За замовчуванням порядок відображення записів на екрані визначається індексом, який автоматично створює програма Access на основі первинного ключа таблиці. Якщо первинного ключа немає, записи будуть відображатися в порядку їх введення в таблицю.
Сортування дозволяє змінити порядок записів в таблиці і відображати їх за зростанням або за спаданням з врахуванням значень деякого визначеного поля. Сортування може бути більш складним, коли записи впорядковуються не по одному полі, а по кількох полях, при цьому записи спочатку впорядковуються по першому полю, а потім по другому. Обов’язковою умовою складеного сортування є правильний порядок розташування полів: вони повинні бути суміжними і впорядковані.
Щоб відсортувати дані, потрібно виконати такі дії:
1. Виділити поле, по якому мають бути відсортовані записи.
2. Клацнути на кнопці Сортировка по возрастанию або Сортировка по убываниюабо вибрати ці команди з контекстного меню.
3. Щоб відновити початковий порядок записів в таблиці, треба виконати команду Записи/Удалить фильтр.
