Документы «Подсистемы автоматизации подготовки отчетов»
Отчеты о проведении оздоровительной кампании представляются в электронном виде, предполагающем возможность их дальнейшей машинной обработки, и на бланках специальных форм. Формы отчетов являются унифицированными, едиными для всех территорий. Перечень отчетов включает следующие формы:
Форма 1 – отчет учреждения, организующего оздоровление детей в возрасте от 6 до 18 лет на территории района (города).
Форма 2 – структурного подразделения администрации района (города) по персонифицированному учету оздоровления детей в возрасте от 6 до 18 лет.
Форма 3 – сводный отчет территории, интегрирующий данные, полученные из первичных отчетов учреждений и структурных подразделений администрации территории.
Форма 4 – текстовой отчет территории.
Формы отчетов разбиты на разделы, включающие как первичные данные, характеризующие деятельность учреждений, организаций, так и результирующие (итоговые) данные, предназначенные для проведения анализа и обобщения, вычисляемые на основе введенных первичных данных.
Форма 1 разбита на несколько разделов, характеризующих различные аспекты деятельности учреждений. Каждый раздел отчета может заполняться и предоставляться в координационный совет территории или вышестоящие органы управления отдельно. Ниже приведен перечень разделов отчета с указанием, учреждениями каких типов эти разделы должны заполняться:
Раздел I – Общие сведения – заполняется всеми учреждениями. Информация, включенная в этот раздел, используется при формировании других разделов отчета и отчетов, создаваемых в соответствии с Формами 2 (используется список учреждений оздоровления при вводе персональных данных о распределении путевок в оздоровительные учреждения) и 3 (формируется общий список всех учреждений оздоровления территории, включающий сведения об учредителях, балансодержателях и арендодателях учреждения).
Раздел II – Затраты на содержание учреждения и источники его финансирования в 2003 году – заполняется всеми учреждениями. Данные, включенные в этот раздел отчета, используются при формировании отчетов, создаваемых в соответствии с Формами 2 (при формировании персонифицированных сведений об оздоровлении детей используются данные о реализованных учреждением путевках) и 3 (формируются данные о деятельности учреждения в летний период, включающие сведения об источниках его финансирования).
Раздел III – Сведения об оздоравливаемых детях – заполняется всеми учреждениями. Включает сведения о детях, отдыхавших в отчитывающемся учреждении летом 2003 года. На основе данных персонифицированного учета формируются сводные таблицы отчета учреждения (Раздел III‑Б). Кроме того, список детей используется для формирования показателей эффективности оздоровления и эффективности работы учреждения (Раздел V). Данные о детях переносятся в сводный отчет территории и на их основе формируются результатные показатели сводного отчета координационного совета территории.
Раздел IV – Сведения об учащихся и воспитанниках – заполняется только образовательными учреждениями общего образования, начального профессионального образования, детскими домами и школами-интернатами и т.п.
Раздел V – Показатели эффективности работы оздоровительного учреждения. Всеми учреждениями оздоровления формируются следующие подразделы этого раздела отчета: «Обращения за медицинской помощью», «Информация о детях, покинувших оздоровительное учреждение до завершения смены», «Сведения о проведенных спортивно-оздоровительных и культурно-массовых мероприятиях» (на основании этих сведений оценивается эффективность деятельности учреждения при формировании сводного и текстового отчета территорий).
Раздел VI – Материально-хозяйственная база учреждения – формируется в обязательном порядке только загородными оздоровительными лагерями (сведения этого раздела необходимы для проведения инвентаризации загородных баз и оценки эффективности их использования). При формировании данного раздела отчета заполнение ведется с учетом специфики учреждений различных типов, их деятельности и используемой ими материальной базы. Включенная в этот раздел информация используется для анализа состояния имеющейся базы и оценки эффективности мер по сохранению загородных баз, которые должны быть представлены в текстовом отчете территории.
Раздел VII – Кадровое обеспечение учреждения. При формировании данного раздела отчета заполнение ведется с учетом специфики учреждений различных типов, их деятельности и потребностей в использовании квалифицированных кадров. Включенная в этот раздел информация используется для анализа проблем, оценки использования новых форм работы с кадрами и пр. при формировании текстового отчета территории.
Раздел VIII – Предложения по дальнейшему использованию базы учреждения – в обязательном порядке сведения о перепрофилировании и передаче базы учреждения в муниципальную собственность заполняются только загородными оздоровительными лагерями. Предложения по совершенствованию работы учреждения оздоровления заполняются всеми учреждениями.
Отчитывающиеся учреждения в первую очередь должны подготовить информацию Разделов I и II и представить ее в координационные советы территорий для формирования общего списка учреждений оздоровления, который должен использоваться при создании отчетов в соответствии с Формами 2 и 3. Наличие и использование общего списка при подготовке отчетов позволит интегрировать данные, полученные из различных источников. Сведения об организации отдыха всех детей, являющихся учащимися или воспитанниками образовательных учреждений (школ, профтехучилищ, детских домов и т.п.), включенные в Раздел IV, могут быть сформированы только после предоставления координационным советом списка всех оздоровительных учреждений, работающих на данной территории.
Отчеты по Форме 2 могут быть подготовлены структурными подразделениями после подготовки координационным советом территории общего списка всех учреждений оздоровления (учреждения, включенные в этот список, являются местами отдыха детей, в них включается информация о реализованных формах отдыха и профилях проведенных смен, стоимости путевок, что необходимо знать при формировании результирующих данных по итогам оздоровительной кампании).
Сводный отчет территории (Форма 3) и текстовый отчет координационного совета (Форма 4) формируются на основе данных, включенных в отчеты учреждений и структурных подразделений (Формы 1 и 2).
Таким образом, можно установить следующий порядок формирования отчетов:
– Заполнение Разделов I и II Формы 1 всеми учреждениями оздоровления и передача их в координационные советы территорий для создания общих списков учреждений (для формирования Раздела 2 «Сведения об учреждениях оздоровления…» сводного отчета по Форме 3).
– Формирование координационными советами общих списков оздоровительных учреждений на основе полученных от каждого учреждения данных и передача сформированных списков отчитывающимся учреждениям и структурным подразделениям.
– Формирование отчетов по Формам 1 (оставшиеся разделы отчета) и 2 учреждениями и структурными подразделениями и передача их в координационные советы и вышестоящие органы управления для обобщения и анализа.
– Подготовка сводного отчета территории (оставшиеся разделы в соответствии с Формой 3) и текстового отчета координационного совета (Форма 4).
Рис. ???. Схема формирования отчетов
При формировании отчетов информация, полученная из отчетов одной формы, может переноситься в отчеты, создаваемые по другим формам. Для обеспечения возможности обмена данными и их последующей компьютерной обработки требуется соблюдать единообразие представления данных при формировании отчетов:
– при вводе данных можно использовать только те обозначения, которые предлагаются соответствующей формой или инструкцией по ее заполнению;
– нельзя изменять структуру отчета (удалять и перемещать его подразделы, включенные в отчет таблицы, удалять столбцы таблиц (можно добавлять только строки), переименовывать графы (столбцы) и строки таблиц и т.п.).
Формат ввода данных приведен в инструкциях по заполнению отчетов и руководствах пользователей подсистемы автоматизации подготовки отчетов, а также в подсказках, отображенных в диалоговых окнах, предназначенных для ввода данных.
