Для додавання полів форми в електронну форму або документ використовується панель інструментів Формы.Необхідно вказати місце в документі, де потрібно розмістити поле, і натиснути одну з кнопок:
- Текстовое поле.Призначене для введення різноманітної інформації. Подвійне
клацання на текстовому полі форми відкриває вікно Параметры текстового поляВигляд вікна Параметры текстового поля
У полі Типцього діалогового вікна можна встановити такі опції: Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время, Вычисление.
У полі Текст по умолчаниюможе бути задане значення за згодою, так що користувачам не доведеться вводити найімовірнішу відповідь, крім того випадку, коли їх відповідь відрізняється.
- Флажок.Призначений для додавання прапорця поруч із незалежним параметром, що або встановлюється, або знімається. Прапорці можуть бути також додані до кількох параметрів, якщо вони не виключають один одного.
- Поле со списком.Призначене для додавання поля зі списком можливих відповідей, що відкривається, якщо клацнути мишею на полі зі списком. Щоб задати список необхідно відкрити діалогове вікно Параметры поля со спискомза допомогою натискання кнопки Параметры поля формына панелі інструментів Формы.
- щоб настроїти властивості обраного об'єкта, натиснути кнопку Свойствана панелі інструментів Элементы управления.
Додавання у форму об'єктів Active Х.
Для додавання в електронну форму або документ об'єктів ActiveХ використовується панель інструментів Элементы управления.
При виборі об'єкта Word автоматично переключається в режим розробки і вставляє цей об'єкт як такий, що можна перемістити, щоб його було легше помістити в потрібному місці документа. Щоб помістити об'єкт у позицію курсора, потрібно утримувати клавішу SHIFT при натисканні відповідної кнопки панелі інструментів.
Панель інструментів Элементы управлениямає такі кнопки:
- Флажок.Дозволяє додати прапорець поряд із незалежним параметром, що або встановлюється, або знімається.
- Счетчик.Дає можливість вставити кнопку лічильника, що дозволяє збільшувати або зменшувати числову відповідь на одиницю.
- Полоса прокрутки.Дозволяє вставити смугу прокручування поряд із списком, в якому більше елементів, ніж можна вивести на екран.
- Надпись.Дає можливість вставити напис.
- Поле.Вставляє поле для редагування, у якому відображається введений користувачем текст.
- Кнопка.Дозволяє вставити кнопку, що виконує такі дії, як, наприклад, показ додаткових параметрів.
- Переключатель.Дозволяє встановити перемикач поруч із групою з двох або більше відповідей, що виключають одна одну.
- Список.Дає можливість вставити поле, в якому у вигляді списку будуть виводитися можливі відповіді. Список можна гортати, якщо його розмір перевищує розмір поля.
- Поле со списком.Дозволяє вставити текстове поле зі списком. Користувач може або ввести значення в текстовому полі, або вибрати значення зі списку. Поле зі списком також має смугу прокручування.
- Выключатель.Дає можливість вставити кнопку-вимикач, що переключає різноманітні стани.
- Рамка.Дозволяє вставити рамку, яка буде об'єднувати пов'язані поля і кнопки.
Форматування тексту, введеного в електронну форму:
- відкрити шаблон, в якому знаходиться електронна форма;
- зняти захист із форми, натиснувши кнопку Защита формына панелі інструментів Формы;
- виділити поле форми, формат якого потрібно змінити;
- вибрати команду Шрифту меню Формат;
- вибрати необхідні параметри. Щоб отримати відомості про будь-який параметр, треба натиснути кнопку зі знаком питання, а потім клацнути цей параметр;
- захистити форму, натиснувши кнопку Защита формына панелі інструментів Формы.
Для однакового форматування кількох полів виділити поле, формат якого буде прийнятий для інших полів, натиснути кнопку Копировать формат,а потім виділити поле, що треба відформатувати. Щоб застосувати форматування для кількох полів, треба двічі натиснути кнопку Копировать формат,виділити по черзі поля, а потім ще раз натиснути цю кнопку.
Макрос — це записана в пам'ять редактора послідовність натискань на клавіші і клацань мишею. Макросу ставлять у відповідність (призначають) комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку панелі). Натискання на ці клавіші веде до автоматичного виконання макросу.
Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а пізніше використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш.
Для автоматизації розсилання однотипних документів різним адресатам використається процес злиття документів.
Злиття застосовується для створення повторюваних документів, таких, як серійні листи, адресні етикетки, записки й контракти. Інформація, узята з документів - джерел даних, поєднується із серійним листом, що контролює розміщення тексту для створення групи документів.
Документ стандартного змісту (листа) називається основним документом. Документ, що містить мінливу інформацію (список адрес), називається джерелом даних.
Існує також функція, що дає можливість користувачеві, відповідаючи на запити безпосередньо під час злиття, уводити будь-яку інформацію із клавіатури.
Поштовий документ містить постійний і змінюваний текст, що повторюється під час кожного об'єднання. Постійний текст становить основну частину документа. Змінюваним називається текст, що міняється під час злиття й управляється кодами полів (адреса, ім'я клієнта в серійному листі).
Перед створенням списку імен й адрес необхідно визначити, яка із програм Office найбільше підходить для рішення цього завдання. Для злиття можна використати список, створений в Word, Microsoft Access, Outlook або Microsoft Excel.
Для списку імен й адрес малого або середнього розміру, де не потрібно робити багато змін, можна використати список адрес в Word.
Щоб використати контактні імена й адреси в списку контактів Outlookразом з вікном Слитиев Word, спочатку необхідно зробити адресну книгу Outlookдоступної користувачеві.
Для великого списку, у якому будуть додаватися, віддалятися й змінюватися запису, або для сортування списку використайте Microsoft Excel або Microsoft Access.
Основний документ складається з постійного тексту (тіло документа) і що змінюється, унікального для кожного злиття (поля злиття).
Джерело даних містить інформацію, що уставляється в основний документ. Інформація про один об'єкт (людині або фірмі) представляється як запис.
Кожна категорія інформації в записі (ім'я, телефон, адреса) називається полем.
При об'єднанні документів у нові документи кожен об'єкт злиття (бланк листа) міститься в окремий розділ нового документа.
