1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.
3. Дважды щелкните элемент «Мастер таблиц».
4. Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц.
6 Создание схемы данных в СУБД ACCESS. Поддержка целостности данных в MS ACCESS.
В реляционной модели очень важным является понятие связи между таблицами.
Связь — это логическое отношение между объектами, представленными таблицами.
Установить связь между таблицами удобнее всего через схему данных. Чтобы открыть окно схемы данных, выполните команду Сервис – Схема данных или воспользуйтесь соответствующим значком на панели инструментов. Появиться диалоговое окно Добавление таблицы со списком всех таблиц в базе данных. Необходимо выбрать требуемые таблицы и нажать кнопку «Добавить». По окончании закрыть окно Добавление таблицы, щелкнув по кнопке «Закрыть». В первой строке таблицы отображаются связанные поля. Нужно установить флажок «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей». Нажать кнопку «Создать». Окно закроется, а на экране появиться линия, соединяющая две таблицы. На стороне «одни» стоит значок 1, а на стороне «многие» - ∞.
Обеспечение целостности данныхозначает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. При установке соответствующего флажка работа с данными будет подчинена следующим правилам:
■ Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.
■ Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
■ Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с подчиненной.
Флажки каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей позволяют преодолеть указанные ограничения, сохраняя при этом целостность данных. При изменении ключевого поля или удалении записей в главной таблице будут проверяться соответствующие записи в подчиненной таблице и обновляться внешние ключи или удаляться записи соответствен
7 ACCESS. Формы. Создание простых и подчиненных форм в режиме мастера
ФОРМА – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы. Создается для таблицы или для нескольких таблиц.
Форма позволяет:
· активнее влиять на внешний вид данных, нежели таблица, представляя больше возможностей по использованию различных шрифтов, цвета и графики
· менять местами поля и включать поля из нескольких таблиц
Создается форма во вкладке «ФОРМА»
При создании формы с помощью мастера форм на первом шаге нужно выбрать из соответствующих таблиц нужные поля. Во втором окне необходимо выбрать тип представления данных и включить при необходимости один из переключателей «Подчиненные формы» или «Связные формы». Если в схеме данных присутствуют связи «один-ко-многим», то целесообразнее выбрать метод построения формы «Подчиненные формы». На третьем шаге выбирается стиль
представления данных. На четвертом шаге задается имя формы. Далее можно приступить к заполнению таблиц данными с помощью формы, либо к изменению макета формы с помощью конструктора.
При открытии подчиненной формы открывается одна запись «Формы1», а из «Формы2» отображаются записи, относящиеся к выбранной записи «Формы1».
Благодаря фильтрам в форме можно отображать только те из записей таблицы, которые удовлетворяют определенным критериям. Добавляется фильтр по кнопке «Изменить фильтр».
На форму можно поместить дополнительную информацию, например текущую дату. Для этого необходимо на форму поместить элемент Поле и в его Свойстве в строке Данные ввести соответствующую встроенную функцию.
На форме также можно расположить вычисляемые поля. Для этого необходимо на форму поместить элемент Поле и в его Свойстве в строке Данные ввести выражение, содержащее некоторую операцию над полями таблиц, например [Цена]*(1+15/100).
В область Примечания формы можно поместить итоговые значения. Для этого в той же строке Свойства ввести, например =Sum([Цена]*1,15*[На_складе]).
На форме можно связать несколько полей в одно с помощью Построителя выражений, например поля Город, Улица, Дом, Квартира можно связать в одно новое поле Адрес.
8 ACCESS. Запросы. Создание запросов в режиме конструктора и в режиме мастера.
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. С помощью запроса можно сортировать данные, сводить вместе данные из нескольких таблиц.
· Создание запроса на выборку с помощью Конструктора
С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:
необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора
· В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:
1Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе2Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле3 Сортировка – указывает тип сортировки 4Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране5Условия отбора - задаются критерии поиска6Или – задаются дополнительные критерии отбора
C пом-ю мастера С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора
Щелкните по ярлыку Формыв окне базы данных.
Нажмите кнопку Создать(на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окнеНовая формавыделите элемент Мастер форми нажмите кнопку ОК.
В поле со списком Таблицы и запросыкак и в раскрывающемся списке в окне Новая форма,будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса.
при создании query необходимо определить: Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации Предмет поиска в базе данных Перечень полей в результате выполнения запроса
В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.
В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.
Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово
