двойным щелчком кнопки мыши на именах необходимых полей.

5. Для каждого выбранного поля можно задать нужный интервал группировки. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка, а затем в появившемся окне выбрать интервал группировки (Рис. 72).

Рис. 72. Задание интервала группировки для выбранного поля

6. Следующая страница мастера отчета позволяет выполнить сортировку данных определенным образом. Для этого нужно выбрать поле и указать требуемый вид сортировки (Рис. 73).

Рис. 73. Выбор порядка сортировки данных в отчете

7. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то можно воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итоги в окне выбора порядка сортировки.

8. В появившемся окне Итоги будут представлены поля, для которых можно подвести итоги. Напротив соответствующих полей нужно установить флажки для тех функций, которые будут использоваться для вычислений в этих полях (Рис. 74).

Рис. 74. Окно Итоги

9. В этом же окне можно выбрать вид представления итогов в отчете. Для этого в группе Показать необходимо установить флажок напротив одного из вариантов:

Ø Только итоги – в этом случае будут представлены только вычисленные значения;

Ø Данные и итоги – отображение итоговых значений с подробными сведениями.

10. Следующая страница мастера отчетов позволяет выбрать вид макета отчета и установить параметры страницы (рис. 75).

Рис. 75. Окно выбора вида макета и параметров страницы

11. Следующее окно мастера отчетов позволяет выбрать стиль оформления отчета. Для этого нужно щелкнуть кнопкой мыши на понравившемся стили. В правой части окна отразится эскиз отчета, соответствующий выбранному стилю (Рис. 76).

Рис. 76. Окно выбора стиля отчета

12. В завершение создания отчета необходимо выбрать заголовок, который будет отображен в начале отчета и вместе с тем станет названием документа при сохранении созданного отчета (Рис. 77).

Рис. 77. Окно выбора заголовка отчета

13. Перед сохранением отчета его можно просмотреть в режиме просмотра отчета, который дает представление о том, как будет выглядеть готовый отчет на бумаге.