Функція сортування дозволяє лише впорядкувати записи таблиці, при цьому в вікні таблиці будуть відображені всі записи. Фільтрація дозволяє приховати записи, які не відповідають вказаній умові, завдяки чому користувач може сконцентрувати увагу виключно на потрібних йому даних.
Існує кілька методів фільтрації при роботі з записами таблиці.
“Фільтр для”
Ця опція використовується, щоб швидко відфільтрувати записи за конкретним значенням або виразом, яке вводиться для поточного поля.
Щоб скористатись цією опцією, треба виконати такі дії:
1. В режимі таблиці клацнути павою кнопкою миші на потрібному полі таблиці. З’явиться меню, в якому міститься опція Фильтр для.
2. Ввести в поле Фильтр для критерій фільтрації (на малюнку введена умова >100), натиснути Enter. Після цього в таблиці будуть відображені тільки ті записи, що задовольняють введеному критерію.
Щоб видалити фільтр, треба виконати команду Записи/Удалить фильтр, клацнути на кнопці Удалить фильтр на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці або вибрати команду Удалить фильтрз контекстного меню поля.
“Фільтр по виділеному”
Ця команда допомагає швидко виконати фільтрацію, якщо в полі таблиці можна легко знайти і виділити значення, яке стане критерієм відбору.
Щоб скористатись цим фільтром, треба виконати такі дії:
1. Знайти в стовпці комірку з потрібним значенням. Виділити в комірці дані, які повинні бути присутні в полях результуючого набору записів.
2. Клацнути на кнопці Фильтр по выделенному панелі інструментів або вибрати команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному. Записи таблиці будуть відфільтровані.
При використанні цього фільтра можна в якості зразка брати не значення поля повністю, а лише ряд символів, наприклад на початку (в кінці) поля. Результуючими будуть записи, в яких початкові (кінцеві) символи поточного поля співпадають з виділеним зразком. Якщо виділено кілька символів всередині поля, відфільтрованими виявляться записи, в яких в поточному полі містяться виділені символи. Завдяки тому, що програма “накопичує” критерії відбору, до записів, які відфільтровані цим фільтром, можна застосовувати його кілька разів, змінюючи умову відбору.
Програма також дозволяє відфільтрувати ті записи таблиці, які не задовольняють умові відбору, яка вказана при застосуванні команди Фильтр по выделенному. Щоб знайти такі записи, потрібно виконати аналогічні дії, виконавши на останньому кроці команду Записи/Фильтр/Исключить выделенное.
“Фільтр по формі”
Цей фільтр дозволяє виконати фільтрацію не по одному, а по кількох критеріях з використанням логічного оператора ИЛИ для кожної групи заданих значень. При задаванні критерію використовується “бланк”, в який вносяться умови фільтрації.
Щоб скористатись цим фільтром, треба виконати такі дії:
1. Відкрити таблицю в режимі таблиці. Клацнути на кнопці Изменить фильтр панелі інструментів або виконати команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр.
2. Відкриється вікно фільтра по формі, яке дозволяє вказати умови відбору записів при фільтрації.
3. Для задання умови відбору потрібно перейти до потрібного поля і клацнути на ньому. В правій частині поля з’явиться кнопка розкривного списку, клацнувши на якій треба вибрати зі списку шукане значення. Умову відбору можна також вводити з клавіатури або вказувати з допомогою виразів.
4. Якщо потрібно задати для фільтра додаткові умови відбору, то потрібно повторювати попередній крок. В цьому випадку фільтрація буде виконуватися по значенням кількох полів, і результуючими будуть лише ті записи, в яких кожне з цих полів містить дане значення.
5. Якщо потрібно задати альтернативний критерій для пошуку, треба клацнути на вкладці ИЛИ, яка розташована в лівому нижньому куті фільтра. Відкриється новий бланк, в якому потрібно вказати нові умови для пошуку. Програма комбінує критерії, які вказуються на окремих вкладках, з допомогою логічного оператора ИЛИ.
6. Вказавши всі умови відбору, клацнути на кнопці Применение фильтра, розташованій на панелі інструментів Фильтр або виконати команду Фильтр/Применить фильтр. В вікні таблиці з’являться записи, які задовільняють умовам відбору.
Якщо створений фільтр буде використовуватись в майбутньому, його можна зберегти у вигляді запиту, для чого потрібно перейти в режим відображення фільтра і виконати Файл/Сохранить как запрос, вказавши ім’я нового запиту. В подальшому ним можна буде користуватись, відкривши вкладку Запросы в вікні бази даних.
