В трудовую книжку вносятся: - сведения о работнике: ф.и.о., дата рождения, образование, профессия, специальность;- сведения о работе: прием работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством;
- основания прекращения трудового договора;- сведения об открытиях. Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Все записи вносятся после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по ф. № Т-2 или № Т-ГС.
Пример. Допустим, нужно оформить новую трудовую книжку. Сначала заполняют титульный лист. Здесь указывают сведения о работнике – его фамилию, имя, отчество и дату рождения. Вносит такие данные можно на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав (п.2.1. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г. (Ранее подобные сведения можно было брать только из паспорта или свидетельства о рождении). На титульном листе книжки записывают также сведения об образовании, профессии и специальности.
Как и раньше, это делается на основании документа об образовании и квалификации (диплома, аттестата. Свидетельства), заверенных надлежащим образом. Здесь имеется в виду, что записи об образовании надо вносить только на основании оригиналов документов. Исключении - случае, когда бумаги потеряны. Тогда можно использовать копии, заверенные в образовательном учреждении. Еще годятся копии, которые заверены на предыдущем месте работы, когда сотрудник в свое время предъявлял оригиналы документов.
И, наконец, на титульном листе следует поставить печать предприятия, Сам работник и кадровик , который отвечает за ведение трудовой книжки. Ставят здесь свои подписи. Теперь перейдем к самой книжке, разделу «сведения о работе». Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений имеют порядковые номера. При приеме на работу сотрудник кадровой службы должен указать не только полное наименование организации, но и сокращенное (если такое есть). В графе 1 ставят порядковой номер записи, а в графе 2 – дату, ее внесли. Трудовая книжка оформляется после того, как человек проработал в организации более пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Но при этом записывают дату, указанную в приказе о приеме на работу. Сама запись производится в графе 3. А в графе 4 трудовой книжки дают ссылку на документ, на основании которого делается запись.
Если человек трудится в организации на условиях совместительства, делать записи необязательно. Но если сотрудник хочет, чтобы в книжке была указа работа по совместительству, то нужно поступать следующем образом. Он подает копию приказа о приеме на работу по совместительству. Он относит эту бумагу в организацию, которая является основным местом работы. Там и будет внесена запись в трудовую книжку.
Заполнений сведений о работнике. Оформление сведений о работнике, принятому на работу впервые осуществляется в присутствие работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Недопустимо внесение в трудовую книжку Ф,И,О, работника «На слух». Неточности в записях в трудовой книжке могут привести к проблемам при оформлении пенсий. Действующем законодательством не предусмотрен способ внесения исправлений в ошибочно записанные данные о работнике.
Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи производятся восемью арабскими цифрами, по две для обозначения числа и месяца, четыре – года.
Профессия – это вид трудовой деятельности (напр., строитель, врач, преп.)
Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования (напр. для строителя: плотник, каменщик, маляр; для врача: терапевт, хирург, стоматолог).
Дата заполнения трудовой книжки указывается в буквенно-цифровом обозначении (напр., 10 июля 2002 года). Дата заполнения и начала работы могут не совпадать.
Первую страницу (титульный лист) тр. книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать организации (печать кадровой службы). Рекомендуется не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию.
5.3.Порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку.Самыми распространенными ошибками, встречающимися при работе с трудовыми книжками, являются:- недочеты при заполнении трудовых книжек;
- использование бланков старого образца;
- незнание нормативной документации;
- ошибки, связанные личностными качествами кадрового работника, его желанием пойти навстречу своим сотрудникам.
Что же делать, если при заполнении трудовой книжки все-таки была допущена ошибка?
Записи в трудовой книжке зачеркивать нельзя. Поэтому исправляют таким образом. Под неправленой записью ставят следующий порядковый номер и дату. Затем пишут, что запись за предыдущим номером не действительна. После этого вносят правильную запись. При этом указывают дату и номер приказа, на основании которого она делается. А на титульном листе зачеркивания допускаются.
Общие сведения о работнике, которые вносятся на первую страницу трудовой книжки, могут изменяться в течение трудовой биографии работника, что требует уточнения соответствующих записей. При смене фамилии, имени, отчества исправления в титульный лист вносятся на основании документов – паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, документов об изменении фамилии, имени и др. и со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице. Изменившееся фамилию или имя зачеркивают одной чертой и записывают новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью и печатью.
При необходимости вносятся изменения об образовании, профессии, специальности. Когда сотрудник получил дополнительное образование, новые сведения просто дописывают (на основании диплома или свидетельства) в титульный лист рядом со старыми. При этом название, номер и дату документов, на основании которых вносятся изменения, указывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Сокращения теперь делать в трудовой книжке запрещено. Иногда возникает такая ситуация: в трудовой книжке допущена грамматическая ошибка в названии организации, где работает сотрудник.
За неверно оформленную трудовую книжку штрафуют. Наказание грозит директору фирмы. Размер штрафа зависит от допущенной ошибки и может составить от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 Ко-Ап.РФ от 30.12.09 г.3 195 –ф з.
