Организация учета трудовых книжек в организации.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда, занятости и социальной защиты и Российской Федерации.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыши нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех, операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также креплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее,

Тема 8. Систематизация и хранение кадровой документацииЛекция 8

7.1 Номенклатура дел и ее классификация 7.2 Составление текста и систематизация заголовков в номенклатуре дел

7.3 Основные правила формирования дел. (основные признаки заведения дел)7.4 Порядок подготовки, оформления и передача дел в архив

7.1.Номенклатура дел и ее классификация. Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. В процессе деятельности служба кадров ежедневно создает и получает документы Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Назначение номенклатуры дел: - распределение исполнительных документов в дела; – систематизация дел;- закрепление индексов дел; - установление сроков хранения дел. Кроме того, номенклатура дел служит основой при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; - используется как учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; - является основой для составления актов на уничтожении дел; - может быть использован как схема построения справочной картотеки на исполнение документы. Номенклатура дел бывает трех видов: - типовая; - примерная: - индивидуальная в конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Индивидуальная номенклатура дел для конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

7.2 Составление текста и систематизация заголовков в номенклатуре делИндивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разделов, соответствующих наименования структурных подразделений, или направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов. При указании раздела обязательно проставляется индекс. Например: 01 – служба ДОУ, 02 – финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д. В пределах разделов заголовки дел располагают с соответствие со степенью важности документов и их взаимосвязью: В началесистематизируют документы вышестоящих организаций; затемдела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.; в последнюю очередь – справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки т.д.). Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме Например:04-01 Приказы и инструктивные письма Минтруда РФ по вопросам ведения учета и отчетности по кадрам. 04-02 Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников.02-3 Приказы по личному составу. 04-04 Приказы директора предприятия по производственным вопросам, 04-05 Штатное расписание. 04-06 Отчеты службы кадров, годовые. 04-07 Отчеты СК. квартальные. и. т.д. Номенклатура дел службы кадров оформляется по установленному образцу:

Наименование организации

Отдел кадров

Номенклатура дел

Дата ______№_____

на 200__г.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел обозначаются арабскими цифрами напр., 04-08, где 04 обозначение службы кадров, 08 – порядковый № дела по номенклатуре дел. В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащие плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки по мере убывания сроков хранения.Графа 3 (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года.