Создание отчета

Как правило, базы данных используются именно для того, чтобы представить находящиеся в них сведения в распечатанном виде, причем в наиболее привлекательной форме. Access предлагает несколько основных типов отчетов, используя которые можно создать отчет практически любого вида.

В Access предусмотрено три основных способа создания отчетов: автоматически, с помощью мастера отчетов или самостоятельно. Гораздо проще создавать отчет не на основе одной или нескольких таблиц, а на основе запроса.

Для создания отчета:

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2. В этой вкладке щелкните на кнопке Создать для открытия диалогового окна Новый отчет (Рис.15).

3. В нижней части диалогового окна Новый отчет выберите запрос, данные из которого предполагается использовать в отчете.

Рис.15. Диалоговое окно Новый отчет

4. Далее выберите способ создания отчета, например, с помощью мастера отчетов.

5. Щелкните на кнопке Ок.

6. Для перемещения всех полей из списка Доступные поля в Выбранные поля щелкните на кнопке с двойной стрелкой, направленной вправо. Для перемещения некоторых отдельных полей щелкните на кнопке с одной стрелкой, направленной вправо..

7. Затем последовательно щелкая по кнопкам Далее, необходимо переходить в диалоговые окна, в которых выбираются уровни группировки записей, порядок сортировки записей в отчете, стиль оформления отчета.

8. В последнем диалоговом окне мастера отчетов введите имя нового отчета и щелкните на кнопке Готово. Созданный отчет будет отображен на экране в режиме предварительного просмотра.

Открытие ранее созданного отчета.

Для открытия ранее созданного отчета выберите вкладку Отчеты окна базы данных, а затем дважды щелкните на имени требуемого отчета. Необходимо отметить, что информация в отчетах обновляется одновременно с обновлением соответствующих сведений, содержащихся в базе данных. Если, например, в базу данных будет введена новая запись или будет изменена часть существующей записи, которая содержится в созданном ранее отчете, то при его открытии все внесенные изменения будут моментально отражены в нем.