Выбор ключевого поля.

Выбор ключевого поля весьма важный этап создания таблицы, поэтому при выходе из режима конструктора таблицы без указания ключевого поля на экране появится упоминание о необходимости его указания. Дело в том, что записи в Access идентифицируются именно с помощью ключевого поля. Следовательно, значения поля , выбранного в качестве ключевого, должны быть различными для всех записей таблицы. Не рекомендуется в качестве ключевого поля использовать фамилии, т.к. некоторые распространенные фамилии могут довольно часто повторяться в таблице.

Если в данной таблице нет поля, подходящего для этих целей, то для создания ключевого поля можно выбрать комбинацию полей или создать новое поле типа Счетчик, которое и будет ключевым. Все значения в поле типа счетчик должны быть разными.

Создание связей между таблицами.

Как уже описывалось ранее, не рекомендуется хранить все данные в одной таблице. Данные можно хранить в нескольких таблицах, передавая по мере необходимости всю хранящуюся в них информацию, организуя запросы на основе сразу нескольких таблиц, применяя формы, а также создавая отчеты с использованием данных из многих таблиц. Однако выполнение всех этих операций в Access возможно только в том случае, когда между таблицами определены связи.

Связь устанавливается между полями разных таблиц, которые обычно имеют одно и то же имя. Причем связь организована таким образом, что данные из одной таблицы могут использоваться в другой. Более того, они обычно организованы между ключевыми полями этих таблиц (Рис.7).

Для размещения связываемых таблиц в окне Схема данных выполните следующее:

1. Выберите команду Сервис – Схема данных. Появится окно Схема данных или диалоговое окно Добавление таблицы.

2. Для выбора таблицы, запроса или таблиц и запросов вместе щелкните на одной из вкладок Таблицы, Запросы или Таблицы и запросы.

3. Щелкните на таблице или запросе, которые следует разместить в окне Схема данных.

4. Щелкните на кнопке Добавить.

5. Повторяйте пп. 2-4 до тех пор, пока в окне Схема данных не будут размещены все те таблицы и запросы, между которыми надо установить связь.

6. Щелкните на кнопке Закрыть.

После размещения нужных таблиц в диалоговом окне Схема данных приступают к определению связей между ними:

1. В одной из таблиц (таблица 1 Рис.7) перетащите и опустите с помощью мыши нужное поле в другую таблицу (на Рис.7 поле Код пациента).

2. Отпустите кнопку мыши, и на экране появится диалоговое окно Связи. Это окно содержит имя перетаскиваемого поля и поля, на котором оно было опущено, а в нижней части окна указан тип созданной связи.

3.Щелкните на кнопке Создать.

Рис.7. Для получения информации о связях между таблицами базы данных следует выбрать команду меню Сервис – Схема данных