АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА НА ОСНОВЕ ДАННЫХ ТАБЛИЦЫ ИЛИ ЗАПРОСА

Наиболее простым способом создания отчета является инструмент автоматического генерирования отчетов. Данное средство позволяет сформировать отчет, включающий в себя все необходимые записи используемой таблицы или запроса. Отчет может быть изменен и сохранен в нужном виде.

Автоматически создать отчет можно следующим образом:

1. Выбрать источник записей, на основе которых требуется создать запрос. Для этого нужно в области переходов щелчком кнопки мыши выделить необходимую таблицу или запрос.

2. Нажать кнопку Отчет на вкладке Создание в группе Отчеты. Программа Ms Access автоматически создаст отчет на основе выбранных данных и отразит его в режиме макета (Рис. 70).

Рис. 70. Пример табличного макета отчета

Режим макета позволяет легко редактировать и видоизменять отчет, регулировать размеры столбцов, добавлять нужные поля, а также менять их местами. Кроме того, в режиме макета можно задавать практически любое размещение полей и записей, но чаще всего данные представляются в виде таблицы или в столбец.

Макет внешне напоминает обычную таблицу, каждая ячейка которой содержит определенную информацию, причем подписи отображаются в верхней ее части, а данные распределяются по столбцам (Рис. 70).

Отчет в виде таблицы удобен в тех случаях, когда он состоит из небольшого количества полей, которые можно отобразить в виде простого списка.

Макет в столбец позволяет создавать отчеты, содержащие слишком большое количество полей, которые не помещаются в ширину отчета. В этом макете подписи размещаются слева от полей, а сами поля располагаются друг за другом в столбец.

Для выбора необходимого варианта представления отчета, нужно на вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления нажать кнопку Табличный или В столбик, отчет будет преобразован в соответствии в выбранным представлением данных в отчете.