Для установки и использования системы автоматизации подготовки отчетов специальных требований к уровню и квалификации пользователей не предъявляется.
Пользователи должны владеть базовыми навыками работы в среде операционной системы (ОС) Windows (9x/ME или NT/2000/XP):
– знание основных элементов интерфейса пользователя, владение базовыми приемами работы (операции файловой системы (создания, копирования перемещения файлов и папок), ввода и редактирования текстов);
– умение работать с приложениями электронной почты.
Приложение полностью основывается на использовании интегрированного пакета Microsoft Office. Для подготовки шаблонов отчетов и формирования документов на их основе применяется текстовый процессор Microsoft Word. Для промежуточного хранения введенных данных и формирования сводных отчетов используются электронные таблицы Excel. Кроме того, с помощью Excel визуализируются в виде диаграмм результаты обработки данных, которые могут быть выведены в качестве приложений к отчету для иллюстрации представленных в нем данных. Пользователи, устанавливающие пакет подготовки отчетов, должны уметь не только работать в среде Microsoft Office, но и делать необходимые установки его параметров, а также параметров ОС. После установки приложения вводить данные и получать результаты работы в виде отчетов может любой пользователь, знакомый с работой в среде Word (требуются навыки ввода и редактирования текста, работы с элементами управления в диалоговых окнах, умение выбирать устройства и папки для сохранения данных, настраивать параметры печати).
Установка приложения и подготовка к работе
Приложение полностью основано на использовании возможностей стандартного выпуска Microsoft Office (97/2000/2002 (XP)) со следующими установленными приложениями и средствами пакета:
– текстовый процессор Word,
– электронные таблицы Excel,
– библиотеки и язык программирования пакета VBA (Visual Basic for Applications).
Приложение не требует установки какого-либо дополнительного программного обеспечения.
Все функции по подготовке отчетов (ввод первичных данных и формирование результирующих данных в отчетах, генерация сводных отчетов) внедрены в документы и шаблоны Word и рабочие книги Excel.
Подготовленные с помощью подсистемы данные отвечают правилам представления и кодирования информации в базе данных межведомственной информационной системы. Введенная информация может быть использована не только для подготовки отчетов и анализа, но и для последующего первичного наполнения базы данных и подготовки ее для работы по планированию, учету отдыха, оздоровления и занятости детей.
Для подготовки системы к работе необходимо выполнить следующие действия:
Создать на жестком диске компьютера папку (например, «Отчет учреждения оздоровления 2003»).
Скопировать саморазворачивающийся архивный файл «Форма 1. Отчет учреждения.exe» в рабочую папку на жесткий диск компьютера (или сохранить вложение, содержащее этот архивный файл, если Вы получили его по почте, в рабочую папку).
Запустить программу разархивации архивных файлов двойным щелчком мыши по значку файла саморазворачивающегося архива.
В поле ввода «Папка назначения:» установите созданную Вами папку «Отчет учреждения оздоровления 2003». (Для выбора этой папки можно воспользоваться кнопкой «Обзор…».)
После выбора нужной папки щелкните по кнопке «Извлечь». Ход извлечения файлов из архива отображается в диалоговом окне программы.
После закрытия программы разархивации откройте папку «Форма 1», вложенную в созданную Вами папку. В ней должны быть размещены используемые подсистемой подготовки отчетов файлы и папки:
– файл «Форма 1.doc» – файл, позволяющий выбрать раздел отчета для просмотра или редактирования (изменения);
– DataTables – папка, в которой в формате таблиц размещаются данные, используемые для подготовки разделов отчета учреждения оздоровления по Форме 1;
– Sections – папка, в которую помещаются после генерации разделы отчета учреждения в формате документов Word (каждый раздел отчета представляет собой документ Word);
– Templates – папка, в которой размещаются шаблоны Word разделов отчета учреждения, на которые разбит отчет по Форме 1 (каждому разделу соответствует собственный шаблон);
– Инструкции – папка, в которую помещаются инструкции по подготовке отчетов;
– Готовый отчет – папка, в которую приложение помещает подготовленный для передачи в вышестоящие организации отчет (включаются все необходимые для его обработки и создания сводных отчетов файлы).
Если все перечисленные папки и файлы размещены в созданной вами папке, приложение готово для работы.
Приложения системы автоматизации подготовки отчетов основаны на использовании макросов, написанных на языке программирования MS Office VBA. Поэтому перед запуском приложения автоматизации подготовки отчетов нужно отключить защиту от макровирусов в документах Word и Excel (MS Word используется для разметки форм отчетов и их заполнения; MS Excel используется для промежуточного хранения данных и их обработки при формировании сводных отчетов и визуализации их результатов). При отключенной защите запрос об отключении макросов не будет выводиться на экран. После завершения работы с программой лучше снова включить защиту, чтобы подстраховаться от заражения вирусами через другие документы, полученные из различных, возможно, непроверенных, источников.
