Процес злиття складається із трьох етапів:
· створення основного документа;
· створення джерела даних;
· виконання злиття.
Діалогове вікно, що управляє процесом злиття, доступно при виборі команди Слияниев меню Сервис (Tools, Mail Merge)(рис. 2).
Рис. 2. Злиття документів
Як правило, першим кроком у процесі злиття є створення форми даних, що містить дані, призначені для Об'єднання. Ця форма автоматично створюється як таблиця. Кожен ряд представляє окремий запис, що містить зв'язані між собою дані, у той час як кожен стовпчик поєднує в собі окрему категорію даних, називаним полем.
Перший рядок називається заголовком і містить імена полів. Кожне ім'я повинне починатися з букви. Пробіли й знаки пунктуації неприпустимі.
Звичайно як основн-документ використається заздалегідь створена форма ділового листа, що містить постійний текст (наприклад, запрошення на конференцію).
Джерело даних є таблицею, кожен рядок якої являє собою запис, що містить інформацію про клієнтів.
Джерело даних може бути файлом Word, Access, Outlook або Excel.
