Текстовый редактор Word. Организация деловой переписки. (2 часа).

Цель работы: научиться создавать серийные документы, в которые можно вставлять переменную информацию, например фамилии, адреса, имена и т.д.

Теоретическая часть: При подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основном документе содержатся стандартный текст и рисунки, которые нужно поместить в каждый экземпляр документа, а источник данных включает информацию, которая в каждом отдельном экземпляре будет различной: имена, фамилии, адреса. В основной документ вставляются так называемые поля слияния, в которые затем и подставляется переменная информация. После объединения основного документа с источником данных Word вставляет информацию из источника данных в поля слияния, в результате чего образуется готовый документ.

Создания серийного документа состоит из трех этапов:

- Создание основного документа.

- Создание источника данных.

- Слияние основного документа с источником данных.

Допустим, необходимо направить несколько писем коллегам, с которыми встречались на недавней торговой выставке, и сообщить им о предстоящем визите в их город.

Для этого потребуется создать основной документ со стандартным текстом, в который нужно затем вставить конкретную информацию: фамилии, адреса, телефоны и т.д. В качестве основного документа для данного конкретного случая надо создать серийное письмо. Источник данных еще не создан, поэтому основной документ останется пока не заполненным. Пример основного документа по казан на рисунке 1.

Рисунок 1 – Пример размещения данных в основном документе МS Word.

Создание источника данных:

Источник данных может содержать как текст , так и рисунки. Каждый отдельный набор связанной информации в источнике данных образуют так называемую запись. Внутри каждой записи информация распределяется по категориям, которые называются полями. В них указываются имена, фамилии, названии организаций и т.д. Каждому полю в источнике данных необходимо присвоить имя, которое может содержать не более 32 символов. Используются буквы, цифры и символ подчеркивания ( _ ). Использовать пробелы нельзя. Первый символ обязательно должен быть буквой. Пример источника данных в МS Excel показан на рисунке 2.

Рисунок 2 – Пример создания БД в МS Excel.

Методические рекомендации к выполнению работы