Злиття для вже існуючого джерела даних

Як правило, у кожній організації є список клієнтів, постачальників, суміжних організацій і т.п., з якими доводиться співробітничати. Такий список може бути використаний не тільки для реєстрації, але й для циркулярного розсилання.

Отже, якщо джерело даних уже існує, можна почати злиття.

1. Відкрийте документ на основі необхідного шаблона.

2. Виберіть команду Слитие в меню Сервис (Tools, Mall Merge).

3. У розділі Основной документ (Main Document)виберітьСоздать - Документі на бланке (Create, Form Letters).

4. Виберіть Активное окно (Active Window)як головний документ.

5. З розділу Источник данных (Data Source)виберітьПолучить данные (Get Data),потім Открыть источник данных (Open Data Source).

6. Знайдіть і відкрийте потрібний файл.

7. Потім виберіть Редактировать основной документ (Edit Main Document)для створення основного документа (у вікні основного документа з'явиться нова панель інструментів Слитие)(рис. 3).

Рис.3. Панель інструментів Слитие

1. Поставте покажчик у те місце, куди повинне бути вставлене потрібне поле, що відповідає рядку заголовків таблиці, і натисніть кнопку Вставить поле слития (Insert Merge Field).

2. Виберіть зі списку необхідне поле.

3. Послідовно вставте всі потрібні поля й застосуєте відповідне форматування.

4. Снову виберіть команду Слитиев меню Сервис(або скористайтеся кнопкою панелі інструментів Слитие).

5. Потім для здійснення злиття натисніть кнопку Объединение (Mail Merge) утретій групі діалогового вікна Слитие.

6. Переглянете, потім збережете або роздрукуйте отриманий документ Формы.

Коли користувач працює з основним документом, панель інструментів Слитие (Mill Merge)відображається на екрані, надаючи доступ до функцій цієї панелі.

Кнопка Вставить поледозволяє вставити ім'я поля Слитиевпоточний документ.

Кнопка Вставить поле Wordдає можливість користувачеві вставити спеціальні поля злиття для конфігурації злиття.

Кнопка перемикає відображення полів злиття й реальних даних. Вона доступна тільки тоді, коли режим перегляду кодів полів відключений.

Кнопки забезпечують перегляд записів реальних даних в об'єднаних документах. Кнопка викликає діалогове вікно Слитие;

перевіряє помилки в настроюванні процесу злиття;

здійснює злиття в новий документ, використовуючи поточні установки й опції злиття;

здійснює злиття на принтер, використовуючи поточні установки й опції злиття;

викликає вікно Слитиедля установки різних параметрів і варіантів злиття;

здійснює пошук зазначеного запису в джерелі даних;

відкриває джерело даних для виправлення.

Поля злиття, уведені в основний документ злиття, указують місце розміщення даних їхнього джерела даних. Наприклад, поле злиття Городвказує, куди буде уведена назва міста з відповідного запису в таблиці даних.

Символи поля злиття (" ") не можна друкувати вручну або вводити за допомогою команди "символ" меню "Вставка". Вони уставляються автоматично.