Работа с отчетами в Access может происходить в трех режимах: режиме Просомотра образца, режиме Предварительного просмотра и режиме Конструктора.
Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра отчета в Access в том виде, как он будет выведен на печать. Вызывается этот режим, например, командой Вид-Предварительный просмотр.
Режим Просмотра образца используется для проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Команда Вид-Обрназец.
В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля. Команда Вид-Конструктор.
VI. Режим Конструктора
Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Разделы аналогичны разделам экранной формы.
1. Заголовок отчета и примечания отчета.
Определяют соответственно верхнюю и нижнюю части отчета. Могут содержать текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничного отчета эти разделы отображаются только соответственно на первой и последней страницах.
2. Верхний и нижний колонтитулы.
Определяют соответственно верхний и нижний колонтитулы страниц при печати отчета. Отображаются только когда отчет открыт в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничного отчета отображаются соответственно в верху и внизу каждой страницы.
3. Область данных.
Определяет основную часть, содержащую данные полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также надписи.
Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел Области данных. Для добавления других разделов выполняются команды меню Вид, Заголовок/Примечание отчета или Колонтитулы. Высоту любого раздела можно изменить.
Отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, поэтому в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.
Размеры макета отчета, отдельных разделов отчета можно изменять.
Окно Конструктора отчетов может включать следующие компоненты.
1. Панель инструментов Панель элементов. Предназначена для добавления в отчет новых элементов управления.
2. Панель инструментов Конструктор отчетов. На этой панели продублированы основные команды меню, используемые в режиме Конструктор отчетов.
3. Панель инструментов Формат (форма/отчет). Предназначена для форматирования выделенных элементов управления (задание цвета фона и рамок, задание стиля и цвета текста).
4. Вертикальная и горизонтальная линейки, предназначенные для разметки формы по заданным размерами выделения нескольких соседних элементов управления.
5. Правая и нижняя границы макета формы позволяют задать соответственно ширину и высоту формы.
6. Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, оказавшиеся за границами окна.
Форматирование отчета, выделение отдельных элементов отчета, изменение свойств отчета и его элементов выполняются аналогично работе с экранными формами.
При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ, правильно разбить его на страницы, пронумеровать, страницы, выделить наиболее важные данные.
Если не все нужные данные помещаются на одной странице, Access позволяет вставлять принудительный разрыв страницы, чтобы не разрывать группы данных и не нарушать структуру отчета. Для этого на панели элементов нажимается кнопка Разрыв страницы, и делается отметка (щелчок мыши) в том месте страницы, где нужно ее разорвать.
Для нумерации страниц отчета выполняется команда Вставка-Номера страниц.
Для создания вычисляемого поля в отчете. Откройте отчет в режиме конструктора отчета.
Нажмите на панели элементов кнопку, соответствующую типу элемента управления, который нужно использовать в качестве вычисляемого элемента управления. Обычно элементом управления, используемым для вывода вычисляемого значения, является поле, но можно также использовать и любые другие элементы управления, имеющие свойство Данные (ControlSource). В форме или отчете выберите место, в которое следует поместить элемент управления.
Выполните одно из следующих действий.
Если используется поле, то можно ввести выражение непосредственно в него. Например, =[Количество]*[Цена].
Для любого допустимого элемента управления, убедитесь, что он выбран, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств элемента управления, и введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource). Чтобы использовать построитель выражений для создания выражения в базе данных Microsoft Access (.mdb), нажмите кнопку Построителя рядом с ячейкой свойства Данные (ControlSource).
Примечания
В вычисляемом элементе управления перед каждым выражением помещайте знак равенства (=).
Если при вводе выражения в ячейку Данные (ControlSource) потребуется больше места, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.
Как правило, отчеты, используемые в одной БД, должны быть выполнены в одном стиле. Поэтому при создании нескольких отчетов в рамках одной базы целесообразно использовать один из отчетов в качестве шаблона для всех новых отчетов.
Чтобы создать отчет, который будет являться шаблоном для всех последующих отчетов, достаточно выполнить следующие действия.
- Выделите весь отчет, щелкнув левой кнопкой мыши в левом верхнем углу в месте пересечения линеек.
- На панели инструментов Конструктор отчетов нажмите кнопку Свойства.
- В появившемся окне свойств отчета раскройте вкладку Макет. Определите на этой вкладке те значения свойств, которые должны иметь все создаваемые отчеты. Например, размеры отчета, фоновый рисунок и т.д.
- Закройте окно Свойства и сохраните отчет.
- Закройте отчет.
- Выберите команду Сервис – Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры раскройте вкладку Формы и отчеты.
- В текстовом поле Шаблон отчета укажите название созданного отчета и нажмите OK.
