II. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

Access (конспекты лекций)

Создание и печать отчетов

I. Способы создания отчетов

Под отчетом понимается форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. Источником данных для отчета могут быть таблицы или запросы. Кроме данных полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. В отличии от форм, отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные.

Для создания отчетов можно использовать Мастер отчетов, Автоотчет или Конструктор отчетов. Работа с отчетами в Access 2002 может выполняться в трех режимах: режиме Просмотра образца, режиме Предварительного просмотра или режиме Конструктора.

Отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

II. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

Самым простым способом создания отчета является Автоотчет.

Для создания отчета достаточно вызвать диалоговое окно Новый отчет и выбрать соответствующий пункт (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный).

Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с помощью любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Для дальнейшего использования отчет нужно сохранить командой Файл-Сохранить.

III. Создание отчета с помощью Мастера

С помощью Мастера можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

При создании отчета с помощью Мастера выполняются следующие шаги.

1. Выбор таблиц, запросов и их полей для отображения в отчете.

2. Определение способов группировки данных. С помощью вспомогательном диалоговом окне, вызываемом при нажатии на кнопку Вывести советы, можно отобразить на экране примеры отчетов для различных вариантов группировки данных.

3. Определить дополнительные уровни группировки данных. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить интервалы группировки нужно нажать кнопку Группировка. Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочие значения. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым двум, трем и т.д. буквам.

4. Выбор способа сортировки записей в пределах группы. Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию нужно нажать на кнопку Итоги. В появившемся диалоговом окне, можно задать параметры для выбранного столбца. Для любого из числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, можно установить один из флажков Sum, Avg, Min и Max.

5. Выбор одного из шести вариантов макета отчета.

6. Задание стиля оформления отчета.

7. Определение заголовка отчета и варианта дальнейшей работы с отчетом.