Основные правила формирования дел. (признаки заведения дел) Формированием дел называется группирование исполнительных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Каждое структурное подразделение (в том числе и кадровая служба) формирует исполнение документы в дела по профилю своего отдела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: - распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;- распределение документов внутри дела в определенной последовательности;- оформление обложки дела.
Формирование дела начинается с начала года. На каждое название в номенклатуре дело заводится папка-скорошиватель либо папка-регистратор. На обложке каждого дела в верхней части указываются: - наименование организации; - над ним - название вышестоящей организации; - под наименованием организации – название структурного подразделения. В средине обложки указывается индекс (номер) дела по номенклатуре, например, «дело № 02-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок. Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. Внизу обложки указывается срок хранения. Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут позднее дополняться и уточняться. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 1. В дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют: - переходящие дела; - личные дела; 2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;
3. В дело включаются один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. 4. Каждый документ, помещенный в дело, дожжен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов.
5. В делах не допускаются разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложения или без отметок об их местонахождении. 6. Сформированное дело должна содержать не более 250 листов при толщине 4 см.
7. обычно размещение документов внутри дел производится в хронологическом порядке.
7.4. Порядок подготовки, оформления и передача дел в архив. (Хранение дел).Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив учреждения. Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Папки располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Удобно, если последовательность расположения дел на полках, соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть до оформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи). С делами временного хранения не проводится такая обработка, они могут храниться в тех обложках, в которых осуществлялось формирование.
До оформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ: 1) пересистематизацию документов в деле; 2) составление листа заверителя дела; 3) нумерацию листов дела (все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруются; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно); 4) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. 5) пошивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. На дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу; оформленные в соответствии с правилами, составляются описи. Описи выполняют три основные функции: А) закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи; Б) обеспечивают учет и сохранность документов; В) раскрывают состав и содержание документов. Описи составляются по установленной форме, ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.
Опись дел структурного подразделения (кадровой службы): - подписывается составителем с указанием его должности (инспектор КС); - рассматривается и одобряется ЭК; - утверждается руководителем структурного подразделения (нач. КС). Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций»
Дополнительный материал по составлению номенклатуры дел. В номенклатуру дел включаются заголовки дел отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок ("«разные материалы"» "«общая переписка"», « переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов ( протоколы, приказы и т.д.); - название организации или структурного подразделения ( автор документа); - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы ( адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д. Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел: 1. Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами). 2. Штатное расписание предприятия. 3. Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия. 4. Приказы по основной деятельности (копии). 5. Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных взысканий. 6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии). 7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии). 8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии). 9. Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме). 10. Материалы профессиональной учебы – документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д. 11. Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой квалификации. 12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров. 13. Необходимые нормативные документы по назначению пенсий. 14. Список резервов кадров на выдвижение. 15. График отпусков сотрудников предприятия. 16. Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив. 17. Картотека трудовых книжек. 18. Алфавитные карточки персонального учета кадров (форма № Т-2). 19. Журнал учета граждан по вопросам трудоустройства. 20. Акты приема – передачи при смене начальников отдела кадров. 21. Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений. 7.1.Хранение дел Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела; - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, н задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного ( до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив. Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.
1. Понятие о документообороте предприятия
2. организация работы с входящими документами
3. организация работы с исходящими документами
4. Особенности организации работы с внутренними документами
1. Понятие о документообороте предприятия. Документооборот предприятия это упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение). В документообороте предприятия принято выделять три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Указанные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее верно только в отношении исходящих документов), входящих, внутренних и исходящих документов. С учетом назначения и среды обращения документов можно также весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний.
Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование.
Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены на рис.
.
Рис. 1. Основные компоненты документооборота предприятия
Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы кадров предприятия, функционирующей на правах самостоятельного структурного подразделения. В рамках решения указанной задачи служба с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию. Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами.
Соответственно, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содержание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков. Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение (табл. 1).
Таблица 1.
Виды работ с документами.
Делопроизводство
Составные части делопроизводства
Операции делопроизводства
Группы документов
Документирование
внутренние
исходящие
входящие
Составление проекта документа
обязательно
обязательно
не используется
Согласование проекта со специалистами
возможно
возможно
не используется
Проверка правильности оформления документа
обязательно
обязательно
не используется
Подписание (утверждение) документа руководителем
обязательно
обязательно
не используется
Регистрация
возможна
обязательно отправка
возможна разметка
Составные части делопроизводства
Операции делопроизводства
Группы документов
Делопроизводство
Организация работы
с документами
внутренние
исходящие
входящие
Контроль исполнения
возможно
возможно
возможно
Исполнение документов
обязательно
возможно
возможно
Формирование дел
обязательно
обязательно
обязательно
Текущее хранение и использование
обязательно
обязательно
обязательно
Передача на архивное хранение
возможно
возможно
возможно
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
возможно
не используется
возможно
Уничтожение документов
возможно
возможно
возможно
2.организация работы с входящими документами Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает доставку и прием документов; первичную обработку документов; предварительное рассмотрение документов; рассмотрение документов руководством предприятия; передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям; осуществление контроля за исполнением документов; прием исполненного документа, его помещение в дело; последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение). Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами. Приемвходящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником кадровой службы - КС. Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает: проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности ее адресования; вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей); распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую; простановку штампов с отметкой «Входящий № на документах, подлежащих регистрации (учет документов); заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т. п.) (регистрация документов). После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение. По результатам предварительного рассмотрения в службе кадров уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных), или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции. Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя ). По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило, через секретариат, на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов. Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу кадров или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия. После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан.
Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.
3. организация работы с исходящими документамиРабота с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:
а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;
б) регистрацию документов;
в) подготовку документов к отправке;
г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;
д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;
е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.
Подготовка к отправке и отправка исходящих документовосуществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу кадров для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы кадров. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (КС не несет ответственности за содержание документа). Это означает, что исходящий документ должен:
а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;
г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;
е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).
Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий № ___» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков. Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Подготовка документов к отправке включает проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных; фальцовку (сложение путем перегиба) документов; » вложение документов в конверты (упаковки); заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов. Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедициюуполномоченными сотрудниками службы кадров предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов вдела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документовдо передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.
4.Особенности организации работы с внутренними документамиРабота с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:
а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
в) согласование уточненного варианта текста документа;
г) оформление окончательного варианта текста документа;
з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;
и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;
к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).
Рассмотрим особенности работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:
а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;
б) в инициативном порядке;
в) во исполнение ранее полученного документа.
При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:
а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;
б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;
в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;
г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.
Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, диск или флешку, после чего распечатывается на принтере.
Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания; б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.
Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:
а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;
в) из текста изымаются повторы и длинноты;
г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;
д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;
е) достигается стилистическое единообразие текста документа.
После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету и его контрольная распечатка. И этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если: а)изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста); б)в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). В соответствии с требованиями к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003, (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-СТ), согласование документа производится :
а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;
б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).
После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:
а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;
б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).
Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявляемых указанной инструкцией к конкретным видам документов. При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков. Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства. Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров. После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.
