Сортировка и упорядочивание записей в таблице.

Сортировка – это определение такого порядка записей в таблице базы данных, при котором достигается более быстрый доступ к данным. Для сортировки записей в таблице выберите поле или столбец, по которому будет проведена сортировка, а затем щелкните на кнопке либо Сортировка по возрастанию, либо Сортировка по убыванию.

Использование запросов.

В отличие от фильтра, который можно применять только для одной таблицы, с помощью запроса можно извлекать информацию сразу из нескольких таблиц базы данных. После определения таблиц, на основе которых будет создан запрос, следует выбрать используемые поля в запросе поля. В бланке запроса можно также указать порядок сортировки результатов выполнения этого запроса. После создания запроса можно сохранить его с присвоением некоторого имени. Имена сохраненных запросов содержатся во вкладке Запросы. Поэтому, при необходимости, их можно использовать повторно.

В Access предусмотрено создание не менее 15 типов запросов.

Для создания нового запроса следует выбрать вкладку Запросы окна базы данных, а затем либо щелкнуть на кнопке Создать, либо выбрать команду Вставка – Запрос. После выполнения этих действий на экране появится диалоговое окно Новый запрос (Рис.13). В этом окне можно выбрать способ создания нового запроса, например с помощью программы-мастера, а для самостоятельного создания запроса следует выбрать опцию Конструктор, а затем щелкнуть на кнопке Ок.

Рис.13. Диалоговое окно Новый запрос

На вкладке Таблицы диалогового окна Добавление таблицы следует выбрать таблицы, на основе которых будет создан данный запрос.

Чтобы продолжить создание запроса, необходимо выбрать поля из таблиц, на основе которых создается запрос (Рис.14).

Для выбора записей определенного вида можно с помощью строки Условия отбора бланка запроса определить критерии, которым они должны удовлетворять. Для поиска записей в полях с данными числового типа можно использовать числовые условия отбора (Таблица 3).

Рис.14. Создание запроса в режиме Конструктор.

По завершении создания запроса его можно запустить, щелкнув на кнопке Запуск панели инструментов или выбрав команду Запрос – Запуск, после чего результаты запроса будут представлены на экране в режиме таблицы.

Имена всех созданных ранее запросов будут размещены во вкладке Запросы окна базы данных. Чтобы открыть запрос для просмотра результатов, повторного запуска или его изменения, следует щелкнуть на вкладке Запросы, затем на имени нужного запроса и далее либо на кнопке Открыть, либо на кнопке Конструктор.