IV. Преобразование отчета

Microsoft Access предоставляет большие возможности по преобразованию отчетов в документы других форматов. Это форматы документов RTF, формат электронных таблиц Excel, страницы HTML, разнообразные текстовые форматы с возможностью сохранения содержимого отчета на выбор в кодировке Windows, MS-DOS или Unicode, специальный формат снимков (snapshot).

Для преобразования созданного отчета в формат RTF достаточно выполнить следующую последовательность действий.

- Открыть отчет в любом режиме или просто выделить его в окне базы данных.

- Выбрать команду Сервис - Связи с Office – Публикация в Microsoft Word. В результате создается файл формата RTF в текущем каталоге, имя файла по умолчанию совпадает с именем отчета.

Аналогично осуществляется преобразование отчета в электронную таблицу Excel. Команды преобразования в формат документов Word и Excel доступны также для таблиц, запросов и форм Access. Кроме того, для таблиц и запросов доступна еще команда Сервис – Связи_с_Office – Слияние с Microsoft Word. С помощью этой команды вызывается Мастер слияния, который позволяет на основе выделенной таблицы или запроса создавать документ Word, связанный с этим источником данных, или связать данную таблицу или запрос с уже существующим документом Word, таким образом, что, когда данные в таблице или запросе будут изменяться, будут соответственно обновляться связанные поля в документе.

Средство преобразование отчета в ряд других форматов называется экспортом. Для применения этого средства достаточно выбрать команду Файл-Экспорт. Экспортировать отчет можно также с помощью макроса, включающего макрокоманду OutputTo, или используя одноименный метод объекта DoCmd в процедуре VBA.

Помимо экспорта отчетов в другие форматы в Access имеется еще одно средство публикации отчетов – формат снимок отчетов. Реализуется это средство выбором команды ФАЙЛ-Экспорт-Снимок.