Извлечение информации из базы данных.

Существует 4 основных метода извлечения информации из базы данных:

1. Поиск. Для обнаружения некоторых особых записей рекомендуется использовать команду Правка – Найти.

2. Применение фильтра. Фильтр используется для поиска всех записей, у которых совпадает значение некоторого поля. Например, в базе данных «Истории болезни» таким образом можно найти всех пациентов, страдающих гипертонической болезнью.

3. Сортировка. Для упрощения процедуры извлечения нужных сведений данные можно упорядочить в некоторой последовательности.

4. Создание запроса. Запрос удобно использовать для поиска информации, которая удовлетворяет заданным условиям. Например извлечь информацию о пациентах с диагнозом «пиелонефрит», у которых Hb<100 г/л и т.д.

Поиск записей.

Выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу, дважды щелкнув на ее имени во вкладке Таблицы окна базы данных.

2. Щелкните на поле, в котором содержится искомая информация.

3. Выберите команду Правка – Найти. На экране появится диалоговое окно Поиск.

4. В поле образец введите искомый текст или числовое значение.

5. Затем из раскрывающегося списка Просмотр выберите параметр, обозначающий направление поиска, например Вверх или Вниз.

6. При осуществлении поиска по нескольким полям нужно снять флажок Только в текущем поле.

7. После определения всех параметров поиска щелкните на кнопке Найти. Если соответствующие заданному образцу данные будут найдены, они будут выделены в соответствующем месте таблицы.

8. Для продолжения поиска щелкните на кнопке Найти далее, а затем повторите эту операцию необходимое количество раз.

9. По окончании операции поиска щелкните на кнопке Закрыть.

Применение фильтра.

В отличие от описанной выше простой операции поиска при использовании фильтра могут быть найдены сразу несколько записей. В Access предусмотрено несколько способов создания и применения фильтра: обычный фильтр, фильтр по выделенному и фильтр с исключением выделенного.

Рассмотрим как создать обычный фильтр:

1. Откройте таблицу, для которой предполагается создать фильтр.

2. Затем выберите команду Записи – Фильтр – Изменить фильтр. На экране появится таблица фильтра.

3. Условия отбора записей можно вводить несколькими способами:

1. Выбор условий отбора из списка. Для поиска записей в таблице с некоторыми заданными значениями можно раскрыть все необходимые списки и выбрать из них эти значения (Таблица 2).

2. Использование оператора «или» для выбора нескольких значений из одного списка. Для выбора нескольких значений из одного раскрывающегося списка щелкните на вкладке Или в нижней части окна фильтра, а затем выберите нужное значение списка.

3. Операторы сравнения. Для поиска в таблице записей с некоторыми значениями числового типа можно ввести в качестве условия отбора записей нужное число и оператор сравнения.

4. После выбора всех условий отбора щелкните на кнопке Применение фильтра панели инструментов – результаты применения фильтра будут отображены в таблице.