Создание таблицы начинается с выбора на ленте командной вкладки Создание (рис. 1.6). Затем необходимо в группе Таблицы (рис. 2.3) выбрать режим создания: Таблица, Конструктор таблиц, Шаблоны таблиц, Списки SharePoint.
Рис. 2.3 Группа Таблицы вкладки Создание
Для наших целей лучше всего подходит режим Конструктора. Данный режим рекомендуется использовать и для других задач, так как с помощью него можно наиболее корректно задать структуру таблицы. Его необходимо запустить, щёлкнув во вкладке Создание в группе Таблицы по кнопке Конструктор таблиц. Возникнет таблица в режиме Конструктор (рис. 2.4).
Создание таблицы состоит в указании имени полей и назначении свойств полей. В столбце Имя поля именуются поля (столбцы) будущей таблицы. Именно эти имена будут видны в заголовках столбцов таблицы. В столбце Тип данных назначается тип данных, которые будут заноситься в записи таблицы (текстовые, числовые, логические и др. Подробности в пункте 2.4). Тип данных дополняется Свойствами поля, которые описываются в нижней части Конструктора. Графа КонструктораОписание – не обязательная, но с ней легче ориентироваться, если база данных сложная и большая (как в нашем задании рис. 6.2).
Рис. 2.4 Процесс создания таблицы в режимеКонструктор
В режиме Конструктор полям таблицы придают определённые свойства. Самое главное поле таблицы на рис. 2.4 – КодКаф. Оно назначено ключевым. Это значит, что данное поле однозначно определяет запись – строку со всеми данными о конкретной кафедре. Записи этого поля никогда в таблице не повторяются. Остальные поля могут и повторяться. Например, на двух кафедрах может оказаться общий телефон с одинаковым номером. Часто ключевому полю в графе Тип данных назначают свойства Счётчик. Это сделано и в нашем случае. В такое поле при заполнении таблицы ничего не заносится. Оно заполняется само, увеличиваясь на единицу в каждой следующей записи. Тип данных выбирается из списка. В каждой клетке графы Тип данных с правой стороны при установке туда курсора возникает кнопка 6. Если щёлкнуть по ней мышью, то раскрывается список – список возможных типов полей (рис. 2.5). Значение каждого из типов рассмотрим позже, в пункте 2.4. Подведя указатель мыши в списке к слову Счётчик, надо щёлкнуть по этой надписи и она появится в нужной клетке, а список исчезнет.
Рис. 2.5. Раскрывающийся список в клетке графы Тип данных
Значение Текстовый для остальных полей назначать не требуется: оно устанавливается по умолчанию. Для них лишь надо уменьшить размер (число знаков в тексте, по умолчанию стоит 255). Лишние знаки перегружают память компьютера.
В нижней половине конструктора задаются остальные свойства поля. При переходе от одного поля к другому в нижней половине меняется бланк со свойствами. Не все свойства для нас существенны. Отметим важнейшие для таблицы Кафедры, рассматриваемой в нашем примере, сведя их в таблицу 2.1. Только эти свойства и будем заполнять для таблицы Кафедры.
Таблица 2.1
Имя поля
Тип данных
Размер
Обязательное
Индексированное
КодКаф
Счётчик
Длинное целое
Да
Да (совпадения не допускаются)
Кафедра
Текстовый
Нет
Нет
ЗавКаф
Текстовый
Нет
Нет
Телефон
Текстовый
Нет
Нет
Ключевое поле назначается в режиме конструктора. В нашем примере – это поле КодКаф. Чтобы сделать строку конструктора с именем этого поля активной, достаточно щёлкнуть мышью в любом месте строки или выделить строку (пункт 2.2). Если строка выделена, то её цвет сменится на более темный оттенок. Щёлкнув по кнопке Ключевое поле на вкладке Конструктор инструментальной ленты (рис.2.6), делаем это поле ключевым. Изображение ключика видно в строке КодКаф (рис. 2.4). Если надо создать несколько ключевых полей, то их сначала выделяют, причём второе и последующие поля – с прижатой клавишей {Ctrl}.
Рис. 2.6 Вкладка Конструктор
Когда все нужные поля будут поименованы, надо закрыть таблицу, щёлкнув по кнопке Закрыть. После закрытия возникнут поочерёдно два диалоговых окна (рис. 2.7).
а) б)
Рис. 2.7 Диалоговые окна после закрытия созданной таблицы: а) согласие на сохранение макета таблицы, б) задание имени созданной таблицы.
В первом надо подтвердить сохранение макета таблицы – Да. Во втором – на вопрос об имени таблицы надо напечатать её имя. В нашем примере – Кафедры и щёлкнуть по [ОК]. Если ключевое поле не задать, то программа при сохранении таблицы сама предложит создать ключевое поле (рис. 2.8).
Рис. 2.8 Диалоговое окно для автоматического создания ключевого поля
Для предотвращения дальнейшей путаницы, называть таблицу необходимо в обязательном порядке, а не сохранять ее с именем, которое предлагает компьютер. Если в процессе создания таблицы не было задано ключевое поле, то в процессе сохранения программа задаст вопрос о его создании. До закрытия можно посмотреть, как выглядит готовая таблица, перейдя из режима Конструктор в режим Таблица кнопкой Режим вкладки Конструктор (рис.2.6).
Рис. 2.9 Готовая заготовка создаваемой таблицы Кафедры
На рис. 2.9 показана законченная заготовка таблицы. Увидеть такую заготовку можно после открытия таблицы Кафедры из раздела Таблицы в Области переходов.
Заготовка внешне похожа на таблицу, хотя и не заполнена данными. Можно заполнять и использовать её.
Открыв в режиме таблицы готовую таблицу, можно заполнить её записями. Делается это по правилам, изложенным в 2.2. Заполненная таблица Кафедры показана на рис. 2.10. Всё же удобнее заполнять таблицу при помощи формы, о чём пойдёт речь ниже.
